作为 Saint-Gobain 北美地区的电子商务经理,Chase Shelby 的任务是取代公司与客户和供应商在订货、货运跟踪和开具发票方面的大量纸张往来。
该公司需要降低成本、提高运营效率并简化手动流程。为此,它需要一个自动化解决方案。客户服务代表 (CSR) 被手动订单输入流程所拖累,对装货单、货运跟踪和发票的请求纷至沓来。
该公司还希望更快地为客户提供服务,通过提供配套的供应商产品来简化订购流程,提高大客户的订购效率,并部署电子数据交换 (EDI) 解决方案,以提供竞争优势,吸引更多客户和供应商。
Saint-Gobain 还希望该解决方案安全且基于云。
Shelby 说,在晋升到电子商务职位之前,他是 Saint-Gobain 的客户服务代表。他指出,他必须通过电话手动接受订单、输入订单并接听电话以提供跟踪信息或处理提供发票等客户文件的请求。他认为这一过程效率低、速度慢。正是他的亲身经历促使他需要找到一种更有效的 EDI 解决方案。
使用 EDI 技术,每条生产线订单可节省 92% 的成本
公司现在可以每周每天 24 小时接收文件
Saint-Gobain 选择部署基于云的 IBM Sterling Supply Chain Business Network Premium 解决方案来创建 EDI 规范并发送给其供应商。该公司之所以选择这一方案,是因为 EDI 比手动流程更具成本效益。
Shelby 指出,IBM 供应链解决方案提高了订货、开具发票和运输的效率。他说,客户现在可以接收直接进入他们的系统的自动发货通知,查看跟踪号码,了解订单何时到达并访问所有其他相关的运输信息。
Shelby 在详细介绍 EDI 为其客户提供的详细信息时说,Saint-Gobain 现在可以向其客户的配送中心发送提前发货通知 (ASN)。当客户扫描他们收到的产品上的条形码时,这些条形码会直接与通过 EDI 发送的 ASN 联系起来,并显示每个包装中的所有内容物。因此,这些客户不必致电 CSR 来获取装箱单或任何其他与运输相关的文件。
“我们有按订单生产的产品,也有库存产品,”Shelby 说。“我们很少会收到一份采购订单、一张发票和一批货物。因此,如果客户在一份采购订单中订购了库存产品和按订单生产的产品,我们就会有几张发票和 ASN。使用该解决方案的业务分析工具,我们能够进入并搜索采购订单编号,带回所有 ASN、所有发票和所有相关文件,并通过一次查询将其发送给客户。”
他列举了该解决方案为公司带来的另一项重要改进。由于部署了 IBM 解决方案,Saint-Gobain 与另一家销售配套商品的公司建立了合作伙伴关系。使用 IBM Sterling 解决方案,客户可以直接从 Saint-Gobain 订购,并在同一张发票上订购配套产品。Saint-Gobain 将其产品运送给客户,而其合作伙伴则将配套产品直接运送给客户。整个过程都是通过 EDI 完成的。
“客户很喜欢这样做,因为他们只会收到来自两家公司的一张采购订单编号下的发票,”Shelby 说。“这种合作伙伴关系不仅对我们双方在销售方面都有好处,而且对客户也有好处,因为他们不必与多个供应商打交道。”
作为 Sterling Supply Chain Business Network Premium 的用户,Saint-Gobain 可以联系 IBM 的映射专家,这些专家被指派负责制造商 EDI 解决方案的关键环节。“这使我们能够同时进行多个项目,因为我可以向 IBM 提出问题,让他们为一个客户创建映射,而我正在测试另一个客户,”Shelby 说。
他说,利用 IBM 的资源还能使他的公司比内部人员更快地为客户提供服务。不仅速度更快,流程也更加简化。“我填写了一张简单的表格。我只需填写客户的 EDI 信息,然后告诉我们的团队要从哪些映射复制即可,”Shelby 说。他补充说,这些表格可以复制,也可以为每个客户定制,以满足每个客户的特殊 EDI 需求。
Saint-Gobain 还可以利用 IBM 高级供应链解决方案带来的更高可视性和 AI 功能。Shelby 表示,将发票的文件和运输通知自动传输到客户的系统中,可以让他们更好地了解流程。因此,客户无需致电或发送电子邮件给 Saint-Gobain 询问更多信息,从而将其 CSR 腾出来用于其他增值任务。
在谈到将 Saint-Gobain 的供应链 EDI 迁移到云端的影响时,Shelby 指出:“我们可以将内部的一些服务器负载转移到云端,由 IBM 通过 IBM Sterling Supply Chain Business Network Premium 为我们进行管理。”
IBM 解决方案使 Saint-Gobain 受益匪浅,因为它消除了 CSR 的手动订单输入工作,因此他们可以自由地主动而非被动地与客户沟通。“他们不用每天花时间输入订单、接听电话、索要发票或装箱单的复印件,”Shelby 说。
另一个好处是,公司现在可以通过 EDI 向客户发送 PO、ASN 和发票。以前,客户会向公司的 CSR 索取这些信息;现在,这些通话的数量已大幅下降。
Shelby 指出,使用 EDI 处理采购订单最显着的效率提升之一是速度更快、更准确,公司现在可以每周每天 24 小时接收文件。“我们每年的主要目标是为 EDI 带来尽可能多的客户。我们现在的比例在 50% 到 60% 之间徘徊,”Shelby 说。
借助 IBM 供应链解决方案为 IBM 映射专家提供的访问权限,Saint-Gobain 可以降低其 EDI 成本,因为它需要更少的映射员和管理员。该解决方案还使公司能够更轻松地同时开展多个项目。
该解决方案的分析功能还为 Saint-Gobain 节省了成本。Shelby 说,利用分析技术,该公司可以找出陈旧且低效的流程,从而降低成本。他举了一个例子:“当时,当我们向客户发送发票时,我们还会向 SAP 系统发回一份状态文件,让它知道 IBM 已收到发票。取消这一流程后,我们每月的文件费用节省了不少。”
Shelby 说,Saint-Gobain 计划将 IBM Sterling Business Transaction Intelligence 解决方案的使用范围扩大到公司的应收账款部门。该部门经常向电子商务团队询问客户是否已通过 EDI 成功收到发票。但是,允许应收账款部门连接到 Sterling Business Transaction Intelligence 可以减少部门之间的来回奔波,从而可以直接访问所需的数据。
Saint-Gobain (链接位于 ibm.com 外部)是全球领先的磨料磨具制造商。该公司设计定制解决方案,以确保性能、成本和安全性的最佳选择。该公司拥有 130 多年的经验和 10000 多名员工,通过遍布近 30 个国家/地区的 60 个设施组成的网络为客户提供服务。该公司总部位于马萨诸塞州伍斯特市。
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2020 年 11 月在美国制作。
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