O que é gerenciamento de instalações?

O gerenciamento de instalações moderno combina aspectos de engenharia e gestão de propriedades com a tecnologia mais recente para ajudar a organização a garantir que os espaços de trabalho os ajudem a atingir os objetivos dos seus negócios principais.

Atualmente, o FM abrange uma ampla gama de funções, incluindo gerenciamento de energia, planejamento de espaço, segurança contra incêndios e serviços de custódia.Com o surgimento da internet, das redes sem fio e da força de trabalho móvel, tecnologias modernas como a inteligência artificial (IA), edifícios inteligentes e a Internet das Coisas (IoT) tornaram-se profundamente integradas.

Os sistemas de gestão de ativos empresariais (EAM) equipados com ferramentas de automação em tempo real ajudam os gerentes das instalações a rastrear o desempenho do ativo e otimizar as estratégias de manutenção em ambientes de trabalho complexos.

Seja gerenciando um único espaço de trabalho ou um portfólio imobiliário internacional, os modernos sistemas de gerenciamento de instalações ajudam a aumentar a eficiência operacional, otimizar o desempenho do ativo e prolongar a vida útil do ativo por meio de ferramentas e tecnologias avançadas.

O gerenciamento de instalações é popular e está em rápido crescimento, com um mercado global atualmente avaliado em US$ 61,08 bilhões. Espera-se que atinja US$ 138,50 bilhões até 2030, refletindo uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 17,8% durante a previsão.¹

As abordagens modernas de gerenciamento de instalações (FM) podem variar amplamente dependendo dos tipos de físicos ativos e ambientes construídos que uma organização precisa manter.

As práticas de FM são normalmente divididas em duas categorias, FM rígido e FM flexível. O FM rígido se concentra na manutenção dos ativos físicos, enquanto o FM flexível se aplica às operações prediais.

O FM rígido é amplamente considerado no setor de FM como a espinha dorsal do gerenciamento de infraestrutura, pois lida com a manutenção de ativos físicos que são críticos para o funcionamento essencial de uma empresa.

A seguir, alguns dos sistemas e componentes mantidos por práticas de FM rígido.

• Sistemas elétricos e hidráulicos: o FM rígido ajuda a garantir o fluxo contínuo e ininterrupto de água e eletricidade em um edifício, bem como a conformidade com as normas vigentes.

• Sistemas de energia: o gerenciamento de energia é um aspecto crítico do FM rígido e ajuda os gerentes de instalação a reduzir os custos e garantir que os ativos físicos sob sua responsabilidade sejam energeticamente eficientes.

• Sistemas de segurança contra incêndio: as práticas de FM rígido mantêm alarmes de incêndio, sprinklers e procedimentos de evacuação que garantem que os edifícios sejam seguros contra incêndios e estejam em conformidade com todas as normas e regulamentos aplicáveis.

• Melhorias e renovações: as práticas de FM rígido garantem que todas as renovações e modernizações (como substituições de telhados, modernizações de elevadores e melhorias de portas e janelas) sejam feitas de forma segura e eficiente.

O FM flexível, conhecido no setor de FM como a camada "humana" ou "operacional" do FM, lida com as operações diárias necessárias para manter as instalações seguras e confortáveis.

Veja abaixo algumas das práticas mais comuns de FM flexível:

• Serviços de limpeza: as práticas de FM flexível regem as soluções de limpeza de um edifício, como lavagem de janelas, aspiração, controle de pragas e gerenciamento de resíduos. Isso ajuda a garantir que os espaços físicos sejam acolhedores e higiênicos.

• Segurança: o FM flexível abrange todas as práticas de segurança do edifício, como o gerenciamento de guardas e a manutenção de sistemas de alarme e câmeras que ajudam a manter a instalação segura.

• Preparação de alimentos: o FM flexível abrange todos os aspectos da preparação e do descarte seguros e eficientes dos alimentos, incluindo máquinas de venda automática, lanchonetes, cafeterias e áreas de cozinha e lavagem de louça.

• Planejamento de espaço: as práticas de FM flexível ajudam os gerentes de instalações a gerenciar a ocupação nos espaços pelos quais são responsáveis, incluindo escritórios e salas de conferência.

• Iniciativas de sustentabilidade: o FM flexível moderno é cada vez mais responsável por qualquer iniciativa de sustentabilidade em torno das operações de construção que as organizações realizam, como o uso de IA para otimizar o uso de água e energia.

Além das duas amplas categorias de gerenciamento de instalações (FM), seis tipos principais de FM estão mais especificamente sintonizados com as necessidades de uma organização. Esses tipos de FM têm características que abrangem tanto o FM rígido quanto o flexível e, às vezes, combinam práticas de ambos.

O gerenciamento de operações é um tipo de FM que se concentra no gerenciamento e na manutenção de ativos físicos, como aquecimento, ventilação e ar condicionado (HVAC), sistemas elétricos, de água e encanamento. Esses sistemas são essenciais para que as instalações funcionem de forma eficaz. Os gerentes de operações baseiam-se principalmente em práticas de FM rígido para manter os ativos pelos quais são responsáveis.

Os gerentes de instalações responsáveis pelas operações normalmente implementam estratégias como manutenção preditiva e reativa para garantir que os ativos funcionem em níveis máximos por longos períodos.O tempo de atividade e o downtime são indicadores-chave de desempenho (KPI) para a maioria dos gerentes de operações, ajudando-os a medir o sucesso de seus programas quase em tempo real.

O gerenciamento de projetos é um tipo de FM que envolve o planejamento estratégico e a execução de atualizações, reformas e iniciativas de modernização que garantem que os edifícios permaneçam seguros e em conformidade à medida que envelhecem.

Instalações antigas costumam deixar de atender às normas, à medida que os regulamentos de construção mudam e novos materiais e tecnologias se tornam disponíveis.Exemplos de projetos comuns de reforma predial controlados por uma equipe de gerenciamento de projetos incluem atualizações em sistemas de aquecimento e refrigeração e a instalação de novas janelas e pisos com eficiência energética. A modernização de pisos e isolamentos antigos também é uma tarefa frequente.

As organizações com um portfólio imobiliário global são muitas vezes responsáveis pela gestão de propriedades em mais de uma região ou país. As ferramentas modernas de software de FM ajudam as empresas a cumprir as regulamentações em constante mudança, independentemente da localização dos edifícios, garantindo ao mesmo tempo que atendam aos seus principais objetivos financeiros e operacionais.

Os gerentes de instalações responsáveis pela manutenção de um grande portfólio contam com sistemas avançados de FM para ajudar na otimização da estratégia de gestão de contratos de arrendamento, reservas de salas, custos de manutenção e outros aspectos críticos para o sucesso. Por exemplo, ferramentas de IA e IOT podem automatizar tarefas repetitivas e intensivas em computação de dados, aumentando a precisão dos registros de manutenção e ajudando a reduzir os custos operacionais.

O gerenciamento de serviços de suporte é um tipo de FM que se concentra nos serviços que mantêm os edifícios seguros e limpos para seus ocupantes. Os gerentes de instalações de serviços de suporte são responsáveis tanto pelas funções de FM rígido quanto flexível, como serviços de limpeza, segurança e alimentação.

Embora muitas vezes não sejam tão complexos ou estratégicos quanto alguns dos outros tipos de FM, os serviços de suporte não são menos cruciais. Uma abordagem sólida nos serviços de suporte ajuda a garantir que as instalações atendam aos objetivos de negócios de uma organização. Ela também permite que os ocupantes se sintam seguros e produtivos em seus espaços de trabalho.

O gerenciamento e a manutenção de edifícios inteligentes é um tipo relativamente novo de FM que está crescendo rapidamente com a disseminação da IoT e tecnologias "inteligentes". Edifícios inteligentes são estruturas projetadas para contar com uma tecnologia digital para automatizar aspectos das operações prediais que tradicionalmente eram gerenciadas manualmente.

De acordo com um relatório recente, o mercado global de edifícios inteligentes foi avaliado em US$ 117,4 bilhões em 2024. Prevê-se que cresça a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 21,2% nos próximos 6 anos, atingindo US$ 548,5 bilhões até 2032.²

O FM para edifícios inteligentes é o tipo de FM mais tecnologicamente avançado, que aproveita sistemas de software avançados. Esses sistemas dependem fortemente de IA, IoT e aprendizado de máquina (ML) para manter uma ampla gama de ativos físicos. À medida que as práticas de FM evoluem para atender às necessidades da tecnologia dos prédios inteligentes, evoluem também as funções normalmente associadas a essa prática.

O gerenciamento integrado de instalações (IFM) é uma abordagem de FM em que um único prestador de serviços assume várias funções de instalação para uma instalação, em vez de vários fornecedores. O IFM ajuda as organizações a obter os serviços essenciais de FM de que precisam (por exemplo, manutenção, segurança, limpeza e outros) sem o incômodo de contratar e supervisionar vários prestadores de serviços.

As abordagens modernas de IFM dependem de sistemas e ferramentas dee EAM, como sistemas computadorizados de gerenciamento de manutenção (CMMS), para gerenciar as tarefas e serviços necessários para a manutenção das instalações. O IFM ajuda as empresas a gerenciar suas necessidades de FM de forma mais centralizada e a combinar fluxos de trabalho para aumentar a eficiência. O IFM geralmente leva a reduções significativas de custos, uma transformação digital mais rápida e custos operacionais mais baixos.

A International Facility Management Association (IFMA) é o maior órgão profissional do mundo para profissionais de gerenciamento de instalações (FM) e oferece educação, networking e certificações para uma ampla gama de funções de FM. Com o surgimento de novas tecnologias e os avanços no projeto de edifícios inteligentes, a IFMA está mudando seus requisitos e a forma como prepara os estagiários para carreiras de FM.

Veja a seguir como algumas funções estão mudando:

• Gerentes de instalações certificados (CFM): instituições reconhecidas globalmente que oferecem certificados de gerenciamento de instalações estão mudando seus programas para garantir que os destinatários sejam treinados em novas tecnologias, como dados em tempo real e automação aprimorada por IA.

• Profissional de gerenciamento de instalações (FMP): embora o FMP seja normalmente uma certificação de nível básico, as competências essenciais exigidas estão, no entanto, deixando de ser habilidades técnicas. Elas estão migrando para recursos mais estratégicos e baseados em dados que atendem às demandas de manutenção de edifícios inteligentes.

• Profissional de instalações de sustentabilidade (SFP): à medida que mais empresas buscam o projeto de edifícios inteligentes para ajudá-las a atingir as metas de sustentabilidade, os SFPs estão se tornando muito procurados no setor. Os SFPs tendem a se concentrar em tipos de FM e abordagens para a estratégia de FM que podem reduzir o uso de energia e o desperdício para acelerar as iniciativas ambientais.

O gerenciamento de instalações (FM) apoia organizações de todos os tamanhos. Ele utiliza as mais recentes tecnologias, ferramentas e abordagens estratégicas para gerenciar suas instalações.Uma função de FM sólido oferece vários benefícios, que são descritos na lista a seguir.

• Menores custos operacionais: um FM sólido ajuda as empresas a reduzir seus resultados otimizando as práticas de gerenciamento de energia e estabelecendo programas de manutenção de ativos mais eficientes por meio da automação de tarefas.

• Aumento da sustentabilidade: o FM ajuda as organizações a atingir as metas de sustentabilidade mais rapidamente, implementando programas de manutenção com eficiência energética e estabelecendo práticas de gerenciamento de resíduos de baixo impacto.

• Melhores experiências para os ocupantes: o FM melhora os aspectos do gerenciamento predial, como iluminação, qualidade do ar e limpeza, que fazem com que os ocupantes se sintam mais bem-vindos e produtivos em seus espaços de trabalho.

• Melhoria da continuidade de negócios: um FM robusto aprimora a capacidade das organizações de manter seus processos de negócios principais durante eventos inesperados, como incêndios, quedas de energia e ataques cibernéticos, uma função conhecida como continuidade de negócios.

• Gerenciamento de propriedades mais estratégico: por meio do monitoramento automatizado da ocupação e da coleta e análise de dados de utilização dos espaços, os sistemas FM modernos ajudam as organizações a otimizar seus espaços de maneira segura e econômica.

O gerenciamento de instalações (FM) enfrenta uma série de desafios à medida que continua evoluindo para atender às necessidades de edifícios maiores, mais complexos e sofisticados.As rápidas mudanças tecnológicas que estão transformando a forma como as empresas e pessoas trabalham amplificam muitos dos obstáculos que devem ser superados em breve.

O FM enfrentará três de seus testes mais significativos nos próximos anos:

1. Aumento dos custos operacionais: a flutuação dos preços da energia, as interrupções nas cadeias de suprimentos globais e a agitação geopolítica estão causando o aumento dos custos operacionais do FM, uma tendência que provavelmente continuará nos próximos anos. As equipes modernas de FM devem encontrar maneiras criativas de equilibrar seus orçamentos, mantendo o desempenho e a segurança das instalações.
2. Aumento da pressão regulatória: muitas empresas enfrentam uma pressão crescente para demonstrar seu compromisso com a construção e manutenção de uma infraestrutura com eficiência energética e com o cumprimento de novas regulamentações ambientais. Atender a essas normas pode significar a integração de novos processos, ferramentas e tecnologias em seus programas de manutenção existentes, um processo que pode ser caro e demorado.
3. Atualização de sistemas legados: modernizar as instalações para que as empresas possam aproveitar a tecnologia dos prédios inteligentes requer um investimento inicial significativo, bem como a reciclagem das equipes de manutenção. Para remodelar os sistemas prediais existentes para aproveitar a IA, a IoT e outras tecnologias, as organizações devem lidar com o possível downtime enquanto as instalações são atualizadas.