什么是员工沟通？

发布日期：2024 年 7 月 12 日
撰稿人：Molly Hayes、Amanda Downie

什么是员工沟通？

员工沟通是指企业内部员工与管理层之间分享信息、想法、感受和反馈。有效的员工沟通可以营造积极的工作环境，提升员工参与度、建立信任并提高工作效率。行之有效的员工沟通策略有助于提高凝聚力，对于企业取得长期成功至关重要。

内部沟通是指员工之间的交流互动，而员工沟通一般是指团队成员与其经理或组织领导层之间的交流互动。如果得到有效执行，这两种沟通方式都能帮助提升员工体验、提高员工保留率并创造积极的工作环境。

员工沟通通常通过多个渠道进行，为员工提供无缝、统一的体验。部分员工沟通示例可能包括：

员工登录内网查看企业邮件和最新资讯。
经理通过消息传递平台传达关键目标，员工可以通过移动应用程序访问该平台。
HR 部门通过数字调查或面对面会议征求员工反馈并衡量员工满意度。
经理或主管每周向全公司发送的一系列备忘录，用于传达公司的最新动态。

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提高员工参与度和士气

开放、及时的沟通渠道让员工感到被重视和尊重，从而提高士气和参与度。这反过来可以让员工保持忠诚和积极性，从而提高工作满意度、提高生产效率，并且有望提高员工的留存率。

提升员工体验

根据 IBM 商业价值研究院最近的一项调查，超过 70% 的员工重视职业生涯的灵活性和工作与生活的平衡。有效的员工沟通可以营造以人为本的工作环境，使组织能够招募和留住宝贵的人才。

促进多元化工作场所的包容性

通过多种渠道实现便捷、清晰的员工沟通，打破信息孤岛，促进包容性。通过积极鼓励持续的反馈，组织可以确保满足员工的各种需求。

加强协作和团队精神

清晰一致、自上而下的沟通策略有助于团队成员高效协作，充分减少冲突并促进在企业范围内形成统一愿景。这种沟通策略还可以激励员工建言献策，促进跨部门合作以推动创新，从而增强企业的整体实力。

促进变更管理

透明的沟通是合并或数字化转型等组织变革期间的关键。让员工了解相关信息和最新情况可以帮助员工顺利过渡。

增强决策能力

如果能够及时获取准确的信息，员工和管理层将能够做出明智决策。通过运用协作式决策流程，企业可以集思广益、发挥众长，改善工作流程和重要指标。

员工沟通的类型

面对面交流

这包括会议、一对一讨论和非正式对话，这些对话允许即时反馈和个性化互动。

书面通信

书面员工沟通包括电子邮件、备忘录、时事通讯、绩效评估和报告。这些通信提供了员工通信的记录，可用于详细和正式的沟通。员工还通过调查和其他形式的书面通信与领导层沟通，提供反馈和建议以改善员工体验。

数字通信

这种类型的沟通涉及使用内联网、协作平台（例如 Microsoft Teams 或 Slack）等数字工具，偶尔还需要使用社交媒体。数字通信鼓励员工实时访问所需的信息，从而实现更加敏捷和即时的工作流程。

对于雇用跨时区员工的全球组织来说，数字通信提供了一种灵活的方式来共享信息，且无需考虑身在何处。用于与员工沟通的大量数字技术也赋予了领导层更多访问权限（例如，通过现场的移动应用程序），无论信息交换是一对一进行还是在团队中进行。

员工沟通中使用的技术

当今的组织使用多种平台和通信方式来联系员工，从内联网到移动应用程序。通常，公司同时使用多种技术，在员工需要的时间和地点为他们提供信息。常见的员工通信技术包括：

电子邮件

电子邮件是正式和非正式员工沟通的基本工具，允许进行日常通信和异步消息传递。它通常用于在公司或部门内共享文件和发送公告。

即时信息传递平台

Slack 和 Microsoft Teams 等即时消息传递平台促进了员工之间的快速、非正式沟通。它们可用于团队或组织范围内的协作、快速回答问题以及共享状态变动。

视频会议工具

视频会议工具（例如 Zoom、Microsoft Teams 或 Google Meet）支持面对面的虚拟会议、网络研讨会或会议。它们可用于培训课程、远程会议和公司范围的全员大会。

内联网

一些组织使用内部网站或门户网站作为公司信息和资源的中央枢纽。SharePoint 和 Confluence 等平台支持多种集成，允许组织定制其平台以供内部网使用。这些平台通常充当组织通讯、托管政策、程序、内部新闻、员工目录和协作工具的一站式服务点。

协作平台

在过去十年，多个员工沟通平台纷纷集成文档共享、项目管理等多种沟通工具，致力于打造统一的员工体验。Microsoft Teams、Trello 和 Asana 等公司提供的平台可以助力项目协作、任务管理、多编辑者文档管理和团队沟通。

员工门户

SAP SuccessFactors 和Oracle HCM 云等综合平台为员工提供了获得 HR 服务的途径。这些门户网站允许员工在集中式中心查看工资单、访问公司政策以及使用入职资源。

AI 在员工沟通中的应用

人工智能 (AI) 的最新进展通过卸下日常任务和快速响应员工需求改进了内部沟通工具。通过 AI 在员工沟通方面的战略部署，管理人员和人力资源部门可以腾出时间和资源，专注于作为业务核心的人际关系。其中一些应用包括：

聊天机器人和虚拟助理

AI 驱动的聊天机器人和虚拟助手可以处理日常查询和任务。这些工具可以回答入职过程中的常见问题，帮助新员工了解组织。它们还可以提供有关常规 HR 查询的信息，例如福利和休假政策。这些工具可以减少长时间等待（这会导致员工沮丧），并减轻 HR 专业人员的行政负担。

个性化沟通

AI 可以根据员工的偏好和行为定制日常员工沟通，提供个性化的学习材料和更新。在当今无国界的员工队伍中，AI 还可以将通信翻译成多种语言，将公司新闻推送或重要通知翻译成员工的母语。

数据分析

一些组织使用 AI 进行情感分析，部署自然语言处理 (NLP) 以便从大规模调查和反馈表中获取洞察分析。这些技术还可以根据员工的经验和专业知识分析最适合员工的内部机会，向 HR 专员提供建议并帮助实现内部晋升。

过程自动化

与员工的沟通需要大量的文书工作和全面维护。使用 AI，组织可以自动管理会议和面试的安排，创建新的员工帐户，并发送例行通信，以帮助确保员工体验的一致性。

如何改善员工沟通

有效的内部沟通涉及一致、及时且以人为本的信息传递，以鼓励员工共享信息以及接收信息。有凝聚力的员工沟通策略可确保整个组织的愿景统一，并促进对关键绩效指标 (KPI) 的共识。

理想情况下，员工沟通策略还使用反馈来跨多个渠道创造有活力且响应迅速的员工体验。为了营造高效、积极的工作环境，领导者可以采取一些措施来加强整个组织的沟通，包括：

确保一致性

使用多个沟通渠道

在混合和移动优先的世界中，有效的员工沟通是通过多种渠道进行的，包括面对面会议、视频会议、数字平台和组织范围的会议。除了让不同地点的员工在不同时间都能获得信息外，多种渠道还促进了沟通方式的多样性。

培养开放的交流文化

有效的领导者会创造一种环境，让员工在分享想法、反馈和顾虑时感受到支持。这可能涉及积极征求反馈意见或就日常运营的有效性进行例行的非正式对话。一些组织可能会选择强调员工反馈的成功实例，以鼓励进一步的意见并展示双向沟通的重要性。

消除摩擦和多余信息

成功的员工沟通可以在正确的时间向正确的人员提供完全正确的信息。为避免信息过载，有效的领导者努力为员工提供简洁且可操作的数据，并减少员工可能收到的错误消息数量。

使用关键技术

无论组织使用内联网、ERP 平台还是消息传递平台，成功的领导者都会努力实现无缝的用户体验。

定期审查和调整传播战略

通过结合内部审计和员工反馈，组织可以选择定期审查沟通实践，以确定哪些沟通是有效的，哪些地方可能有改进的空间。

衡量员工沟通的有效性

有效的员工沟通策略与企业的成功直接相关；员工感受到的支持和参与度越高，客户满意度就越高（ibm.com 外部链接）。根据 IBM 商业价值研究院的调查，77% 的优秀公司 CEO 将员工福祉作为首要考虑因素。各种具体指标可以帮助领导者评估其员工沟通策略的强度。其中一些数据点包括：

员工调查和反馈：组织可以定期进行调查，以了解员工对沟通渠道和沟通实践的满意度，无论是一年两次的全面调查还是匿名投票。

沟通审计：一些企业可能会定期审查沟通实践、渠道和内容，以找出差距和需要改进的领域。第三方顾问可能会对沟通策略的有效性提供客观的评估。

关键绩效指标：组织可以从 KPIS 中获得有价值的最新见解，例如电子邮件打开率和内网登录率。他们还可以跟踪调查和其他跨渠道员工沟通任务的消息响应时间和完成率，以评估其有效性。

绩效考核：绩效考核可以提供有价值的反馈，向员工传达明确的期望，并让员工有机会找出痛点。

员工拥护率：员工拥护率是用来衡量员工对组织的拥护程度的指标。公司可能会选择跟踪社交媒体参与度、推荐指标或其他数据点，以评估其员工沟通策略的力度。

员工流失率和留用率：高离职率可能表明沟通不畅。为了评估摩擦的根源，组织可以分析离职面谈中与沟通相关的问题，以提高留任率。

内部 NPS 分数：内部净促进者得分 (iNPS) 衡量组织内部员工的满意度和忠诚度。它是对外部客户满意度的改编，可用于深入了解公司员工沟通策略的整体健康状况。

什么是员工沟通，为什么它很重要？