Um sistema de gerenciamento de conformidade (CMS) é um sistema integrado usado para atender aos requisitos regulatórios, políticas internas e padrões do setor. Um CMS eficaz ajuda as organizações a evitar áreas de não conformidade e alcançar conformidade regulatória contínua.
Como o nome sugere, um sistema de gerenciamento de conformidade é exatamente isso—um sistema. Não consiste em uma única peça específica de tecnologia ou processo, mas sim em uma coleção de ferramentas, processos de negócios e controles internos que trabalham juntos para reduzir o risco de conformidade e ajudar as organizações a cumprirem suas responsabilidades de conformidade. Um sistema de gerenciamento de conformidade pode incluir desde avaliações de risco até treinamentos de conformidade.
Ter um sistema de gerenciamento de conformidade eficaz é essencial para os esforços de conformidade de uma organização e para sua estratégia mais ampla de gerenciamento de riscos. Essa necessidade se deve ao fato de que a não conformidade com os requisitos regulatórios pode resultar em consequências graves, incluindo multas, interrupções nos negócios e aumento do risco de violação de dados.
Hoje, os sistemas de gerenciamento de conformidade frequentemente trabalham com um alto grau de automação e identificam proativamente riscos potenciais, permitindo que as organizações tomem medidas corretivas imediatas e lidem com problemas de conformidade em tempo real.
O gerenciamento da conformidade e os sistemas de gerenciamento da conformidade estão intimamente relacionados, embora sejam tecnicamente separados.
O gerenciamento de conformidade refere-se à estratégia mais ampla que uma organização emprega para aderir às regulamentações. No entanto, um sistema de gerenciamento de conformidade (CMS) é o conjunto prático de ferramentas e controles usados para automatizar e simplificar esses processos de conformidade. Em outras palavras, o gerenciamento de conformidade é a abordagem geral, enquanto um CMS é a solução prática.
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Atualmente, as organizações enfrentam um número crescente de regulamentações de conformidade em diversos setores e jurisdições. Essas regulamentações são frequentemente complexas e específicas de cada setor, como HIPAA para o setor de saúde, ou específicas de uma região, como GDPR para a União Europeia.
O não cumprimento desses requisitos legais pode frequentemente trazer multas pesadas e problemas legais. Por exemplo, em maio de 2023, a autoridade de proteção de dados da Irlanda impôs uma multa de USD 1,3 bilhão à Meta, sediada na Califórnia, por violações do GDPR.
Além disso, as atitudes dos consumidores em relação às questões de conformidade e cibersegurança estão mudando. Em um estudo recente da McKinsey, 85% dos entrevistados disseram que era importante conhecer a política de privacidade de dados de uma empresa antes de fazer uma compra. As empresas estão começando a ver que a conformidade não é apenas o preço a pagar para fazer negócios; pode até ser benéfico para os negócios.
Ainda assim, atender às regulamentações de conformidade pode ser desafiador. Muitas organizações estão cada vez mais globais e têm vários escritórios em todo o mundo com funcionários e clientes em várias regiões, todos com diferentes requisitos regulatórios. Essas organizações podem achar difícil ficar à frente dos requisitos de conformidade, especialmente porque as leis e regulamentos continuam a mudar com o advento de novas tecnologias. As organizações também correm o risco de introduzir camadas adicionais de complexidade de conformidade sempre que adicionam uma nova iniciativa de negócios ou método de manipulação de dados.
Um sistema de gerenciamento de conformidade (CMS) ajuda as organizações a enfrentar esse complexo cenário regulatório e a permanecer em conformidade. Ele facilita a verificação automática de áreas de não conformidade quase em tempo real e a resposta às mudanças nas regulamentações e requisitos legais.
Um CMS eficaz também permite que as organizações padronizem seus esforços de conformidade em todas as regiões e personalizem sua abordagem para manter a conformidade com regulamentações e padrões específicos do setor. Mais amplamente, um CMS também ajuda a impor padrões éticos e estabelecer uma cultura de conformidade e responsabilidade corporativa.
Embora um CMS eficaz possa incluir muitos elementos, ele geralmente se concentra nestes três componentes:
O conselho de administração se concentra na criação de uma cultura de conformidade de cima para baixo. Dadas suas muitas outras responsabilidades, elas podem não querer priorizar a conformidade; no entanto, elas são, em última instância, responsáveis pelo desenvolvimento e administração de um programa de gerenciamento de conformidade.
Depois de criar um CMS eficaz, eles devem comunicar as políticas à alta administração e a todos os outros stakeholders na empresa e além, incluindo contratados e prestadores de serviços terceirizados.
Somente com a supervisão do conselho, as organizações podem mostrar que estão levando a sério os esforços de conformidade e criar políticas uniformes que permitem que todos na organização cumpram as leis e regulamentos federais de proteção ao consumidor.
A gerência sênior também pode indicar um diretor ou gerente de conformidade para liderar a função de conformidade e garantir uma supervisão gerencial eficaz. Esses líderes geralmente se reportam direta e continuamente ao Conselho de Administração para mantê-lo informado sobre as questões de conformidade, o que lhes permite fazer ajustes estratégicos e táticos no programa de gerenciamento de conformidade, conforme necessário.
Algumas responsabilidades dos responsáveis pela conformidade podem incluir:
Estabelecer e implementar políticas e procedimentos de conformidade
Garantir que tanto o gerenciamento quanto a equipe passem por treinamento completo sobre leis e regulamentos de proteção ao consumidor
Avaliação de problemas emergentes de conformidade e novos riscos potenciais
Tratar as reclamações dos consumidores através de um processo de resposta a reclamações de consumidores padronizado e bem documentado
Comunicar atividades de conformidade e conclusões da auditoria de conformidade ao Conselho
Tomar as medidas necessárias para implementar ações corretivas e atualizar continuamente o programa de conformidade
O programa de conformidade é o coração de um sistema de gerenciamento de conformidade. Serve como o hub central para projetar e implementar todos os controles e contramedidas de conformidade. Tipicamente, esses programas incluem políticas, procedimentos e práticas estruturadas, incluindo controles internos e processos de conformidade, aplicados pela alta administração.
Um programa de conformidade bem projetado pode incluir avaliações de risco, treinamento de funcionários, mecanismos de relatórios, ações corretivas, bem como auditorias e monitoramento de conformidade.
Os funcionários devem consultar o programa de conformidade como guia oficial de conformidade. Dessa forma, todos operam a partir do mesmo conjunto de padrões e cumprem de forma consistente e precisa suas responsabilidades de conformidade. Por esse motivo, também é essencial criar um programa de treinamento de conformidade estruturado para que os funcionários saibam suas responsabilidades e possam se alinhar às diretrizes de conformidade atuais e às políticas internas.
As organizações também devem considerar estabelecer estruturas de relatórios consistentes e transparentes. Isso aumenta a eficiência e a comunicação e permite que as equipes de conformidade atribuam tarefas aos membros da equipe apropriados com fluxos de trabalho claros que rastreiam solicitações e ações corretivas.
As reclamações do consumidor podem ajudar as organizações a identificar possíveis problemas de conformidade regulatória. Frequentemente, os clientes são os primeiros a identificar riscos potenciais, e responder a essas reclamações rapidamente pode inspirar a fidelidade do cliente e, ao mesmo tempo, ajudar as organizações a tomar medidas corretivas rápidas para evitar penalidades regulatórias. Além disso, as autoridades reguladoras geralmente examinam como as organizações lidam com as reclamações dos consumidores, portanto, responder de forma rápida e eficaz pode ajudar a melhorar a conformidade e a posição regulatória de uma organização.
As auditorias de conformidade também são componentes essenciais de qualquer sistema de gerenciamento de conformidade. Sejam internas ou externas, essas auditorias envolvem uma avaliação imparcial da conformidade de uma organização e da aderência às políticas internas, procedimentos e requisitos regulatórios. Elas são cruciais para manter a conformidade contínua e identificar possíveis riscos de conformidade.
Para auditorias externas, auditores externos imparciais geralmente fornecem uma revisão independente das políticas e protocolos de conformidade. Em contraste, o departamento de auditoria interna de uma organização normalmente realizará uma auditoria interna. Ambos os tipos de auditoria são imparciais e devem concluir com relatórios de auditoria que descrevem descobertas e sugestões de melhoria.
Devido à sua independência, auditorias de conformidade podem oferecer às organizações, especialmente as maiores, rigor adicional de conformidade e mais verificações e equilíbrios. Elas também podem servir como um registro histórico para atividades de conformidade e até ser compartilhadas com autoridades regulatórias para demonstrar responsabilidade durante uma auditoria regulatória.
Embora as auditorias de conformidade possam ser estressantes, as organizações podem ajudar a simplificar o processo estando bem versadas nos padrões relevantes e mantendo registros organizados para ajudar os auditores a localizar rapidamente as informações necessárias.
Entre auditorias de conformidade, as organizações podem realizar avaliações de risco e monitoramento contínuo da conformidade.
O monitoramento de conformidade envolve a vigilância ativa das operações para identificar áreas de não conformidade. Ele ajuda as organizações a aderirem aos requisitos regulatórios e a protegerem os interesses dos consumidores em tempo real. Quando surgem riscos potenciais, o monitoramento de conformidade ajuda a detectá-los mais cedo, e então realiza ações corretivas rápidas e medidas de remediação para evitar a recorrência.
Outros métodos de monitoramento de conformidade incluem entrevistas com funcionários, revisão de políticas e procedimentos, avaliação da eficácia do treinamento e comparação das práticas reais com as divulgações externas. Essas medidas podem ajudar as organizações a monitorar os esforços de conformidade em tempo real e a ajustar seu sistema de gerenciamento de conformidade conforme necessário.
Para implementar um sistema de gerenciamento de conformidade (CMS) eficaz, as organizações devem considerar adotar uma abordagem estratégica que comece a entender suas necessidades de negócios e continue por meio da implantação e do suporte contínuo.
As etapas comuns a serem consideradas incluem:
Antes de adotar um CMS, entenda seus objetivos de conformidade e gerenciamento de riscos para orientar a seleção e configuração do seu CMS. Por exemplo, se você é uma instituição financeira, identifique se a adesão a determinados frameworks regulatórios, como ISO ou SOX, é necessária. E então escolha ferramentas de gerenciamento de conformidade que incluam ferramentas específicas do setor e software de GRC (governança, risco e conformidade).
Depois de identificar suas necessidades, personalize seu CMS. Essa personalização pode incluir ajustar o sistema para se adequar à sua estrutura organizacional ou aos processos de negócios, atribuir funções para usuários ou integrá-lo sem dificuldades aos fluxos de trabalho e ferramentas de conformidade existentes.
Como mencionado, um CMS eficaz requer o apoio do conselho de administração e da alta administração. Envolva esses stakeholders no início do processo e deixe claras suas responsabilidades. Se os líderes não estiverem envolvidos—ou não entenderem seus papéis—pode ser difícil criar uma cultura de conformidade e evitar erros durante a implementação.
Lembre-se de que a conformidade é um processo contínuo envolvendo toda a organização. Realize sessões completas de treinamento de funcionários para mostrar aos funcionários como navegar pelo CMS com confiança. Considere também lembrar os funcionários do "porquê" por trás dos esforços de conformidade e compartilhar os riscos e as repercussões de não conformidade.
Para enfatizar ainda mais a importância da conformidade, estabeleça linhas claras de responsabilidade. Durante cada estágio do ciclo de vida do programa de conformidade, deixe claras as expectativas dos funcionários e, em seguida, aplique ativamente os protocolos disciplinares.
Manter um CMS eficaz é um processo contínuo. Priorize o aprimoramento e o monitoramento contínuos da conformidade para manter o sistema relevante para as necessidades de conformidade da sua organização.
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