什么是采购？

采购是指公司如何获得业务运营所需的商品和服务。有效的采购对于组织确保拥有适当的资源来高效运营并实现其目标至关重要。采购涉及一系列步骤，包括：

- 确定业务需求
- 寻找可靠的供应商
- 合同谈判
- 管理与供应商的关系
- 维护每个步骤的记录

由于简化这些流程可提高盈利能力，因此采购的目标便是：以最佳价值获取必要的产品或服务，同时平衡质量和交货时间等各种因素。这是一个持续的过程。很多公司会定期进行质量保证检查和绩效分析，而其结果可能会导致重新对供应商合同进行谈判或寻找替代供应商。

在较小的公司中，采购可能由单人处理。规模较大的公司通常设有采购部，由首席采购官领导，负责监督采购流程。包括采购专业人员、法律和财务团队以及最终用户在内的各利益相关方之间的有效沟通与协作是取得成功采购结果的必要条件。

例如，采购和财务之间的合作伙伴关系使财务团队能够更好地了解如何选择正确的商品和服务来实现利润最大化，从而实现更加准确的预算和预测。技术现代化方面的内部业务合作通常对于确保持续改进和实施有利于采购、财务和会计以及供应链运营商的技术至关重要。他们可以一起利用可信数据、AI 主导的见解和自动化来优化其端到端工作流程。在整个采购过程中，遵守道德标准至关重要。还必须遵守法律标准，确保道德实践、降低风险并维护组织运营的完整性。

采购团队所获取产品和服务的类型多种多样，具体则取决于组织的使命和需求。相关示例包括用品、办公设备、家具、制造原材料、机械、设施、合同工、招聘服务、差旅相关服务、营销材料等。

采购是了解和优化供应链的重要组成部分，因为它可以帮助企业以合理的价格选择符合其要求的供应商。如果做得好，采购可以有效地识别拥有公司所需商品和服务，并能以合适的产能、时间表和价格交付它们的供应商。

成功的采购能为公司的品牌形象和声誉提供支持，使公司能够以可承受的价格获得所需的原材料和支持，从而为客户提供可靠的优质商品和服务。它还可以增加利润，将企业的采购成本基数降低 8-12%，每年额外节省 2-3%。¹

采购流程的各个阶段通常被称为采购生命周期，这强调了它是一个连续的过程，而不是一个线性的过程。每个阶段的具体步骤因组织规模、行业以及所采购商品或服务的性质而异。

确定需求：确定所需的商品或服务及其规格。

确定潜在供应商：依靠研究、行业数据库和网络，根据供应商的经验、能力和声誉，对供应商进行资格预审。

提交 RFI：发出信息请求 (RFI)，以确定每个供应商的能力。

提交 RFP 或 RFQ：发出招标书 (RFP) 或询价书 (RFQ)，具体说明贵组织的需求、条款和条件，以便收到供应商的详细提案。

评估和选择供应商：评估供应商的投标或提案，并根据成本、质量、交货时间和其他相关考虑因素做出选择。

协商和起草合同：与选定的供应商协商条款和条件，包括定价、付款条件和交货时间表。 起草并定案概述商定条款和条件的合同。

发出采购订单：创建采购订单 (PO) 并将其下达 给选定的供应商，指定交易的详细信息，包括数量、价格和交货要求。

接收和检查交付的商品：监控供应商根据商定的条款履行订单的表现，并验证交付的商品和服务是否符合商定的规格。

确保“三个一致”：比对采购订单、货物或服务收据与供应商的发票，确保数量、价格和交货都一致。

批准发票和处理付款：批准发票付款，并根据商定的付款条件处理付款。

保存记录：保持整个采购过程的准确记录，包括合同、采购订单、发票和通讯。

必须根据质量、及时性和合同条款遵守情况等标准来评估供应商绩效。开展供应商关系管理 (SRM)，以便通过提供反馈、解决问题以及确定需进行改进和节省成本的领域来促进与主要供应商的持续合作关系。

采购管理涉及组织采购商品或服务相关过程的计划、执行和控制。采购管理通常被称为寻源到结算流程，包括对采购过程至关重要的一系列活动，从寻源和采购到合同谈判、供应商关系管理 (SRM)、风险管理、政策合规以及与应付账款的整合。

采购管理的主要目标包括以最佳价值获得必要的资源、管理供应商关系以及降低与采购商品和服务相关的风险。采购软件又称电子采购软件，在简化流程方面发挥着关键作用。通过自动化工作流程，该软件有助于有效管理采购活动。

除了自动化之外，它还使公司能够更有效地分析成本节约并监控其供应商的绩效。从本质上讲，在先进的采购软件的支持下，采购管理确保了整个采购生命周期的系统和高效方法，有助于更好的决策和资源优化。

技术在现代采购流程中起着至关重要的作用，可以简化运营，提高效率并提供有价值的见解。以下是采购中使用的一些技术：

人工智能 (AI) 和机器学习 (ML)：AI 和 ML 可以分析大型数据集以识别模式和趋势，帮助组织做出更明智的采购决策。

区块链技术：区块链可以提高采购过程中的透明度和可追溯性，并可用于创建安全的交易记录，确保与合同、付款和产品来源相关的数据的完整性。

合同管理软件 (CMS)：CMS 可使整个合同流程自动化，保护采购团队免受可能产生法律后果的措辞和错误的影响。

网络安全解决方案：加密、安全访问控制和威胁检测系统等技术有助于保护采购数据和系统免受未经授权的访问和网络威胁。

电子文档管理：数字文档管理系统可简化合同、采购订单和其他采购相关文件的处理，从而减少文书工作并提高效率。

电子寻源平台：电子寻源平台可促进从确定潜在供应商到谈判和敲定合同的整个采购过程。

电子采购平台：电子采购系统可实现从请购到付款的采购流程自动化，并有助于管理目录、生成采购订单和跟踪支出。

移动采购应用程序：移动应用程序使采购团队成员能够远程访问采购数据、批准采购申请和跟踪订单。

采购绩效分析：通过收集和分析采购数据，组织可以获得有价值的见解，从而提高绩效和决策水平。

采购到付款 (P2P) 软件：P2P 工具可简化采购流程和应付账款系统，并跟踪所有采购进程的流动。

机器人流程自动化 (RPA)：RPA 可自动执行并提高重复采购流程（例如，数据输入和发票处理）的准确性，以便团队成员专注于更具战略意义的采购相关工作。

供应商关系管理 (SRM) 系统：SRM 系统帮助企业优化与供应商的关系，提供沟通和绩效监控工具。

供应链管理 (SCM) 软件：SCM 软件可查看产品或服务在供应链中的所有动向，从而可以跟踪供应商的绩效、交付和中断。

虽然有些人会互换使用采购和购买这两个术语，但它们并不相同。采购是一种从分析公司需求开始的策略，是更广泛过程的一部分。相比之下，购买是在寻源、询价、条款谈判和其他操作完成后采购流程接近尾声的特定步骤。

另一方面，采购只是供应链管理的一个方面或子集。供应链管理涵盖获取货物的整个过程，包括运输、仓库管理、货物转化为产品和其分销等物流。