对于租赁的每辆车，Fleet Hire Services 必须管理大量信息，从租赁协议和发票到维修记录。 能否找到一种更有效的方法来利用这些内容？

Fleet Hire Services 与 Open Connections 合作，使用 IBM 企业内容管理解决方案简化数据捕获和存储，帮助团队更有效地管理复杂的运营。

35 年来，英国各地的公司一直向 Fleet Hire Services 及其子公司 West Wallasey Car Hire Limited 寻求灵活的车辆租赁服务。 为了向每位客户提供卓越的租赁体验，团队必须在幕后处理大量内容 - 从客户信件和租赁合同到罚款和发票。

Fleet Hire Services 的车队有 11,500 辆车供租赁，车队规模稳步扩大，而管理团队规模相对较小，但 Fleet Hire Services 发现，其业务快速蓬勃发展，很快就超出了其现有文档管理流程的规模。

West Wallasey Car Hire Limited 的 IT 项目协调员 Tom Tierney 表示：“长期以来，我们的运营都是纸上谈兵。 例如，如果客户打电话预订汽车或货车，我们的租赁团队会记下他们的详细信息，将信息输入我们的核心租赁系统，并打印租赁协议和销毁对账单。 当我们向英国各地的客户交付时，会与他们签署交付文档。 然后，我们的团队将采用扫描仪进行文书工作，将文书扫描到一个单独的系统中进行存档，接着更新租赁系统，将车辆状态更改为正在出租。 这个过程非常复杂，消耗了员工的大量时间和精力，而且该业务的几乎所有其他方面都是类似情况。”

他举了一个例子：“当我们想要更新或扩大我们的车队时，我们通常会批量购买车辆。 因此，我们一次收到数百辆汽车的大批发票和交货单的情况并不少见。 团队必须在我们的后端系统中手动输入每辆车的信息，例如其注册号、发动机号、底盘号、颜色、道路基金许可证 [RFL] 税、购买成本等详细信息，这是另一项耗时而繁琐的任务。”

Fleet Hire Services 认识到必须采用一种更有效的方法管理不断增长的信息量，开始寻找一种解决方案，以帮助减轻后台团队的压力，并支持更简化、自动化的工作方式。

该公司通过搜索找到了 IBM 金牌合作伙伴 Open Connections，后者提出了一个基于 IBM 企业内容管理软件构建的强大文档捕获和管理平台。

“Open Connections 向我们展示了 IBM 企业内容管理可准确引导我们实现目标，”Tom Tierney 回忆道。 “我们向他们提出了需求并概述了现有流程的运作方式，而他们帮助我们了解如何利用 IBM 解决方案做得更好。”

Fleet Hire Services 从小规模起步，并引入 IBM Datacap 和 IBM FileNet Content Manager，为更高效、一致捕获、存储车辆租赁信息打下基础。 Fleet Hire Services 与 Open Connections 合作，将 IBM 解决方案与其后端应用程序（包括其租赁管理系统）集成。 IBM Content Navigator 为新的内容管理平台提供了直观的前端界面，使业务用户能够轻松访问信息。

Fleet Hire Services 向客户交付车辆时，会与客户签署包含条形码在内的租赁协议，然后 Fleet Hire Services 会再扫描该条形码。 Datacap 自动从文档图像中提取关键信息，并将其输入租赁管理系统。 此过程还会触发计时器功能，该功能会显示特定车辆处于“正在交付”或“正在收集”等特定状态的时间有多长，这表明文档尚未用扫描仪扫描。 Fleet Hire Services 正在考虑在未来引入移动应用程序和租赁文档电子签名，使客户流程更快、更轻松。

基于这一早期成功，Fleet Hire Services 随后与 Open Connections 合作，将 IBM 企业内容管理解决方案扩展到整个后台。

“当我们看到 IBM 和 Open Connections 的解决方案可为我们的车辆租赁流程带来哪些好处后，我们就会意识到，许多其他运营领域的优化潜力巨大，”Tom Tierney 说道。 “我们的经验证明了 IBM 解决方案的灵活性 — 虽然我们最初引入它们是为了解决特定需求，但我们已经能够调整该软件来增强许多其他流程。

“Open Connections 团队一直是所有这些定制功能背后的驱动力。 我们只要向他们提出我们的想法或我们想要解决的问题，他们总会找到解决方法。 他们所交付的工作的质量以及他们提供的支持和建议给我们留下了深刻的印象——他们是这个项目的宝贵资产。”

新的内容管理方法正在帮助企业各个团队更快、更高效地工作。 在应付账款方面，Fleet Hire Services 已不再采用手动发票处理；如今，它使用 Datacap 在收到发票文档时自动提取关键信息，并将数据存储在中央 FileNet Content Manager 存储库中。 然后，电子内容流向会计系统，供审核和付款。

Tom Tierney 评论道：“我们每个月处理数百张发票和罚款通知单 [PCN]，在最繁忙的时候甚至处理数千张，而员工无需手动输入所有这些文档中的信息，从而节省了大量时间和精力。

“我们管理发票和罚款通知单的方式也越来越智能。 Open Connections 帮助我们开发了一项可根据开具日期和付款截止日期组织发票和罚款通知单的功能。 如果特定发票或罚款通知单即将到期，系统将触发警报，通知团队需要尽快付款。 这使我们的员工能够更轻松地完成工作，因为他们可优先处理最紧急的事项，确保我们的供应商、议会和警察始终按时得到报酬。”

此外，对企业内容的新洞察帮助 Fleet Hire Services 节省了高昂成本。

Tom Tierney 解释说：“我们所有的车辆都必须先征税才能上路使用。 如果我们购买了一辆车，但不打算立即使用，那么我们必须申请法定不上路通知 [SORN]，这样就无需缴税，并且我们使用每辆车日志中的参考号去填写法定不上路通知。

“由于我们倾向于批量购买车辆，并在几个月内逐渐将它们添加到我们的车队中，因此经常发生这样的情况：我们需要为刚刚停在经销店的车辆缴税——这是一项完全不必要的开支——只因为我们无法轻松了解每辆车的纳税状况。”

他继续说道：“今天，我们使用 Datacap 自动从车辆日志中提取信息并确认其是否应该纳税。 我们估计，通过避免不必要的税收成本，我们每月可节省大约 1,200 英镑，这一切都归功于 IBM 企业内容管理解决方案提高了可见性。”

随着 Fleet Hire Services 不断加大对 IBM 企业内容管理解决方案的使用，其员工及其服务的客户都从改进的信息访问和控制中获益。

Tom Tierney 总结道：“以前，我们捕获了大量数据，但并没有对其进行太多处理。 感谢 IBM 和 Open Connections，我们现在可充分利用我们的企业内容。 现在，团队可花费更少时间查找纸质文档、打印文档以及将数据输入不同的系统；他们的工作速度更快、更准确。 因此，他们可完成更多的工作，这有助于我们业务保持盈利性增长，因为我们可避免增加员工人数。

“同样重要的是，效率的提高为我们面向客户的员工腾出更多时间来专注于客户互动。 我们迅速响应客户，每次与客户联系时，为他们提供有吸引力的服务，这样，我们增强了客户的忠诚度，这对我们持续取得业务成功至关重要。”

Fleet Hire Services（链接位于 ibm.com 外部） 专业从事商用车和轿车的检修和维修。 Fleet Hire Services 还通过其子公司 West Wallasey Car Hire Limited 提供商用车租赁服务。 Fleet Hire Services 目前运营着一支由 11,500 多辆汽车和轻型商用车组成的车队，为英国各地的大大小小的公司提供服务。