O monitoramento da conformidade é o ato de avaliar continuamente se uma organização está cumprindo os requisitos regulatórios, incluindo políticas internas e padrões específicos do setor. Seu objetivo é ajudar as organizações a alcançar conformidade regulatório consistente e evitar áreas de não conformidade.
O monitoramento de conformidade geralmente é considerado uma parte importante do sistema de gerenciamento de conformidade de uma organização e da postura geral de cibersegurança.Isso ocorre porque o não cumprimento dos requisitos de conformidade pode resultar em consequências graves, incluindo multas, interrupções nos negócios e até mesmo um aumento do risco de violações de dados.
A maioria dos reguladores nos EUA e no Reino Unido também exige agora alguma forma de monitoramento de conformidade. Por exemplo, a Autoridade de Conduta Financeira do Reino Unido (link fora de ibm.com) insiste em ter um plano de monitoramento de conformidade antes de aprovar uma empresa no mercado financeiro.
Até o momento, não existem padrões definidos sobre o monitoramento da conformidade, o que torna cada organização responsável por instituir seu próprio programa para essa finalidade. Algumas organizações realizam monitoramento interno, o que significa que são responsáveis por monitorar os riscos de conformidade usando suas próprias políticas e ferramentas internas, enquanto outras terceirizam o processo.
Muitos acham que essas soluções e plataformas de segurança gerenciadas, que usam dashboards, software de conformidade e um alto grau de automação, podem ajudar a simplificar o processo de gerenciamento de conformidade e oferecer mais supervisão, além de uma correção mais rápida.
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Para entender a importância do monitoramento da conformidade, considere o cenário regulatório atual. Em todo o mundo, governos, autoridades comerciais, organizações de padrões do setor e até empresas individuais criaram uma rede de exigências de conformidade que se aplicam a qualquer empresa que opere em sua jurisdição ou setor, independentemente de onde ela esteja sediada.
O não cumprimento dos requisitos de conformidade pode muitas vezes acarretar multas pesadas e problemas legais. Por exemplo, em maio de 2023, a autoridade de proteção de dados da Irlanda impôs uma multa de USD 1,3 bilhão à Meta, com sede na Califórnia, por violações do GDPR (link fora de ibm.com).
Além disso, a alta gerência e outros indivíduos carregam suas próprias responsabilidades regulatórias. Por exemplo, o Sarbanes-Oxley Act (SOX Act), uma lei regulatória dos EUA que visa prevenir fraudes corporativas, estipula que executivos podem enfrentar multas de até USD 1 milhão e dez anos de prisão por certificar um relatório financeiro inexato.
Simplificando, a conformidade é complexa e essa complexidade pode levar as empresas a violarem inadvertidamente as regras de conformidade em suas operações diárias. Eles podem não entender totalmente as nuances dos requisitos de conformidade ao expandir para uma nova região, ou podem ignorar atualizações nas leis de proteção de dados que exigem a divulgação de políticas de privacidade de dados aos clientes.
O monitoramento da conformidade ajuda as organizações a gerenciar esses riscos e se manterem atualizadas sobre o cenário regulatório em constante mudança. Isso economiza tempo e dinheiro, permitindo que elas identifiquem violações em tempo real antes de se tornarem problemas maiores. Também cria maior eficiência organizacional, simplificando o processo complexo de geração de relatórios regulatórios.
Do ponto de vista da segurança, o monitoramento da conformidade também promove um melhor gerenciamento de riscos e transparência organizacional, vantagens que se tornaram cada vez mais críticas à medida que os clientes se preocupam mais com a privacidade de dados e com o potencial de violações de dados. Ao manter a conformidade regulatória, as organizações não apenas se protegem, mas também criam confiança e confiança com os stakeholders.
O monitoramento efetivo da conformidade exige uma abordagem abrangente que envolva uma variedade de stakeholders, políticas e processos de negócios.
Aqui estão algumas etapas comuns a serem consideradas ao elaborar um plano de monitoramento de conformidade:
As avaliações de risco de conformidade ajudam as organizações a identificar possíveis áreas de não conformidade e avaliar os riscos associados a cada uma delas.
Assim, as empresas podem priorizar esses riscos e alocar recursos às áreas que representam a ameaça mais significativa. Por exemplo, setores específicos têm as próprias normas, como HIPAA, para serviços de saúde, ou PCI, para serviços financeiros.
Uma vez identificados os riscos ou problemas de conformidade, o próximo passo é estabelecer uma política de conformidade. Esta política deve fornecer procedimentos claros de conformidade e ser adequadamente comunicada a todos os membros da empresa.
Lembre-se de que uma política de conformidade é crítica para o monitoramento eficaz da conformidade. Ela estabelece as regras de uma organização para um comportamento compatível e legal, enquanto o monitoramento da conformidade verifica se essas regras estão sendo seguidas de forma consistente.
É importante lembrar que a conformidade não é responsabilidade exclusiva da equipe de conformidade. O monitoramento eficaz da conformidade envolve vários departamentos e indivíduos em toda a organização.
O treinamento de funcionários ajuda cada funcionário a entender sua função na manutenção da conformidade de uma organização. O treinamento deve ser realizado regularmente e incluir todos os funcionários relevantes, incluindo a gerência sênior, pois eles são, em última análise, responsáveis por estabelecer o tom e promover uma cultura de conformidade regulatória em toda a organização.
As organizações devem realizar testes regulares para garantir que o programa de monitoramento da conformidade seja eficaz na detecção de vulnerabilidades e no fornecimento de remediação rápida.
Soluções tecnológicas, a exemplo de softwares de gerenciamento de conformidade, como o SIEM, podem ajudar a automatizar esse processo de teste usando monitoramento contínuo, no qual o SIEM coleta e analisa dados de forma contínua e em tempo real para identificar as áreas de não conformidade.
Quando as organizações identificam áreas de não conformidade, elas devem tomar medidas corretivas imediatas e implementar planos de remediação para corrigir o problema e evitar que ele seja recorrente.
As ações corretivas podem incluir a revisão de políticas internas, o aprimoramento do treinamento dos funcionários, a reformulação dos fluxos de trabalho da empresa ou o investimento em soluções melhores de conformidade.
As equipes de conformidade também devem considerar o acompanhamento e a documentação de ações corretivas para garantir que os outros as implementem de forma eficaz e coerente no futuro.
As políticas de conformidade e os planos de monitoramento devem ser revisados e atualizados regularmente para refletir mudanças nos regulamentos ou nas operações de negócios, juntamente com avanços tecnológicos.
A conformidade é um alvo em movimento. Por isso, um programa robusto de monitoramento da conformidade deve ser atual e ágil para responder à evolução dos riscos de conformidade e dos requisitos regulatórios.
Algumas organizações optam por realizar uma auditoria interna, além de uma avaliação de risco. Ao contrário de uma auditoria de conformidade, que é frequentemente realizada por um oficial de conformidade ou pela equipe de conformidade, auditorias internas são geralmente conduzidas por uma firma externa ou pelo departamento de auditoria interna de uma organização, tornando-as completamente independentes.
Devido a essa independência, auditorias internas podem oferecer às organizações, especialmente as maiores, mais rigor e mais verificações e equilíbrios. Elas também podem servir como um registro histórico para atividades de conformidade e até ser compartilhadas com autoridades regulatórias para demonstrar responsabilidade durante uma auditoria regulatória.
O monitoramento de conformidade é um processo dinâmico que usa sistemas manuais e automatizados e muitas vezes envolve auditorias e avaliações.
Embora haja muitos benefícios, a implementação de um sistema eficaz de monitoramento de conformidade pode ter seus desafios.
Alguns deles incluem:
Falta de recursos: o monitoramento da conformidade exige recursos financeiros, humanos e técnicos significativos. As empresas menores podem ter dificuldades para alocar recursos suficientes para o monitoramento da conformidade, tornando difícil manter a conformidade com os requisitos regulatórios.
Complexidade da regulamentação: Manter-se atualizado com as regulamentações pode ser confuso e esmagador.O monitoramento de conformidade frequentemente exige que as empresas entendam e adiram a requisitos e padrões complexos em várias jurisdições, especialmente corporações multinacionais operando em ambientes regulatórios.
Processos manuais: o monitoramento da conformidade pode ser demorado. Processos tradicionais de gerenciamento de conformidade dependem fortemente de processos manuais, levando a maior complexidade, erros e imprecisões, e a longo prazo, requisitos de conformidade não atendidos, violações regulatórias e interrupções operacionais.
Falta de responsabilidade: O monitoramento de conformidade exige um alto grau de responsabilidade, tanto no nível individual quanto organizacional.Os funcionários precisam entender a importância da conformidade e assumir responsabilidade por suas ações, enquanto a liderança precisa priorizar a conformidade e reiterar continuamente sua política de conformidade.
Complexidade da integração: a implementação de um programa eficaz de monitoramento da conformidade requer a combinação de dados de vários sistemas de negócios, incluindo softwares de gerenciamento de conformidade, softwares de análise de dados, ferramentas de relatórios e data warehouses. Pode ser um desafio integrar totalmente essas tecnologias, levando a problemas de precisão de dados, duplicação e lacunas de conformidade.
As formas mais comuns de soluções de conformidade são abordagens internas, de terceiros e híbridas.
O monitoramento interno da conformidade oferece às organizações um alto grau de controle e personalização sobre suas iniciativas de conformidade. As empresas podem desenvolver sistemas personalizados que se alinham às suas necessidades comerciais e têm controle direto sobre a segurança de seus dados.
Embora haja custos iniciais envolvidos na instalação do sistema de monitoramento da conformidade, as despesas contínuas podem ser menores quando ele estiver em vigor. Ainda assim, as organizações devem investir na criação de monitoramento interno e conhecimento especializado, o que pode representar um comprometimento significativo de recursos.
Soluções de monitoramento de conformidade de terceiros trazem experiência especializada para as organizações. Esses provedores se mantêm atualizados com a evolução das regulamentações e dos padrões do setor e frequentemente fornecem relatórios de conformidade atualizados.
As soluções de conformidade de terceiros também costumam ser mais escaláveis, tornando-as adequadas para uma variedade de tamanhos de empresas. Esses provedores costumam usar dashboards e monitoramento contínuo para ajudar as organizações a manter uma visão em tempo real do status de conformidade. Essa visibilidade em tempo real ajuda a identificar e resolver a não conformidade prontamente, aprimorando a capacidade da organização de demonstrar responsabilidade.
Além disso, a terceirização do monitoramento da conformidade pode liberar recursos internos, permitindo que as organizações se concentrem em suas atividades principais.
Os serviços de gerenciamento de eventos e informações de segurança (SIEM) são uma forma popular de software de gerenciamento de conformidade. Esses serviços oferecem muitos dos benefícios mencionados acima e costumam dar às empresas acesso a especialistas em cibersegurança que se especializam em monitorar, mitigar e responder a vulnerabilidades e riscos de conformidade.
Algumas organizações também podem optar por uma abordagem híbrida, combinando o conhecimento interno com ferramentas de terceiros, como software de conformidade, para atingir um equilíbrio que atenda às suas necessidades.
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Conformidade de dados é o ato de manipular e gerenciar dados pessoais e sensíveis de maneira que adere a requisitos regulatórios, padrões da indústria e políticas internas envolvendo segurança e privacidade de dados.
O gerenciamento de informações e eventos de segurança, ou SIEM, é uma solução de segurança que ajuda as organizações a reconhecer e abordar possíveis ameaças e vulnerabilidades de segurança antes que elas tenham a chance de interromper as operações comerciais.