Existem vários tipos diferentes de mapas de processos. Algumas das técnicas de mapeamento incluem:

• Fluxogramas básicos são mapas visuais que fornecem os detalhes básicos de um processo, como entradas e saídas.
  
  
• Mapas de implementação, também conhecidos como fluxogramas multifuncionais, mostram as relações entre equipes diferentes. Esses mapas frequentemente utilizam diagramas de "swimlane" para ilustrar como um processo flui pela empresa, facilitando a identificação de gargalos ou redundâncias.
  
  
• Os mapas de processo detalhados apresentam uma versão aprofundada de um processo, contendo informações sobre quaisquer sub-processos.
  
  
• Mapas de processo de alto nível, também conhecidos como cadeia de valor ou mapas de cima para baixo, mostram uma visão macro de um processo, incluindo elementos-chave do processo, como fornecedor, entrada, processo, saída ou cliente (SIPOC).
  
  
• Os mapas de processo renderizados representam um estado atual e/ou processos de estado futuro para mostrar áreas para melhoria potencial do processo.
  
  
• Um mapa de fluxo de valor (VSM) é uma técnica do lean six sigma que documenta os passos necessários para desenvolver um produto ou serviço até o usuário final.

Os mapas de processo utilizam representações visuais, como símbolos básicos, para descrever cada elemento no processo. Alguns dos símbolos mais comuns são setas, círculos, diamantes, caixas, ovais e retângulos. Esses símbolos podem ser provenientes do Modelo de Processo de Negócio e Notação (BPMN) ou da Linguagem de Modelagem Unificada (UML) (link externo ao site IBM), que são métodos gráficos de notação para mapas de processo.

A maioria das organizações precisará usar apenas alguns dos símbolos mais comuns para completar um mapa de processo. Alguns desses símbolos incluem:

• Um retângulo é usado para representar um processo específico e suas atividades e funções.
  
  
• Uma seta é usada para mostrar a direção do fluxo e a conexão entre as etapas.
  
  
• Um oval é comumente utilizado para indicar os pontos de início ou término de um fluxo de processo.
  
  
• Um diamante é usado para indicar um ponto de decisão. O processo continuará seguindo um caminho predefinido, dependendo da decisão.
  
  
• Um retângulo com uma extremidade arredondada é frequentemente usado como símbolo de atraso, mostrando uma pausa no processo antes que o fluxo continue.

Ao desenvolver seu próprio mapa de processos de negócios, você vai querer aproveitar esta metodologia:

1. Escolha um processo para se concentrar. Para causar o maior impacto, você pode querer priorizar um processo que esteja enfrentando dificuldades para alcançar resultados ou um processo que afete a satisfação do cliente.
   
   
2. Envolva as pessoas certas. Reúna aqueles que tiverem profundo conhecimento do processo que você deseja otimizar. Esses especialistas no assunto (SMEs) ajudarão você a determinar as informações críticas em todo o processo, como stakeholders, sequência de etapas, cronogramas, recursos etc. Eles também podem destacar algumas das áreas problemáticas, como gargalos e redundâncias, que podem comprometer a eficiência. Durante essa fase do processo, você deve documentar todas as informações relevantes sobre o processo.  
   
   
3. Descreva o mapa do processo. Durante esta etapa, você vai querer determinar onde o processo atual começa e termina e a sequência de etapas intermediárias. Embora o nível de detalhe possa variar, as informações sobre entradas, saídas, métricas e stakeholders geralmente são incluídas.
   
   
4. Use símbolos básicos de fluxograma para aprimorar o mapa de processos. Refine o mapa de processo atual aproveitando os símbolos básicos do fluxograma. O software de mapeamento de processos geralmente é usado para concluir esta etapa.
   
   
5. Obtenha feedback. Valide o mapa de processo aprimorado com membros da equipe para confirmar a documentação precisa do processo, garantindo que etapas não estejam se repetindo ou faltando. Quando todos stakeholders concordarem sobre as etapas do processo atual, comece a solicitar feedback sobre possíveis otimizações do processo. Isso pode envolver a eliminação de etapas para simplificação ou a incorporação de novas etapas para permitir mais colaboração ou garantia de qualidade.
    
6. Implementar e observar o impacto das mudanças no processo. Realize uma prova de conceito, POC com um subconjunto da equipe antes de implementar amplamente quaisquer mudanças em toda a organização. Isso minimiza o risco para o negócio e oferece a oportunidade de incorporar feedback adicional para otimizar o processo, permitindo que a gestão faça a transição para um novo processo em escala de forma mais suave. O monitoramento regular dos processos permitirá melhorias contínuas ao longo do tempo.

Para mais dicas sobre como criar um mapa de processos eficaz, leia este blog.

O principal objetivo do mapeamento de processos de negócios é auxiliar as organizações a se tornarem mais eficientes e eficazes na realização de uma tarefa ou objetivo específico. Ele alcança isso fornecendo maior transparência sobre a tomada de decisões e o fluxo de processo, o que, por sua vez, ajuda a identificar redundâncias e gargalos dentro e entre os processos. Como os mapas de processo utilizam pistas visuais e símbolos, eles facilitam a comunicação de um processo para um público amplo. Isso pode resultar em um maior envolvimento, já que a documentação extensa pode ser mais tediosa tanto para os responsáveis pela criação quanto para os usuários finais consumirem.

Ao utilizar modelos pré-criados dentro de softwares de mapeamento de processos, as equipes podem colaborar facilmente e pensar em maneiras de otimizar os processos de trabalho, possibilitando a melhoria dos processos de negócios. Dessa forma, as empresas também podem lidar melhor com desafios específicos, como integração e retenção de funcionários ou queda nas vendas.

Alguns benefícios específicos do mapeamento de processos incluem:

• Melhor capacitação para testes e avaliações de cenários
  
  
• Maior padronização e conscientização de funções e responsabilidades
  
  
• Identificação mais fácil dos aspectos vulneráveis de um processo
  
  
• Melhor desempenho da equipe e satisfação dos funcionários
  
  
• Curva de aprendizado mais curta para os funcionários durante o treinamento