采购是了解和优化供应链的重要组成部分，因为它可以帮助企业以合理的价格选择符合其要求的供应商。如果做得好，采购可以有效地识别拥有公司所需商品和服务，并能以合适的产能、时间表和价格交付它们的供应商。

成功的采购能为公司的品牌形象和声誉提供支持，使公司能够以可承受的价格获得所需的原材料和支持，从而为客户提供可靠的优质商品和服务。它还可以增加利润，将企业的采购成本基数降低 8-12%，每年额外节省 2-3%。¹

采购管理涉及组织采购商品或服务相关过程的计划、执行和控制。采购管理通常被称为寻源到结算流程，包括对采购过程至关重要的一系列活动，从寻源和采购到合同谈判、供应商关系管理 (SRM)、风险管理、政策合规以及与应付账款的整合。

采购管理的主要目标包括以最佳价值获得必要的资源、管理供应商关系以及降低与采购商品和服务相关的风险。采购软件又称电子采购软件，在简化流程方面发挥着关键作用。通过自动化工作流程，该软件有助于有效管理采购活动。

除了自动化之外，它还使公司能够更有效地分析成本节约并监控其供应商的绩效。从本质上讲，在先进的采购软件的支持下，采购管理确保了整个采购生命周期的系统和高效方法，有助于更好的决策和资源优化。

技术在现代采购流程中起着至关重要的作用，可以简化运营，提高效率并提供有价值的见解。以下是采购中使用的一些技术：

人工智能 (AI) 和机器学习 (ML)：AI 和 ML 可以分析大型数据集以识别模式和趋势，帮助组织做出更明智的采购决策。

区块链技术：区块链可以提高采购过程中的透明度和可追溯性，并可用于创建安全的交易记录，确保与合同、付款和产品来源相关的数据的完整性。

合同管理软件 (CMS)：CMS 可使整个合同流程自动化，保护采购团队免受可能产生法律后果的措辞和错误的影响。

网络安全解决方案：加密、安全访问控制和威胁检测系统等技术有助于保护采购数据和系统免受未经授权的访问和网络威胁。

电子文档管理：数字文档管理系统可简化合同、采购订单和其他采购相关文件的处理，从而减少文书工作并提高效率。

电子寻源平台：电子寻源平台可促进从确定潜在供应商到谈判和敲定合同的整个采购过程。

电子采购平台：电子采购系统可实现从请购到付款的购买自动化，并有助于管理目录、生成采购订单和跟踪支出。

移动采购应用程序：移动应用程序使采购团队成员能够远程访问采购数据、批准采购申请和跟踪订单。

采购绩效分析：通过收集和分析采购数据，组织可以获得有价值的见解，从而提高绩效和决策水平。

采购到付款 (P2P) 软件：P2P 工具可简化采购流程和应付账款系统，并跟踪所有采购进程的流动。

机器人流程自动化 (RPA)：RPA 可自动执行并提高重复采购流程（例如，数据输入和发票处理）的准确性，以便团队成员专注于更具战略意义的采购相关工作。

供应商关系管理 (SRM) 系统：SRM 系统帮助企业优化与供应商的关系，提供沟通和绩效监控工具。

供应链管理 (SCM) 软件：SCM 软件可查看产品或服务在供应链中的所有动向，从而可以跟踪供应商的绩效、交付和中断。

虽然有些人会互换使用采购和购买这两个术语，但它们并不相同。采购是一种从分析公司需求开始的策略，是更广泛过程的一部分。相比之下，购买是在寻源、询价、条款谈判和其他操作完成后采购流程接近尾声的特定步骤。

另一方面，采购只是供应链管理的一个方面或子集。供应链管理涵盖获取货物的整个过程，包括运输、仓库管理、货物转化为产品及其分销等物流。