建筑物是各类组织必须运营的最庞大、最昂贵的资产之一，这就是为什么许多英国企业依靠 HFL Building Solutions 的专业知识技能来帮助保持其物业的安全、舒适和高效。
HFL 专注于维护服务、综合设施服务和建筑环境服务。其使命是确保尽可能高效且经济地管理客户的设施。为此，该公司需要对工程师的活动以及他们管理和维护的已建基础设施有清晰的洞察和了解。
HFL 财务总监 Mark Roberts 解释道：“我们所做的工作相对简单，复杂性来自于我们的运营量。我们拥有 150 名员工，在 400 多个地点运营，每月生成约 4,000 个工作单。”
每当工程师到现场执行工作单时，例如进行预防性维护状况检查或对供暖系统进行补救性维修工程，他们都会将有关工作的书面报告添加到现场保存的日志中。
每本日志都提供了为客户所做工作的重要记录，以及重要的证明文件，包括商业计划书、设计、证书等。HFL 依靠随时获取这些信息来有效开展日常工作、跟踪持续成本并让客户了解其设施的状况。在许多情况下，这些信息对于客户证明其企业设施符合监管和法律要求也至关重要。
以前，HFL 使用实物日志，并依靠电子表格流程来管理支持工作流程。这种方法导致工作单报告完成延误，而文书工作经常被错误归档或丢失，从而导致返工，浪费了时间，并增加了企业及其客户的风险。随着业务的扩展，HFL 迫切希望找到一种更可持续、更安全的工作单管理方式。
简化管理
HFL 将未完成工作单数量减少了 95%，简化了管理
可信平台
Maximo 提供单一、值得信赖的平台，用于管理 400 多个客户位置的工作
虽然最初部署的 IBM Maximo EAM SAAS Flex Maximo 解决方案在帮助公司解决更基本的用例方面被证明是有效的，但 HFL 希望更上一层楼。
Mark Roberts 表示：“我们决心让这套系统取得成功，因此我们再次考察了市场，希望找到一个不仅对 Maximo 解决方案有很好的了解，而且在与我们行业公司合作方面有丰富经验的合作伙伴。我们找到了 MaxLogic。”
HFL 现在正在充分挖掘 IBM Maximo 的潜力，使用 MaxLogic Managed Service (MMS)，可以以较少的行政和管理工作获得该解决方案的最大效益。该公司的业务流程转型之旅目前正在顺利进行，从规划和工程基础（包括工作单管理）开始，扩展到帐户和合同管理。
Roberts 表示：“MaxLogic 重新审视了我们所做的一切，帮助我们对流程进行了非常彻底的审查和重塑。他们亲力亲为，不辞辛劳与我们并肩工作。MaxLogic 团队的另一个出色之处在于，他们显然是对 Maximo 了如指掌的技术专家，但他们将其与我们行业的历史结合起来，因此他们了解我们所做的工作和我们的要求。”
HFL 转型的一个重要步骤是将来自数百个客户站点的信息汇集到由 IBM Maximo Application Suite 支持的共享数字数据存储中。该公司用虚拟日志取代了堆积如山的文书工作，并在 Maximo 中建立了标准化的站点和工作单模板。
为了使现场团队能够轻松获取这些数字信息，MaxLogic 将 HFL 引入了 Maximo Mobile，这是 Maximo Application Suite 和 Maximo Mobile 在欧洲的首次联合部署之一。通过这一举措，工程师现在可以随时随地访问工作单以及支持文档，帮助他们更有效地工作。
Roberts 描述了新方法的工作原理：“工程师在 Maximo Mobile 中打开工作单后，他们就能看到该日期应完成的工作以及相关的具体任务。该解决方案还提示用户完成任务并确认他们已完成每一项任务。一旦工作单的任务列表完成，解决方案就会为工作单标注日期，创建报告，并将其保存在虚拟日志中。”
如今，整个企业的用户，包括业务支持团队和合同经理，都可以通过 Maximo 随时访问这些数字文件。HFL 还建立了一个门户网站，首次为客户提供自助访问相关日志的服务。
现在，HFL 已经改变了工作单管理的基础，该公司正在将注意力转向优化更复杂的规划和分析流程。
HFL 业务开发总监 James Kissane 指出：“通过及时捕获工作单并将来自客户站点和运营的所有信息统一在一个系统中，我们可以利用数据回答新类型的问题。例如，可以看到特定站点是如何按照我们最初定价的合同进行交付的。我们是否盈利了？成本是否高于或低于我们的预估值？这些都是我们在与 MaxLogic 合作之前所不具备的洞察力。
通过与 MaxLogic 的合作，HFL 大幅提高了其团队和客户可获得信息的质量，这有助于推动更好的决策。
Roberts 证实：“当我们第一次引入 Maximo 时，我们对数据的理解以及我们管理数据的方式并不理想。最初，我们在 Maximo 中有 200，000 个未结工作单；在 MaxLogic 的帮助下，我们已经将其缩减到不到 20,000 条实时记录。他们使我们的团队能够准确了解我们正在捕获和保存的数据，并围绕这些数据建立更好的内务规则。”
他补充道：“这些数据对于更细致地了解我们的绩效至关重要，不仅是在运营方面，而且在财务方面也是如此。目前，我们知道我们的总体利润率、最高利润率和最低利润率；Maximo 将在此基础上增加一个高度细化的站点级利润率视图。有了它，我们就能了解现场的成本，并采取更有针对性的措施来控制工作成本，从而为我们和我们的最终客户节省最重要的成本。”
这一坚实的数据和洞察基础，加上高度优化的工作单和合同管理流程，将使 HFL 的业务运营更加精简、灵活。
“我们现在几乎在 Maximo 内完成所有工作，”Roberts 说。“这不仅简化了我们团队的工作，还有助于他们在计划发生变化时更快地做出反应。在我们的工作中，计划经常会发生变化。例如，一名工程师计划前往客户现场，但在最后一刻接到另一个现场的紧急召唤，导致他无法参加原来的工作。有了 Maximo，我们就能在发生这些变化时及时跟进，这样我们就不会措手不及，还能协调我们的资源，最大限度地减少对工作的干扰。”
“同样，现在工程师可以在 Maximo 中实时管理工作单，这意味着我们能够更快地完成工作单并更及时地将其传达给客户。我们完成工作的速度越快越好，客户也会因此更加满意。”
展望未来，Maximo 将成为 HFL 更大改进和创新的助推器。公司计划继续与 MaxLogic 合作，推出新的智能资产监控和预测性维护功能，以提高资产的正常运行时间和员工的工作效率。
Roberts 总结道：“通过与 MaxLogic 的合作，我们收获的最有价值的东西之一，就是确切了解 Maximo 的能力。现在我们知道了可能性，我们渴望使用该解决方案的更多功能。它将帮助我们更好地运营业务，并为客户提供更高水平的服务。”
HFL Building Solutions（链接位于 IBM.com 外部）是一家领先的建筑服务公司，总部位于英国曼彻斯特。它为英国数百家客户提供建筑管理、运营和技术服务，涵盖购物公园、休闲设施、教育机构和商业地产等场所。
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2022 年 10 月在美国制作。
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