为了在复杂、多样化的组织结构中协调资本支出 (CapEx) 流程并实现自动化，Sol Caribbean 使用 IBM Cloud Pak for Business Automation。这种协调并非易事。该公司每年启动约 1,000 个项目，涵盖其所在国家或地区和业务。项目的范围千差万别，从开发新加油站到购买办公电脑，不一而足。

在 2017 年与 IBM 合作之前，该公司的资本支出流程一点也不敏捷。“当时，整个流程都是通过电子邮件完成的，”Sol Caribbean 区域运营经理 Juan Lopez 说，“没有中央存储库，没有办法跟踪项目文档，没有工作流程，当所有利益相关者都签署项目时也没有审批印章。”

“当我们进行审计时，很难找到每个项目的支持文档，”他继续说道，“我们的业务是重资产业务，我们希望更好地控制我们的投资。从审批过程到完成，没有办法审查项目的相对成功程度 – 不仅是花费的资金，还包括项目带来了哪些业务，或者项目的回报是好是坏。”

该公司需要一种技术解决方案来帮助更好地管理其资本支出流程、跟踪和审计项目，并最大限度地降低欺诈风险。

自该平台于 2019 年实施以来，它已经兑现自己的承诺 – 加拿大最大的燃料和石油产品供应商之一 Parkland Fuel Corporation 的积极响应就是最好的证明，该公司于 2019 年 1 月收购了 Sol Caribbean。“我们已经能够向 Parkland 证明该系统的价值，”Lopez 说，“Parkland 的利益相关者从不同的角度进行审视并表示认可。”

最重要的是，它为 Sol Caribbean 提供了重要的流程改进。集中式存储库允许用户随时随地访问项目文档，从而促进合规性并加快处理时间。“从合规角度来看，我们拥有更好的控制力，”Lopez 说，“我们知道每个项目都有文件记录，并且可以证实任何审计，这让我们感到很自在。资本支出审批流程得以简化 – 项目获得批准所需的时间减少，因为每个人都知道需要做什么以及由谁来做。”

“我们现在拥有跟踪项目持续时间的工具，”他继续说道，“这有助于我们不断改进。我们开始生成信息，使我们能够跟踪关键绩效指标 (KPI)，例如符合预算或按时完成的项目的百分比。”

预防欺诈是另一个好处。“现在已制定制衡措施，确保我们能够根据 ERP 投资工具衡量采购情况，”LPA 董事总经理 Elena Henckel-DaCosta 表示，“这种能力可以帮助我们最大限度地减少欺诈的可能性。”

该平台的规则引擎还有助于加快做出决策。IBM Cloud Pak for Automation 解决方案配置为包括项目签核的里程碑和截止日期。如果审核者错过截止日期，最终审批者会自动通过平台收到通知。“过去，我们会在一些较为复杂的项目上花费数周时间，试图就各项决策达成共识，”Lopez 说，“现在，一旦项目开始，平台会自动分配时间表，因此相关人员需要在给定的时间内提供反馈。决策速度确实必须加快。我们的绝大多数审批都是在一周内完成的。”

LPA 表示，未来的建议可能包括使用机器人流程自动化将该平台与 Sol Caribbean 的 ERP 系统集成。未来探索的另一个领域是利用 AI 加强统计和市场分析。

与此同时，Sol Caribbean 正在享受其当前平台带来的优势。 Lopez 说：“该解决方案对我们的投资流程管理起到了补充作用，所以我对它非常满意。 所有 IT 实施都很困难；变更管理也面临困难。 这需要大量的工作和投入，但我们的当前系统运行良好。”