在管理资产组合时，您知道自己拥有哪些设施和资产吗？您能建立一个可靠的预算框架吗？您能与利益相关者证明您的投资策略的合理性吗？如果不能，也许是时候考虑进行全面的设施状况评估 (FCA) 了。
加利福尼亚大学（加州大学，UC）曾经为延期维护计划的管理问题而苦恼多年。当时没有明确的途径来确定该大学拥有哪些资产、这些资产状况如何、资产状况恶化会带来哪些风险，以及延期维护的积压达到了多大规模。即使在理想情况下，管理其 10 个校区中的州属资产组合，以及占地超过 585 万平方米的 2,300 栋建筑，加上各种校园基础设施系统，也是一项非常艰巨的任务。
除此之外，整个大学使用超过 20 个不同系统来管理资产组合生命周期，甚至简单的数据需求（例如延期维护的数据需求）也变得让人不堪重负。如此之多，以至于每年的校园延期维护需求都需要列在一系列电子表格中。由于每个地点的资产和成本信息的获取方式不同，因此没有为需要首先解决以保护加州大学 (UC) 使命（教育、研究和公共服务）的项目设定明确的优先级。
加利福尼亚大学校长办公室 (UCOP) 执行副总裁兼首席财务官 Nathan Brostrom 解释说：“我们没有很好地评估建筑物或基础架构延期维护方面的需求。每个校园在评估他们的需求方面都做得很好，但在这方面没有共同的标准。”
然而，作为一家公立机构，制定可信且合理的预算申请不仅符合州政府和其他利益相关者的期望，还代表了负责任的财务管理方式。获得充足的经费始终是一个挑战，而由于经费不足，该做的事情永远无法全部完成。但是，通过开发创新方法，在恰当的时间为恰当的项目部署恰当的资本金额，可以确保所申请的每一美元投资都落到实处。
有了这一认识，Brostrom 于 2015 年组建了一个团队，在 UC 开发一项名为综合资本资产管理项目 (ICAMP) 的全新同类最佳项目。新项目将为实现更高效的资产生命周期管理系统做好准备。
该团队的项目经理 Rich Powers 阐述道：“我们的职责是：在整个资产组合中提供同类项目。我们从头开始。我们设计该项目的目的是为了克服跨多个系统管理资产组合的复杂性，所用方法是引入一个新的单一房地产资产管理系统，以及通用的资产、成本和风险优先级标准，并且由一组检查员使用标准化的全系统设施状况评估流程来获取这些标准。
维护机会
截至 2022 年，确认与建筑相关的延期维护机会价值 67 亿美元
资产与机会
对 125,000 项资产进行盘点并记录 41,000 个延期维护机会
UCOP 和 IBM 致力于实施一个长期集成式系统来维护大学的各种不动产。UCOP 使用 IBM® TRIRIGA® Application Suite 在整个大学系统中部署最大、最广泛的 FCA 之一。集成式工作场所管理系统 (IWMS) 可根据需求的变化提供可扩展的应用程序功能和可扩展性。
ICAMP 团队首先配置 IBM TRIRIGA 的 FCA 模块并扩建该系统，以支持扩展到其他模块——这样可以在未来提供内容更丰富、一体化程度更高的资产生命周期管理体验。
为了克服每个校区使用的众多系统和资产管理惯例，ICAMP 开始应用 Uniformat 建筑物分类框架来开发和集成建筑物和基础架构资产的标准化目录。该目录还包括每项资产的标准化计量单位和生命周期，以及解决延期维护问题的整套修复活动成本。
“TRIRIGA 中的目录（BSC 和总成）功能非常强大，”Powers 解释道，“它真正构成了该项目的基础组成部分……这就是我们实现同类项目的方式。”
需要设计的下一个基本构建块是一种方法，用来确定每项资产的潜在故障可能会给给定设施及其任务带来的风险。为此，ICAMP 开发了一套标准化的风险评级。
UCOP 设施资产管理和 ICAMP 总监 Ron Kalich 解释道：“我们基于两个主要组成部分构建风险分类和评分优先级框架：故障可能性和故障后果。总而言之，通过这两个维度，我们能够量化资产故障的风险；这也可以解决延期维护清单不按优先级排列的问题，并能够将延期维护机会按红色、黄色和绿色进行等级和颜色编码。”
没有人员提供支持，系统就只是一个系统，因此对于计划的下一步，ICAMP 与各校区合作，组建该项目最关键的基础要素：FCA 团队。UC 决定采用混合方法进行团队建设：在一些校区，FCA 团队由现有的维护人员组成，他们自最初安装以来一直从事许多资产的安装和维护；在无法利用维护资源建立团队的其他校区，UC 与 Parsons 建立合伙关系来完善当地员工队伍，Parsons 是设施资产库存和状况评估领域公认的领导者。
这些团队将共同接受涵盖广泛内容的初步培训，以了解加州大学的 FCA 流程和系统，并了解执行高质量的 FCA 意味着什么。
帕森斯的高级 FCA 计划负责人 Hayden Collins 博士解释道：“我们所有人不仅接受了关于基本方法的培训，而且还在各个校区团队中定期召开校准会议，以确保我们的工作成果具有可重复性和一致性。我们利用质量控制结果来确定关键改进措施。这种知识共享创造了一个良性循环。”
在接下来的四年中，这些团队巡查 2,300 栋建筑物以及校区基础架构系统，使用 ICAMP-TRIRIGA 平台对超过 125,000 项资产进行盘点、了解各项资产的状况、分配风险评级，并对超过 41,000 项延期维护机会进行成本估算。“到最后”，Powers 解释道，“我们确定延期维护待办事项费用总计 67 亿美元，所有这些都通过我们的标准化目录和 FCA 流程进行了量化。”
加州大学伯克利分校设施服务部的资产管理总监 Susan Fish 表示：“很明显，ICAMP 中捕获的数据与我们 [IBM] Maximo 中掌握的数据形成了互补关系。它填补了多个缺失的部分，例如资产对于校区任务的重要性，以及资产给运营带来的风险。利用我们现在掌握的信息，各个团队可以做出更好的决策，以进行预测并采取纠正措施，或在资产出现故障和运营发生中断之前更换相应的资产。”
过去，待办事项列在电子表格中，包括多行项目，不清楚哪些是优先事项以及众多项目中的哪些项目应首先获得资金。随着数据流入系统，待办事项的新优点开始显现。这些数据不仅能够捕获待办事项中的详细信息，还可以通过总体风险评分和编码颜色以及修复评级的紧迫性进行汇总，从而使 ICAMP 能够按照更清晰、更易于管理的优先需求类别来进行显示。
现在，决策者可以参考“按风险颜色和行动时间表划分的总体延期维护”矩阵，并显示在下一个五年内，解决优先级最高的延期维护（红色和黄色）到优先级最低的延期维护（绿色），分别需要多少资金。
Kalich 解释道：“我们现在可以逐项向用户展示哪些资产已延期维护机会，哪些资产最有可能影响他们的运营。此外，我们现在在系统中内置了五年期投资需求，我们可以从中开始分析和进行决策。”
在像 UC 这样的大型机构中，总是存在许多相互竞争的资本需求，例如，支持入学人数增长的新建设施和翻新、向清洁能源过渡、解决影响力提升、系统更新和延期维护等问题，这些都需要利用像 ICAMP 所提供数据之类的数据来帮助更有效地部署资本。
这方面的需求导致 ICAMP 在数据之上叠加了另一个具有重要价值的数据驱动决策维度，即：与加州大学的一些主要举措和战略目标交叉引用延期维护机会的能力。现在可以对延期维护项目进行标记，注明它们是否可以与节能或脱碳项目、地震项目联系起来，或者是否可以整合到规模更大的生命安全或可持续性发展计划中。通过这种交叉引用，加州大学可以重点关注那些能够满足多个目标要求的项目，从而让投资的每一分钱都发挥最大价值。
Kalich 指出，最近的州政府经费分配使得 ICAMP 数据的多个维度备受关注：“因为我们可以确定高优先级延期维护需求，并展示我们可以如何为可持续性发展等其他目标提供支持，所以我们可以提出更具说服力的案例来申请经费。仅在最近两年，我们就拿到了 4.75 亿美元经费，比之前六年的经费总和高出 30%。加州大学现在既拥有可信的数据，也有能力利用这些数据来拟定合理的投资策略和经费申请。”
ICAMP 不仅通过制定更合理的全系统投资策略来支持 UC 领导层，而且还在校园层面发挥作用，提供充足的资金资源始终是一个挑战，因此充分利用每项投资至关重要。但要充分利用每项投资，需要跨职能团队进行协作并提供最终用户可以信任的数据。
Powers 解释道：“FCA 流程在设计上创建了一种系统方法，来收集资产数据并记录延期维护机会。此外，该方法还在 FCA 检查人员、设施管理人员和维护支持团队之间建立了对话，让他们能够合作发掘那些往往只存在于人们脑海中或记录在日志中的信息。通过这种方式，FCA 可以确保主题专家所掌握的知识不会随时间推移而消失，同时也让从现场团队到关键投资决策团队的所有人都能全面了解我们的需求。”
Fish 表示，在如何将这种新型优化协作方式和数据驱动的决策应用到工作中这方面，加州大学伯克利分校是一个很好的例子：“为了让给定项目发挥最大价值，我们的团队一直在想方设法申请延期维护经费以及其他投资。在莫菲特图书馆，设施部门和资本规划部门开展合作，将延期维护经费与大量私人捐赠结合起来。通过这种方式，我们得以启动一项大型翻修工程，从而让馆内大部分空间焕然一新，并解决照明控制和固定装置，以及在远超其使用寿命服役后状况恶化的建筑控制装置等问题。因此，这些团队解决了建筑系统老化的问题，并实现了多个目标，包括实现可持续性发展以及提高我们为高价值研究和教育任务提供支持的能力。”
随着越来越多的 UC 团队开始发现 FCA 数据与影响力或可持续性等重大举措相关性，它将改善数据驱动的决策。Kalich 补充道：“该工具和方法对于帮助推动资产生命周期管理的全新最佳实践和创建最佳投资策略非常有价值。”
管理资产组合绝非易事，尤其是在不断变化的经济、技术和运营环境中。因此，创建一个动态系统和流程来管理资产组合数据比以往任何时候都更加重要。
在以前的顾问 FCA 模式中，技术人员可能会每三到五年造访一次相关设施，然后编制一份需求清单并提供一本参考手册。而在加州大学采用的模式中，Kalich 解释道：“我们在 ICAMP 中有一个始终处于活跃状态的系统。校园工作人员和检查人员会对数据进行更改，而主要管理仪表板中的数据会每天更新两次。这样可以保持数据的新鲜度、时效性和可操作性，这一点正是价值超过 400 亿美元规模的资产组合所迫切需要的。”
Fish 回应了这些观点：“在加州大学伯克利分校，设施状况评估不仅仅是一项单一时间点的举措。现在，设施管理和运营团队正在更新资产，实时捕捉这些方面的数据并展示资产运行状况随时间推移的变化。
关于 ICAMP-TRIRIGA 的未来，Kalich 指出："该平台还有许多其他功能可以利用，包括资本资产管理、资本预算和资本项目管理。另外还有许多优点和用例可以提高从规划到采购再到可持续性发展的运营和投资效率。”
UC 正在改变范式，支持设施领导者和利益相关者做出适应当前情况的数据驱动的决策，在需要时根据可靠数据临时决策，并应对出现的挑战和需求。
加利福尼亚大学成立于 1868 年，当时只有 10 名教职员工和 40 名学生。截至 2022 年，该大学拥有超过 150,000 名员工，每年在校生超过 250,000 名。它有 10 个校区和 6 个医疗中心，由 6,000 栋建筑物组成。UCOP（ibm.com 外部链接）位于加利福尼亚州奥克兰，是该大学的总部。
法律
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2022 年 12 月在美国制作。
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