O que é o gerenciamento de ativos de software (SAM)?

O gerenciamento de ativos de software (SAM) é um conjunto de práticas para planejar, gerenciar e otimizar ativos de software em todo o ciclo de vida.

O SAM adota uma abordagem estratégica para a compra, implementação, manutenção, uso e descarte das aplicações de software de uma organização. Envolve auditorias de software, gerenciamento de inventário, conformidade de licenças e outras atividades. Como parte de uma estratégia de TI eficaz, o SAM ajuda as organizações a simplificar suas operações, reduzir desperdícios e custos, limitar riscos e maximizar o valor de seus investimentos em software.

O SAM começou a tomar forma no final da década de 1980, quando as organizações começaram a implementar software para uso comercial em maior número. Com o tempo, progrediu da conformidade básica de licenças para a gestão do ciclo de vida completo do software. O SAM avançou ainda mais no início dos anos 2000, pois a introdução do software como serviço (SaaS) e da computação em nuvem apresentaram novos desafios.

Atualmente, os gerentes de ativos de software e outros estão adaptando sua abordagem ao SAM. Agora, eles devem responder por um ecossistema de tecnologia mais complexo que inclua inteligência artificial (IA), ferramentas de automação e software colaborativo de código aberto.

O gerenciamento de ativos de software oferece às organizações melhor visibilidade de seus ativos de software e ajuda a garantir que eles estejam sendo usados de forma eficiente, eficaz e responsável.

As organizações dependem cada vez mais do software para impulsionar as operações. Mas eles estão realmente usando todos as aplicações? E eles estão usando aplicações de forma eficiente e com todo o seu potencial? Sem uma gestão adequada, as empresas carecem de transparência sobre quais ativos de software possuem e como estão sendo implementados dentro da empresa. Eles acabam gastando demais em aplicações e podem se tornar vulneráveis a auditorias e penalidades se o software for mal utilizado.

Com uma estratégia de SAM, as organizações podem descobrir licenças de software não utilizadas ou subutilizadas. Essa descoberta permite que a organização otimize as compras e garanta a economia de custos. O SAM também oferece suporte à tomadas de decisões embasadas sobre novos investimentos e relacionamentos com fornecedores de software. De acordo com o Gartner, a integração eficaz de SAM e operações financeiras (FinOps) em uma função de governança central pode reduzir o desperdício financeiro de investimentos em software e nuvem em 60% até 2026.¹

As soluções de SAM também podem ajudar as organizações a evitar problemas legais e multas. Por exemplo, as práticas de SAM podem ajudar a garantir que as organizações permaneçam alinhadas com os termos dos contratos de licenciamento de software, o que as ajuda a evitar as consequências negativas da não conformidade.

Os principais recursos de um programa SAM eficaz são:

• Inventário de software
• Monitoramento de uso
• Gerenciamento de licenças
• Processos de aquisição
• Auditorias de software
• Gerenciamento de ciclo de vida

As práticas de inventário de software envolvem rastrear e organizar sistematicamente os ativos de software de uma organização. Essas atividades se concentram na identificação de todo o software instalado, incluindo aplicações locais, baseados em nuvem e de software como serviço (SaaS).

As organizações podem utilizar ferramentas automáticas como parte de um processo de descoberta para verificar se há software instalado em dispositivos, de servidores a desktops, laptops e dispositivos móveis. Um banco de dados de inventário centralizado pode rastrear detalhes como datas de instalação de software, versões e licenças. Esse rastreamento centralizado permite uma melhor compreensão dos direitos do software, ou do software que a empresa possui ou está autorizada a utilizar.

O monitoramento de uso envolve rastrear como o software é usado em uma organização. Os dados são coletados por meio de ferramentas que monitoram métricas de atividade de software, como frequência de uso, duração do uso e padrões gerais de acesso. Esses dados permitem que as organizações identifiquem softwares subutilizados ou redundantes e eliminem custos desnecessários de software. Para soluções SaaS e baseadas em nuvem, o SAM visa monitorar métricas de consumo, como usuários ativos ou armazenamento de dados, para otimizar os planos de assinatura.

O gerenciamento de licenças envolve a garantia da conformidade com os contratos de licenciamento e a otimização do uso das licenças. As Organizações devem verificar regularmente se o uso do software cumpre os termos de licença, evitando o uso excessivo (excesso de licenças) ou instalações não autorizadas (sublicença). As práticas de SAM analisam todas as autorizações de software e incluem o rastreamento de tipos de licenças (como licenças perpétuas versus assinaturas) e o monitoramento da conformidade com os contratos com fornecedores.

Assim, as organizações podem otimizar o licenciamento, realocando ou eliminando licenças não utilizadas e consolidando licenças relacionadas sempre que possível. Eles também podem automatizar renovações, quando apropriado, para ajudar a evitar lacunas disruptivas no acesso ou serviço.d

Os processos de aquisição de software otimizam as compras e renovações de software. Ao centralizar os esforços de compras, as organizações podem ajudar a controlar os custos e evitar compras redundantes. Eles também podem implementar processos de aprovação para aquisições de software para garantir o alinhamento com o orçamento e as metas.

Esses esforços podem ajudar a construir relacionamentos mais fortes com fornecedores e simplificar a gestão de contratos. Elas também podem ajudar a evitar a disseminação interna de TI invisível, ou produtos e ferramentas de software que são usados pelos funcionários sem o conhecimento ou supervisão da empresa.

Auditorias regulares de software permitem que as organizações examinem proativamente seu inventário geral de software, licenças e conformidade com contratos de fornecedores. O processo de auditoria pode incluir a verificação cruzada do software instalado nos dispositivos da empresa com um inventário centralizado. Dessa forma, os auditores podem identificar aplicações não autorizadas ou desatualizadas.

Reavaliar periodicamente o uso e confirmar a conformidade da licença é uma forma fundamental de prevenir possíveis riscos e garantir a eficiência de custos. Manter as redes de software prontas para auditoria facilita o tratamento de consultas e avaliações à medida que elas surgem.

O gerenciamento do ciclo de vida ajuda a garantir o uso ideal do software e a conformidade desde a aquisição até a descontinuação. Esse processo inclui a aquisição do software certo para as necessidades do negócio pelo melhor preço possível de fornecedores preferenciais. Também inclui garantir a instalação e configuração autorizadas nos dispositivos necessários e agendar atualizações, patches e manutenção regulares.

Quando o software chega ao fim de ciclo, as práticas de SAM ajudam a aposentá-lo sem problemas, removendo instalações, rescindindo licenças e garantindo a remoção segura dos dados. Várias ferramentas de SAM podem automatizar o rastreamento da implementação de software e a geração de relatórios durante todo o ciclo de vida do software para melhorar a transparência e o controle dos ativos.

Diversas ferramentas e tecnologias de gerenciamento de ativos de software podem tornar a implementação e o gerenciamento de processos de SAM mais eficientes e precisos. Essas tecnologias são:

• Ferramentas de inventário de software: as organizações podem utilizar ferramentas de inventário de software e ferramentas de descoberta para escanear e identificar automaticamente o software instalado em todos os dispositivos, criando um inventário centralizado.
  
  
• Sistemas de gerenciamento de licenças: esses sistemas centralizados ajudam no gerenciamento de licenças de software, incluindo direitos de uso e renovações. Eles ajudam a garantir a conformidade com os contratos de licenciamento.
  
  
• Ferramentas de medição de software: essas ferramentas monitoram e medem o uso do software e podem oferecer valiosos insights sobre o uso. Eles podem ser integrados a dados em tempo real ou usados para identificar padrões de longo prazo ao longo do tempo.
  
  
• Programas de gerenciamento de serviços de TI (ITSM ): essas soluções mais abrangentes de gerenciamento de serviços de TI integram hardware, software e ativos de nuvem para um gerenciamento mais amplo de fluxo de trabalho. Elas oferecem gerenciamento de serviços corporativos de ativos e processos de TI e tecnologia operacional (OT).

As empresas podem usar inteligência artificial (IA) no SAM para aprimorar a tomada de decisões e otimizar o uso e as despesas de software. As ferramentas impulsionado por IA podem detectar e categorizar ativos de software nas redes, reduzindo a necessidade de rastreamento manual e facilitando a manutenção de um inventário abrangente. A análise impulsionada por IA pode apresentar insights sobre os padrões de uso de software, ajudando as organizações a identificar licenças subutilizadas e oportunidades de redução de custos. E a análise preditiva de dados ajuda as ferramentas de IA a antecipar as necessidades futuras de software com base em dados históricos e em tempo real.

Talvez o maior ponto forte da IA para as práticas de SAM seja a automação. A tecnologia pode ser usada para automatizar tarefas de rotina, como rastreamento de licenças e verificações de conformidade, liberando recursos para atividades mais estratégicas e evitando erros humanos ao longo do caminho.

Os padrões e as melhores práticas de SAM são estabelecidos por vários órgãos do setor, como a Organização Internacional para Normatização (ISO) e a Associação Internacional de Gerentes de Ativos de TI (IAITAM). Essas organizações oferecem diretrizes para implementar programas SAM eficazes e garantir a conformidade com os contratos de licenciamento. A Information Technology Infrastructure Library (ITIL) é um conjunto de melhores práticas para Gerenciamento de serviços de TI, incluindo orientações sobre processos de SAM.

O SAM é apenas um elemento na gestão geral das operações de tecnologia da informação. É um subconjunto do gerenciamento de ativos de TI (ITAM).

ITAM é o rastreamento e gerenciamento de ponta a ponta de todos os ativos de TI. Pode ser dividido em: 

• Gerenciamento de ativos de software (SAM), que se concentra especificamente em ativos de software.
• Gerenciamento de ativos de hardware (HAM), que se concentra em ativos de hardware, como computadores, dispositivos móveis e servidores.