三个月内可能会发生很多事情。只要问问那些工作涉及季度财务结算的人就知道了。
如果您的组织在世界各地都设有办事处，并拥有大量不同的产品和服务组合，那么对一个季度内发生的所有事情进行会计核算，似乎是一项更加艰巨的任务。
再保险、企业保险和风险管理解决方案的批量业务提供商 Swiss Re Group 就是这种情况。Swiss Re 金融特别项目副总裁 Joseph Isip 解释道：“我们有五六个不同的团队参与结算流程，每个团队都有自己的程序。各团队之间缺乏透明度，交接也不明确。这导致所有团队都需要返工，产生了额外的工作。”
成本节省
通过实现季末结算任务自动化，每季度节省 40,000 美元
工作量减少
季末会议现在需要的与会者人数是原来的 ½
会议也很频繁。在结算期间，每天都有 30 多个利益相关者聚在一起，确定和解决问题，过程耗时又繁琐。Isip 表示：“这些会议是必要的，但并不真正有效。”
Isip 和 Swiss Re 的流程工具和自动化主管 Markus Echser 认为，必须采取更好的方法。因此，他们启动了一个自动化项目，希望升级和优化季度结算流程。他们希望这会成为全公司向业务自动化迈进的第一步。
Swiss Re 团队选择采用 IBM® Blueworks Live 和 IBM Business Automation Workflow 软件帮助改变财务部门的季末计算方式。这些产品是 IBM Cloud Pak for Business Automation 产品的一部分，后者是一套软件产品，旨在帮助组织使用低代码工具、报告和仪表板以及 AI 驱动的分析来实现业务流程自动化和优化。
“涉及很多团队，因此我们必须让他们集中在一起，并规划所有不同的任务和依赖关系，”Isip 说，“通过使用直观的网络界面，来自世界各地的多个 Swiss Re 团队可以跨业务线快速协作，在一个地方记录各自的流程。如果流程模型发现任何自动化机会，Swiss Re 能够将其导出到 IBM Business Automation Workflow 工具，这将使公司能够引入自己认为合适的操作和自动化。”
IBM 软件支持 Swiss Re 采取多层次的方法来分解任务。公司团队定义了高级任务，例如“更新报告”，而各个团队继续管理相关的子任务。这一强大的功能让团队保留了一定的自主权，但也让 Swiss Re 能够记录高级任务的相互依赖关系。事实上，借助 IBM 解决方案，Swiss Re 现在可以对整个工作流程进行动态可视化呈现。
借助 IBM 解决方案，Swiss Re 还能够开发定制的仪表板和报告，管理层只需单击按钮即可运行，以了解季末流程的情况。添加新的报告或仪表板功能也很简单，Swiss Re 的 IT 部门通常可以在 24 小时内满足这些请求。
但该解决方案提供的不仅仅是文档、仪表板和报告。凭借 IBM 软件中记录的所有流程，Swiss Re 发现了优化季末流程的新方法，从而消除多个报告并减少系统所需的解释数量。Swiss Re 的业务流程管理业务分析师 Danny Kyu 解释道：“起初，我们忙于对报告和仪表板进行更改和改进。但自最初实施以来的这些年里，我们确实优化了季末流程，一切都非常稳定。”
IBM 软件支持 Swiss Re 采取多层次的方法来分解任务。公司团队定义了高级任务，例如“更新报告”，而各个团队继续管理相关的子任务。这一强大的功能让团队保留了一定的自主权，但也让 Swiss Re 能够记录高级任务的相互依赖关系。事实上，借助 IBM 解决方案，Swiss Re 现在可以对整个工作流程进行动态可视化呈现。
借助 IBM 解决方案，Swiss Re 还能够开发定制的仪表板和报告，管理层只需单击按钮即可运行，以了解季末流程的情况。添加新的报告或仪表板功能也很简单，Swiss Re 的 IT 部门通常可以在 24 小时内满足这些请求。
但该解决方案提供的不仅仅是文档、仪表板和报告。凭借 IBM 软件中记录的所有流程，Swiss Re 发现了优化季末流程的新方法，从而消除多个报告并减少系统所需的解释数量。Swiss Re 的业务流程管理业务分析师 Danny Kyu 解释道：“起初，我们忙于对报告和仪表板进行更改和改进。但自最初实施以来的这些年里，我们确实优化了季末流程，一切都非常稳定。”
如今，Swiss Re 的季末会议看起来大不相同。参加会议的人数只需一半左右，会议通常只持续 5 至 10 分钟，而不是持续 30 分钟，而且由于共享数据仪表板，会议重点突出，效率很高。事实上，Swiss Re 计算出，减少这些会议所需的时间和人数，每季度可节省约 40,000 美元。
该解决方案还为管理层提供了清晰而简单的方法，了解团队何时付出了额外的努力。在任何特定季度，任务都可能由于多种原因而延迟。例如，IT 问题可能会明显延长结算流程，有时延迟几天，有时长达一周。
在这种情况下，财务团队必须投入更多的时间来弥补缺口。IBM 工具提供的报告不仅显示延迟的图形表示，还显示随后的活动激增。这有助于提高管理层对结算流程的了解，并找出可以改进的地方。
总体而言，财务团队对实施取得的成功感到非常满意，并且渴望与公司其他部门分享该工具。其他几个团队已在使用它来优化业务流程，并且 Echser 的团队经常向对其功能感兴趣的其他部门演示该解决方案。
与此同时，团队正在考虑扩展大 IBM Cloud Pak for Automation 所含功能的用途。Kyu 表示：“我们希望探索使用解决方案的容器化版本的想法，因为这将提供许多新的功能和灵活性。我们仍处于早期阶段，但潜力巨大。”
Swiss Re（ibm.com 外部链接）于 1863 年在瑞士苏黎世成立，是全球领先的高度多元化的再保险公司。Swiss Re 设有三个主要的业务部门：为财产和意外事故、人寿和健康保险公司提供再保险产品和服务；为大中型企业提供企业保险解决方案；人寿保险。Swiss Re 在全球拥有约 14,200 名员工。
脚注
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美国出品，2021 年 4 月。
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