Publicado em: 8 de janeiro de 2024
Colaboradores: Gita Jackson, Michael Goodwin
Um fluxo de trabalho digital é um processo realizado eletronicamente usando computadores e software — e frequentemente automação — em vez de manualmente.
Em termos gerais, é uma maneira elegante de dizer que você está usando computadores e tecnologia moderna para trabalhar e aproveitando todos os recursos de um ambiente de trabalho baseado em computador para realizar tarefas. Um fluxo de trabalho manual é aquele feito à mão, sem computadores e software.
Uma vez que uma organização digitaliza um fluxo de trabalho, ele é frequentemente automatizado para reduzir ou eliminar o envolvimento humano. Frequentemente, essa transição para fluxos de trabalho digitais ajuda a tornar os processos mais eficientes e cria tempo para que os funcionários se concentrem em trabalhos de maior valor.Um fluxo de trabalho digital pode ser tão simples quanto enviar uma fatura em PDF por e-mail para um cliente em vez de enviar uma fatura de papel, ou tão complexo quanto automatizar completamente a integração de novos funcionários.
Desde a pandemia de COVID-19, os fluxos de trabalho digitais tornaram-se cada vez mais populares — e indispensáveis — à medida que as organizações fazem a transição para o trabalho remoto. Em um relatório da Insight (link fora de ibm.com), a empresa de pesquisa relatou que um em cada três entrevistados disse que deixariam seu trabalho se o trabalho remoto não fosse mais uma opção. Em uma pesquisa da Statista, mais de 60% das pessoas entrevistadas (link fora de ibm.com) disseram que já trabalham em um local onde os trabalhadores têm a opção de trabalhar em casa.
Hoje, no mundo dos negócios moderno, os fluxos de trabalho digitais são tão comuns quanto os fluxos de trabalho manuais que os precederam.
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Os fluxos de trabalho digitais são usados para melhorar processos em uma ampla variedade de setores e casos de uso. Alguns exemplos incluem:
Em um processo manual, os currículos dos candidatos devem ser analisados à mão, o que pode ser demorado. Com o software de automação, você pode configurar filtros para palavras-chave específicas para ajudar a identificar os melhores candidatos para avançar para a próxima etapa do processo.
A entrega contínua permite que o novo código em um programa que passa por verificações automáticas de qualidade seja adicionado a uma base de código e, em seguida, lançado em produção. A integração contínua pega todas as novas mudanças de código e as combina automaticamente de volta à base de código principal. Fazer mudanças de código manualmente exigiria um processo de aprovação que atrasa substancialmente a implementação das atualizações de código.
Processar pagamentos manualmente geralmente requer colaboração entre diferentes departamentos para garantir que a quantidade correta de dinheiro esteja indo para a pessoa correta. Se uma fatura que precisa de aprovação alcança automaticamente a parte correta para aprová-la, você pode encurtar o tempo necessário para completar essa tarefa.
Para digitalizar e automatizar seus fluxos de trabalho, você precisa entender como os processos funcionam manualmente. Você pode fazer isso realizando uma auditoria de fluxo de trabalho: Você pode fazer isso realizando uma auditoria de fluxo de trabalho:
Criar um mapa de todos os seus processos manuais pode ser difícil e demorado, mas esse processo ajuda a identificar oportunidades de fluxo de trabalho digital para o seu sistema atual de fluxo de trabalho manual.
Processos que exigem muito tempo, mas são repetitivos e relativamente fáceis de completar, são candidatos perfeitos para automação, como a entrada básica de dados.
Existem muitos aplicativos disponíveis para ajudar a digitalizar seu fluxo de trabalho. Embora você possa usar soluções avançadas como inteligência artificial, algumas ferramentas de automação são muito mais simples, como a criação de modelos para facilitar o faturamento.
Uma vez que você tenha identificado os principais processos manuais para automatizar, você pode começar a construir fluxos de trabalho digitais. Algumas áreas comuns para implementação de fluxo de trabalho digital são processos de recursos humanos, como integração de funcionários, processos empresariais, como entrada de dados, e processos financeiros, como aprovação de faturas. Há software de fluxo de trabalho digital que se especializa em cada uma dessas operações de negócios específicas.
Seu novo fluxo de trabalho digital pode não funcionar perfeitamente na primeira tentativa, e isso é normal. Uma vez que um processo específico tenha sido digitalizado, é prudente realizar auditorias regulares de processo para garantir que o fluxo de trabalho esteja funcionando conforme o pretendido e promovendo maior eficiência.
Por exemplo, se você estiver usando um software de automação para selecionar os currículos de candidatos em potencial, mas perceber que está perdendo candidatos talentosos, talvez seja necessário verificar e ajustar as métricas e palavras-chave que o software foi treinado para identificar.
Depois de implementar seu processo, é importante continuar otimizando seus fluxos de trabalho à medida que as necessidades de negócios e as tecnologias evoluem.
Fluxos de trabalho digitais, gerenciamento de processo empresarial (BPM) e automação de processos empresariais (BPA) estão intimamente relacionados. BPA refere-se ao processo de automatizar tarefas repetitivas e demoradas para que os funcionários tenham tempo e energia mental para se concentrar em tarefas mais críticas A automação dessas tarefas ajuda a construir um fluxo de trabalho digital.
BPM é uma filosofia de melhoria do gerenciamento de fluxo de trabalho, alinhando processos empresariais, incluindo fluxos de trabalho digitais automatizados, sob uma estratégia unificadora. Uma prática sólida de BPM que inclui auditorias regulares de fluxo de trabalho ajuda você a entender quais tarefas devem ser digitalizadas e automatizadas.
Transformar seu ambiente de trabalho por meio de fluxos de trabalho digitais pode ajudar sua empresa a economizar tempo e dinheiro. Também pode criar mais transparência na forma como as tarefas são concluídas. Com o tempo, os fluxos de trabalho digitais podem ajudar você a entender como refinar ainda mais seus processos empresariais
Os fluxos de trabalho digitais permitem simplificar e agilizar processos empresariais trabalhosos. Embora nem todos os processos de fluxo de trabalho digital sejam eficientes, muitos tipos de fluxos de trabalho manuais são inerentemente ineficientes.
Por exemplo, fazer toda a sua contabilidade manualmente cria oportunidades para erros humanos e pode consumir muito tempo. A contabilidade digital reduz alguns dos riscos inerentes ao pedir que um ser humano faça seus próprios cálculos.
A automação de fluxo de trabalho digital diminui a quantidade de tempo gasta em tarefas repetitivas, como enviar um e-mail de boas-vindas a um novo contratado durante o processo de integração. Quanto menos tempo for gasto nessas tarefas manuais, mais tempo poderá ser dedicado a tarefas mais essenciais, aumentando a produtividade geral.
Os fluxos de trabalho digitais criam um registro compartilhado que ajuda todos os membros da equipe a se manterem atualizados sobre o progresso de uma tarefa ou processo. Essa transparência ajuda a manter todos os stakeholders responsáveis por sua parte no projeto e ajuda a manter os projetos no caminho certo. Um registro de processo compartilhado também pode ser valioso para esclarecer quaisquer dúvidas ou discrepâncias que possam surgir.
Quando você automatiza processos manuais, também cria dados sobre quanto tempo é gasto nesses processos. Isso pode dar uma ideia melhor sobre onde estão seus gargalos e permitir que você continue ajustando seus fluxos de trabalho.
Durante a pandemia de COVID-19, o trabalho remoto se tornou incrivelmente popular. Enquanto antes o normal era ir ao escritório, cada vez mais os funcionários se ajustaram para passar pelo menos parte do tempo trabalhando fora do escritório. Os fluxos de trabalho digitais são a estrutura do trabalho remoto e, sem eles, isso não seria possível.
Os fluxos de trabalho digitais podem oferecer um valor substancial para sua organização, mas não estão isentos de desafios. Alguns obstáculos comuns incluem:
Para implementar um fluxo de trabalho digital, você precisa entender a tecnologia e como ela beneficia seu ambiente de trabalho. Nem todo software de automação de fluxo de trabalho digital é criado igualmente, e algumas soluções podem não ser apropriadas para seu ambiente de trabalho ou a tarefa em questão.
Por exemplo, se você trabalha em um pequeno escritório onde todos devem comparecer pessoalmente, talvez não precise implementar um fluxo de trabalho digital para reuniões.
Introduzir um novo processo em um fluxo de trabalho muitas vezes requer treinamento ou retreinamento, mas os processos digitais podem ser mais complicados. Não é pecado não saber como lidar com um computador, mas uma transformação digital do seu ambiente de trabalho pode exigir um treinamento que não seja fácil para todos os seus funcionários.
Além disso, os fluxos de trabalho digitais são... digitais. E, especialmente no caso do trabalho remoto, eles exigem computadores e estabilidade de internet que possam suportar os novos fluxos de trabalho. Se um fluxo de trabalho for totalmente digital e seu funcionário não puder acessar as ferramentas de que precisa devido a uma queda de internet, ele não poderá concluir suas tarefas.
Certos processos de negócios não precisam ser digitalizados, ou pelo menos não totalmente. É verdade que a troca de e-mails cria um registro pesquisável de uma conversa que mantém as pessoas responsáveis. Mas se uma decisão precisar ser tomada rapidamente, uma chamada telefônica provavelmente será mais eficiente.
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