采购自动化指南

采购自动化是指利用技术来简化和改进采购流程，从而消除低效环节并降低成本。如今的企业纷纷将复杂程度各异的自动化平台和工具用于从采购到付款的整个流程中。有些企业采用流程自动化来减少人工操作的时间，比如繁琐的数据录入工作。有些企业将自动化技术与人工智能 (AI) 大数据分析等技术相结合，用于支出管理和供应商风险预测，从而增强整个业务流程的弹性。

采购流程的自动化，尤其是与协作工具和平台结合使用时，能够显著改善企业与供应商之间的关系。管理咨询公司 McKinsey 指出，拥有完善的供应商关系管理能力的公司，其业绩表现甚至可以比同行高出一倍。¹

随着供应链日益复杂且可能出现不稳定的情况，自动化平台为企业提供了快速应对突发事件的有效工具。如今的自动化平台和专用仪表板能够提供实时的可见性和洞察力，从而帮助企业迅速应对供应链中出现的各种挑战。此外，这些工具在采购过程中也越来越受欢迎，被广泛应用于实现可持续发展目标。

长期以来，采购团队需要处理大量数据，这些数据来源于组织内外，包括支出模式、市场洞察分析、供应商信息、外部法规以及内部规范等等。这使得采购工作流特别容易出现人为错误。另一方面，采购任务的数字化转型已经成熟。

早期的采购自动化实践增强或取代了手工数据录入，如将信息输入电子表格。采购部门还可以使用机器人流程自动化 (RPA)，将发票生成和审批等一系列以前由人工完成的采购任务自动化。在这一级别的自动化中，合同管理或价格谈判等流程可以通过单独的软件和工具来增强。

近年来，随着机器学习 (ML) 和 AI 变得日益强大，领先的组织已开始采用结合了自动化和 AI 的先进采购科技，构建真正智能化、集中式工作流程。新冠疫情期间及之后，供应链面临严峻挑战，叠加通货膨胀等不利因素，推动了采购自动化流程的日益普及。

IBM 商业价值研究院 (IBV) 在 2022 年进行了一项针对 1500 名企业高管（包括首席供应链官和首席运营官）的调查。结果显示，此前两年间，引入新型自动化技术的企业数量急剧增加。同时，越来越多的组织开始利用 AI 来帮助监控和跟踪运营绩效。

过去，采购部门的各项工作可能彼此独立，如同一个个“信息孤岛”。而现在，他们能够越来越多地在一个集中的系统中，对整个采购流程进行端到端的管理，从而实现高级数据分析，并实时掌握支出模式和供应商动态。这些整合的采购流程，在关键技术的支持下，不仅减少了工作中的阻碍和摩擦，也为采购人员及其合作伙伴带来了更好的体验。

无论是以一系列关键自动化功能的形式部署，还是构建一套完整的自动化采购系统，采购流程的自动化都能消除瓶颈，加快审批速度，并缩短订货周期时间。采购自动化的主要优势包括：

• 提高效率

• 成本节省

• 提高合规性

• 可见性得到增强

• 加强供应商关系

• 数据驱动型决策

• 快速扩展

诸如订单处理和发票管理等重复性任务的自动化，可以显著加快采购周期，减少浪费，并帮助组织快速适应新情况。自动化技术还有助于加快导入和分析。例如，IBM 采购部门通过采用关键自动化工具，将供应商导入速度提升了十倍；原本需要两天才能完成的定价分析，现在只需十分钟。

通过尽量减少人工错误并优化与供应商的谈判，组织可以显著节省成本。自动化不仅能够快速、准确地比较各供应商的价格，还能在组织发展壮大的过程中，提高采购部门的处理能力。

自动化系统可以强制遵守公司政策和监管要求，降低欺诈风险，促进准确报告。如今的采购自动化工具可以根据当地法规、可持续发展指标或其他因素无缝、准确地筛选供应商，以促进组织实现更广泛的目标。

实时数据跟踪有利于企业更深入地了解支出模式、供应商表现和库存水平。借助这些采购解决方案，组织可以根据新的数据点快速做出调整，并更有效地审核整个采购流程，从而取得更好的成效。

更有效的沟通和更高的透明度能够促进与供应商的良好合作，并建立长期的合作伙伴关系。借助自动化技术强化的供应商协作工具，可以简化供应商和企业之间的流程，从而提升双方的整体体验。

通过使用全面的分析工具，组织可以基于准确的信息做出明智的、数据驱动的决策。这一点在采购流程中尤为重要，因为采购流程需要处理来自组织内外各种渠道的大量数据。AI 增强的自动化采购系统能够帮助组织发现薄弱环节，并预测未来可能出现的问题。

采用自动化采购系统后，组织在扩展业务规模时遇到的阻碍会大大减少。由员工监督的软件系统能够以较低的成本高效地处理更多工作，并轻松快捷地完成新供应商的导入。

众所周知，采购申请（也称购买请求）的审批流程通常很慢。通过自动化这一流程，可以加快审批速度，更清晰地了解支出模式，并提高采购专员的工作效率。这一流程的自动化可以包括为员工提供易于使用的模板，并向各部门的审批人员和利益相关者发送关于申请的即时通知。一旦申请获得批准，自动化系统就能自动生成与该交易相关的电子采购订单，从而确保支出的透明度，并减少人为错误。

自动发票匹配和审批工作流程提高了付款的准确性和效率。自动化系统通常会对发票相关数据进行数字化和集中化处理，自动将这些发票与关键数据库进行交叉比对，并将其归档以方便跨部门访问。采购自动化软件还能快速准确地处理应付账款的支付，并提供交易记录。这些系统可以减少漏付和冗余，并实现从采购部门到财务团队的整个组织的可见性。

集中式数据库和自动化系统有助于更好地跟踪供应商资质、绩效指标和合规性。自动化的供应商管理系统使采购专家能够即时获取历史数据，以及有关供应商位置、ESG 实践、成本和其他指标的关键信息。

利用这些工具，采购部门可以更有效地筛选潜在供应商、比较标书并快速询价或获取其他信息。一些企业资源规划 (ERP) 系统，如 SAP，为供应商和采购商提供协作工具，以便在单一共享平台内进行连接和谈判。

自动化能够简化订单的创建、跟踪和履行，缩短交付周期，并减少错误。此类系统可以自动向相关部门发送订单创建和履行的通知，利用物联网 (IoT) 技术跟踪货物流动，并根据天气变化和其他动态因素自动更新预计送达时间。

自动化系统负责管理合同生命周期中的各项事务，确保合同及时续签并符合各项条款。这些合同管理工具建立了一个集中化、可搜索的合同库，提高了合同流程的内部透明度。通常，这些自动化系统还会自动通知并及时向利益相关者更新有关合同条款的到期日等重要信息，以确保合同的有效执行，并为续签或重新谈判即将到期的协议留出充足的时间。

自动化工具通过分析支出数据，能够发现潜在的成本节约机会，并深入了解供应商的表现。鉴于采购部门需要处理大量数据，支出分析和预测对于企业的成功至关重要。一些自动化采购系统和企业资源规划 (ERP) 系统能够提前预警表现不佳的供应商或不够理想的合同交易。

无论组织采用何种特定的采购策略，以及选择部署哪种自动化解决方案，都应遵循以下一些通用最佳实践：

• 设定明确的目标

• 选择合适的技术

• 吸纳关键利益相关者

• 实现流程标准化

• 培训员工并提高技能

• 监控和优化

• 确保数据治理和安全

定义具体的自动化目标，例如缩短处理时间或提高供应商参与度。

选择符合贵组织需求并能与现有系统无缝集成的采购软件。认真思考最终用户体验，确保技术对与之互动最多的用户来说是无缝的。

让相关部门和用户参与规划和实施过程，确保解决方案符合其要求。

制定标准化采购流程，促进一致性，提高用户采用率。

为用户提供全面培训，从而充分发挥新自动化系统的优势，并提升采购员工的技能，让他们能够胜任增强后的职责。

持续评估自动化流程的性能，并根据反馈和不断变化的需求进行调整。

确保采购自动化系统中使用的数据干净、准确，并以可访问的格式存储。采取有力的安全措施，保护敏感的采购数据并遵守相关规定。

通过将自动化和 AI 技术与云基础架构相结合，组织将能够从根本上提高效率。例如：美国某政府机构应用这些工具后，将其平均索赔处理时间由原来的 15 天以上大幅缩短至 5 分钟。在采购领域，如果将自动化技术应用于多个系统或工作流程，通常能够创造更大的效益。IBM 商业价值研究院 (IBV) 发现，这些技术影响最大的五个方面是：

• 实时、自动化、无摩擦的流程

• 符合道德规范、可持续发展并实施风险管理的采购

• 建立合作伙伴关系，实现第三方指数级价值

• 敏捷运营模式

• 赋予员工权力

消除采购部门流程中的摩擦能够迅速带来明显的成效：加快买家采购服务或商品的速度，并提供多种渠道让他们与企业互动，这是自动化采购的最大优点之一。亚太地区的一家金融机构为了改善合规实践和绩效，对其从寻源到付款的整个流程进行了自动化改造。通过工作流程的数字化和标准化，该机构不仅节省了 2,000 万美元的运营成本，还避免了因重复支付或错误支付而造成的超过 7,000 万美元的损失。

随着消费者要求品牌采购商品的方式更加透明，以及领先企业努力实现碳中和，可持续采购实践已成为企业成功的关键。自动化和智能化工作流程提高了采购流程的透明度，使采购领导者能够无缝控制环境、社会和治理指标，如降低排放量。负责任采购数据平台 RCS Global Group 最近使用区块链平台向买家保证，用于生产电动汽车电池的材料是符合道德标准的。诸如此类的创新提高了买家的信任度，简化了日益重要的责任采购工作。

最近一项针对首席供应链官的调查显示，有三分之一的受访者表示在过去三年里他们开始与新兴地区的供应商建立合作关系。在全球化程度日益加深的商业环境下，协作和解决问题的能力至关重要。通过部署数据分析、AI 和自动化技术，互联互通的服务提供商生态系统将能够更迅速、更高效地开展合作，从而更好地适应新的市场格局。

如今的采购工作不再是孤立的项目运作，而是以关键成果为导向，由跨部门的团队协作完成。组织可以利用自动化技术、数据分析和 AI，基于实时更新的全公司共享数据作出重要的采购决策。有了这些数据，采购人员就能更好地工作，从而建立更优化、更敏捷的运营模式，并帮助组织实现更高效的规模扩张。IBV 的研究表明，将采购和应付账款团队整合在一起的组织，其中有 54% 以上在收入增长和运营效率上比竞争对手的表现要好。一家跨国化工企业通过应用自动化和数据分析，在六个业务领域实现了运营改进，并因此增加了 5,000 万美元的现金流。

与其他业务领域一样，自动化和 AI 的最佳应用方式是辅助人类工作，从而将员工从繁琐的事务中解放出来，让他们专注于更需要人际交往和创造性的工作。在采购领域，自动化可以促使组织重新审视员工的角色定位，从而极大地释放他们的潜力。通过采购流程的自动化，员工不再需要被动地处理各种琐事，而是可以更加积极主动地工作，这不仅为企业层面的创新奠定了基础，还能全面提升企业的商业价值。