Um sistema integrado de gerenciamento de ambientes de trabalho (IWMS) é uma plataforma de software que centraliza todas as áreas de gerenciamento imobiliário e gerenciamento de instalações em uma única plataforma dinâmica e escalável.
Um IWMS utiliza um banco de dados centralizado para simplificar e integrar processos. Portanto, as organizações não precisam mais de múltiplos sistemas e soluções de software díspares, como software de gerenciamento de instalações, ferramentas de gerenciamento de recursos humanos e software de planejamento de recursos empresariais para administrar seus negócios.
A Gartner definiu o termo pela primeira vez em 2004 e considera que IWMS são plataformas que integram as seguintes áreas funcionais:
- Administração de bens e imóveis (incluindo contabilidade de contratos de locação e gerenciamento de arrendamentos)
- Gerenciamento de projetos de capital (como planejamento de capital e gerenciamento de custos e recursos)
- Gerenciamento de instalações (como gerenciamento de espaços, gerenciamento de mudanças e utilização de espaços)
- Gerenciamento de operações e manutenção (como gerenciamento de ativos e de fornecedores)
- Sustentabilidade e gerenciamento de energia (como rastreamento de emissões de carbono e avaliação de consumo energético)
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Uma solução abrangente de IWMS captura e gera dados e métricas relacionados a vários aspectos do gerenciamento de portfólio imobiliário e de instalações, como custos operacionais, consumo de energia, gerenciamento de manutenção, plantas de andar e mais. Em seguida, consolida os dados para oferecer uma visão abrangente de todo o seu portfólio imobiliário e de instalações. A utilização desses dados pode ajudar sua organização a reduzir despesas, adaptar-se rapidamente às mudanças nas demandas dos ocupantes, tomar decisões mais informadas sobre os espaços de trabalho e alcançar metas de sustentabilidade.
Os IWMS são baseados nas funções de tecnologias como software de gerenciamento de instalações assistido por computador (CAFM) e software de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS). O software CAFM é projetado para ajudar a gerenciar e manter todos os aspectos das infraestruturas físicas, incluindo sistemas de reserva e gestão de energia. Da mesma forma, o CMMS utiliza dados para otimizar todas as funções de gerenciamento de ativos e operações de manutenção de instalações, incluindo equipamentos, infraestruturas e outros ativos físicos. Embora as organizações possam usar várias soluções de CAFM e CMMS para gerenciar operações, essas soluções não estão conectadas e não conseguem compartilhar informações, o que pode criar lacunas nos dados e ineficiências nos sistemas.
Uma plataforma IWMS combina a tecnologia CAFM e CMMS em uma única solução, oferecendo uma visão consolidada dos ativos de todo o seu portfólio imobiliário e revelando como eles interagem e se afetam mutuamente.
O sistemas IWMS organizam os dados em um único banco de dados centralizado, o que melhora a tomada de decisões e gera economia de custos. Na verdade, pesquisas mostram que uma solução IWMS pode melhorar a eficiência de uso das instalações em 39,3%, enquanto reduz os custos de manutenção das instalações em 15,2%.1
Com dashboards integrados, aplicativos móveis e interfaces de usuário robustas e responsivas, os IWMS também oferecem uma visão clara do portfólio imobiliário corporativo. Eles possibilitam maior resiliência e eficiência operacional, além de aprimorar os processos de negócios, respondendo facilmente a perguntas como: estamos alocando o espaço de maneira adequada? O sistema de aquecimento e resfriamento precisa de manutenção? Quais contratos de locação estão próximos da renovação?
Além disso, o IWMS adiciona uma camada de automação entre as funções que não é viável com várias soluções. A automação ajuda a reduzir a intervenção manual, processos redundantes e dados imprecisos. Por exemplo, as soluções IWMS automatizam o rastreamento e a avaliação da manutenção de edifícios e ativos, emitindo automaticamente ordens de serviço quando necessário. Esses recursos ajudam a reduzir custos ao minimizar o tempo desde a avaliação e descoberta até a resolução do problema. Resolver rapidamente as questões referentes a instalações e ambientes de trabalho contribui para o aprimoramento do bem-estar geral dessas estruturas, de seus colaboradores, ocupantes e do ambiente laboral.
Com a otimização do gerenciamento de instalações e imóveis proporcionada pelo software IWMS, você pode:
O IWMS ajuda as organizações a monitorar e gerenciar todos os ativos do portfólio ao longo de seu ciclo de vida. Isso permite que as empresas estejam à frente de sua postura em relação à manutenção e ao gerenciamento de serviços. As plataformas de IWMS automatizam os cronogramas de manutenção e reparo e otimizam os fluxos de trabalho para prever e prevenir melhor o downtime dos equipamentos, gerenciar e monitorar o consumo de energia, planejar e executar a manutenção necessária ou implementar novas iniciativas de sustentabilidade. Por exemplo, a manutenção preventiva utiliza dados e análises preditivas de dados para ajudar a identificar e avaliar problemas antes que se tornem questões maiores, reduzindo o downtime e minimizando riscos. Isso mantém os ativos funcionando de forma ideal, o que melhora a eficiência e reduz os custos operacionais.
O software IWMS ajuda você a identificar melhor as necessidades, planejar layouts e gerenciar seus espaços de trabalho, utilizando taxas de ocupação precisas. As ferramentas digitais automatizam tarefas e utilizam seus dados para otimizar plantas de andar, maximizar o uso do espaço e garantir que os ambientes certos estejam disponíveis quando necessário.
Segundo estudos da IDC, a qualidade das experiências dos empregados é 87% mais propensa a melhorar a retenção de funcionários.2 A solução IWMS adequada ajuda a otimizar os módulos de planejamento de espaço em tempo real, garantindo que os escritórios e salas de reunião certos estejam disponíveis quando necessário. As ferramentas digitais ajudam os funcionários a trabalhar melhor no espaço em que estão, fornecendo uma visão em tempo real dos espaços disponíveis, a capacidade de reservar facilmente o espaço certo e solicitar manutenção ou outros serviços. O IWMS também permite que você regule temperaturas, otimize a iluminação e crie áreas de sanitização de fácil acesso.
Com a demanda crescente de funcionários e ocupantes por práticas mais ecológicas, o IWMS possibilita que os gestores de instalações descubram oportunidades para diminuir o consumo de energia e as emissões. O gerenciamento de energia integra controles automáticos de temperatura, alocação de iluminação ajustada à sua ocupação real e plantas físicas, ajudando a reduzir a pegada de carbono geral das suas instalações. Uma solução de software IWMS pode ajudar a melhorar seu consumo de energia em 11,5%.1
O software IWMS consolida as necessidades de administração, gerenciamento e contabilidade de contratos de locação em uma única plataforma. Além disso, ele pode rastrear automaticamente as renovações de contratos de locação em várias localidades e simplificar os acordos de locação, pagamentos e requisitos de contrato e conformidade.
O gerenciamento de espaço é uma prioridade crescente para muitas organizações. Em certas ocasiões, o trabalho e os ambientes de trabalho estão se transformando em uma experiência tanto quanto em um local físico. Mesmo com o aumento de ambientes de trabalho não tradicionais, incluindo arranjos híbridos, ambientes de trabalho digitais e trabalho remoto, é imprescindível criar um espaço de escritório seguro e confortável, com ar e superfícies limpos, além de fortes medidas de segurança.
No entanto, a implementação dessas mudanças exige tecnologia de ponta que está em constante evolução e que, em muitos casos, pode necessitar de grandes reformas. Apesar dos desafios, incluindo a infraestrutura envelhecida, custos e necessidades em mudança, a IDC descobriu que “88% das empresas fizeram ou estão planejando investimentos para atualizar os espaços físicos, tornando-os mais adequados para modelos de trabalho flexíveis.” E que, “até 2025, 90% das novas construções comerciais ou renovações implementarão tecnologia de instalações inteligentes, apoiando ambientes de trabalho flexíveis e melhorando de forma sustentável a experiência dos ocupantes e o desempenho operacional.”3
Com o avanço da tecnologia e a inclusão de mais dispositivos de Internet das Coisas (IoT) nas soluções IWMS, poderá haver a possibilidade de automação adicional. A integração de tecnologia de resposta à demanda automática pode ainda mais automatizar os edifícios para otimizar o uso de energia durante os períodos de pico, ajudando a reduzir o consumo de energia e os custos. Se combinadas com taxas de ocupação em tempo real, as estratégias de redução de carga podem ser personalizadas para necessidades específicas e ajustadas conforme as condições mudam.
O mercado global de IWMS está se expandindo e, com isso, os métodos de construção, as práticas de gerenciamento de instalações e as demandas dos ocupantes por sustentabilidade aumentam a cada ano. Aproveitar os recursos de IA em expansão e a incorporação do setor de IoT nas plataformas IWMS posiciona as organizações para permitir uma automação mais inteligente e práticas preditivas no futuro.
Um IWMS que pode aumentar o desempenho operacional, financeiro e ambiental das instalações e do patrimônio imobiliário.
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Notas de rodapé
1 Integrated Workplace Management System Market Outlook and Forecasts 2021 – 2028 (link externo ao site ibm.com), Mind Commerce, 13 de outubro de 2021
2 Is a New Era Upon Us for Space Management? (link externo ao site ibm.com), IDC, 20 de dezembro de 2022
3 Top 10 Workplace Management Trends (link externo ao site ibm.com), IDC, janeiro de 2022