发布日期：2023 年 12 月 21 日
撰稿人：Amanda McGrath、Alexandra Jonker
空间管理是指企业战略性地管理物理空间，保证空间管理方式与生产效率、可持续发展、盈利能力和福祉等更广泛目标保持一致。空间管理确定更有效的空间利用方法以及根据新需求调整空间利用方法。
有效的空间管理要考虑员工和客户的需求以及整体业务目标。这可能意味着设计办公室布局和家具布置，促进员工协作；优化销售楼层计划，改善客户体验；做出有关存储、生产和制造设施的决策，简化活动并最大限度地提高能源效率。空间管理旨在确保每一平方英尺的空间（无论是办公楼、零售空间、仓库还是制造区域）都有其用途。
空间管理直接影响生产效率、盈利能力和客户满意度，并可以塑造公司文化和业务成果。例如，商业企业可能会重新设计总部，纳入更多协作空间，从而促进创新和团队合作。零售商可以重新调整店面布局，从而改善客流和提高销售额。制造商可能会重新安排生产车间，改善工作流程和安全性，从而提高生产率并减少事故。
高效的空间管理系统可以降低租金、水电费和维护相关成本。随着远程和混合工作安排的日益普遍，许多企业正在重新思考空间的利用以及在现场和场外实现灵活的工作条件。
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优化物理空间可以对许多业务领域产生重大影响，包括节省资金和推动实现环境、社会和治理 (ESG) 目标。空间管理的优点包括：
办公空间和其他设施支出占许多企业预算的很大一部分。优化物理空间有助于削减不必要的房地产和公用事业支出，从而节省成本。例如，采用战略方法进行空间管理可以推动企业就房地产投资、租赁、收购等做出明智的决策。在经济强劲期，企业可能会扩大房地产或办公空间，而在经济低迷期，可能会整合或重组空间以提高效率。组织还可以重新分配闲置空间，将其用于更合适的目的，甚至作为支持或反对扩展需求的理由。实施节能空间管理实践可以帮助企业显著降低水电账单。
设计不当的工作空间可能导致员工生产效率下降、士气下降、压力和健康问题增加。精心设计的工作空间可以提高员工满意度，提高整体绩效并培育积极的企业文化。通过优化办公室布局、确保健康条件（充足的照明、温控和通风）并提供必要的便利设施，企业可以确保员工拥有良好并安全履行职责所需的一切。
有效的设施管理还能确保所有设备和系统处于最佳运行状态，减少停机时间和员工沮丧情绪，从而显著降低缺勤率，提高员工保留率。
新冠疫情后向混合和远程办公模式的转变凸显了灵活工作场所管理的重要性。通过战略空间管理，企业可以调整物理空间以适应这些新的工作方式并建立真正的混合工作场所。例如，企业可能会将传统办公空间调整为协作区域或安静区域，以满足不同的工作偏好。成功的空间管理决策意味着确保员工能够通过现场或虚拟方式访问关键资源和技术。在物理空间方面，战略管理可能包括轮用办公桌或灵活工作站，专门用于深度工作的安静空间以及鼓励在非正式环境中进行协作、互动和集思广益的创意空间。
空间管理策略有助于企业实现可持续发展目标。通过优化空间使用，企业仅使用真正需要的资源，可以最大限度地减少碳足迹。改善设施管理可能有助于制定节能措施，例如使用 LED 照明、安装节能电器以及使用新技术监控能源使用情况，从而减少企业对环境的影响。空间管理还可能包括废物管理和回收实践以及其他促进可持续商业实践的方法等考虑因素。
空间管理不仅是充分利用可用的物理空间。空间管理涉及考虑各种因素的战略方法。它取决于：
- 理解业务目标：要设计为业务服务的空间，需要清晰地了解企业的使命、价值观和目标。根据业务优先级和企业文化确定空间分配，可以确保空间得到最有效的利用。
- 理解员工体验：理解团队成员需要什么样的空间才能出色完成工作，可以为空间管理提供信息。这包括创建具有充足照明、适当通风和符合人体工程学的家具的工作空间，设计适应不同工作方式和偏好的工作空间。
- 了解客户行为：企业访客或客户可能与员工有不同的需求。空间设计也可以确保积极的客户体验。
- 了解空间本身：制定物理空间清单并全面了解哪些空间可用、如何使用以及如何扩展或改变空间以改善工作场所体验，是空间管理决策的基础。
制定空间管理战略的主要考虑因素包括：
精心规划的空间可以限制房地产负债并促进生产效率。空间管理策略可以考虑通过使用多功能家具、创造开放空间和使用垂直空间来充分利用可用空间。这可能需要关注交通流量、存储需求和出勤模式，以及对会议室或协作角等共享空间的需求。
空间管理确保员工拥有有效工作所需的物理环境。实用的家具、符合人体工程学的工作站和易于使用的工具可以帮助员工专注自己的任务，精心设计的灯光和音响设置有助于限制干扰。平衡和美学可能有助于创造反映企业文化的温馨环境。
新技术正在增强企业管理空间和指导空间最佳利用决策的能力。集成工作场所管理系统 (IWMS)、人工智能 (AI)、机器学习 (ML) 和物联网 (IoT) 传感器等工具可以发挥重要作用。
软件解决方案在空间管理中发挥着关键作用。计算机辅助设施管理 (CAFM) 系统等工具帮助企业以数字方式可视化物理空间和资产。空间规划软件提供详细的平面图和布局，助力企业有效地规划和管理空间。空间管理软件可以实现跟踪占用情况、管理维护计划以及提供空间利用率实时更新等功能。
集成工作场所管理系统 (IWMS) 软件平台将房地产和设施管理的所有领域整合到一个平台。该平台捕获并响应与运营成本、能源消耗、维护管理、平面图等问题相关的数据。设施和空间经理可通过 IWMS 工具运行利用率报告并使用场景规划来进行未来的空间分配。这些数据可以帮助组织减少开支、适应不断变化的用户需求、作出明智的工作空间明智决策并实现可持续发展目标。
物联网 (IoT) 传感器可以监控占用水平、温度和能源使用等问题，从而提供空间利用率的实时数据。这些数据有助于深入了解空间的使用方式，并确定需要改进的领域。例如，如果传感器表明某些区域始终未得到充分利用，则可以将这些空间重新用于其他用途；如果数据显示过度拥挤，则可以扩大或重组区域。
房间预订系统允许员工以数字方式预订会议室、轮用办公桌或工作空间，无需手动安排。房间预订可以更好地组织现有资源并促进有效的办公空间管理。组织还可以评估预订平台的利用率数据，为未来的空间管理决策提供信息，例如是否需要更多会议室或者混合员工是否正在使用办公桌预订选项。
人工智能和机器学习等新兴技术也有助于空间管理。这些技术可以分析各种来源的大量数据，以识别模式和趋势。例如，人工智能可以根据历史数据预测未来的空间需求，使企业提前计划并避免不必要的开支。同样，机器学习算法可以优化空间布局，提高生产效率和员工满意度。此外，虚拟现实 (VR) 和增强现实 (AR) 可用于创建虚拟空间模型，推动企业试验不同的布局，而无需重新布置空间。这些数据驱动的空间管理工具不仅允许员工自动执行任务，从而省时省力，而且还可以实现更具创意和更高效的空间规划以及更好的资产管理。
空间管理解决方案的设计工作通常由设施经理或运营经理负责。然而，全面的空间管理计划是一项涉及人力资源、IT 和财务部门的多部门工作。收集和评估空间数据和指标、做出有关房地产投资和物业管理的决策以及创建安全高效的工作环境是可以跨越企业内许多角色的工作。鼓励整体工作场所战略发生变化的责任可能由管理团队和高级管理层承担。
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CMMS 是计算机化维护管理系统的简称，它是帮助管理资产、安排维护和跟踪工单的软件。