Sobre as Cookies neste site Nossos sites requererem alguns cookies para funcionarem corretamente (obrigatório). Além disso, outros cookies podem ser usados com seu consentimento para analisar o uso do site, melhorar a experiência do usuário e para publicidade. Para obter mais informações, revise as opções de. Ao visitar nosso website, você concorda com nosso processamento de informações conforme descrito nadeclaração de privacidade da IBM. Para proporcionar uma navegação tranquila, suas preferências de cookie serão compartilhadas nos domínios da web da IBM listados aqui.
O que é fluxo de trabalho de documentos?
Publicado: 05 Agosto 2024
Colaboradores: Tim Mucci, Cole Stryker
Um fluxo de trabalho de documentos é o sistema que gerencia como os documentos circulam dentro de uma organização. Um fluxo de trabalho de documentos eficaz ajuda a garantir que todo o pessoal necessário tenha acesso e controle sobre os documentos em uma framework simplificada que apoia a governança segura. Um fluxo de trabalho de documentos bem planejado ajuda os funcionários a acessarem rapidamente os documentos de que precisam para operar com máxima eficiência, mantendo o acesso limitado aos usuários apropriados.
Por que o fluxo de trabalho de documentos é importante?
Documentação é a memória de uma organização. Um bom gerenciamento de documentos preserva melhores práticas, decisões históricas e experiências passadas. Garantir que esse conhecimento institucional esteja prontamente acessível aos funcionários atuais e futuros reduz o tempo desperdiçado na busca de documentos e evita trabalho duplicado.
As organizações geram volumes significativos de documentos essenciais que exigem um gerenciamento diligente, como rastreamento de versões e armazenamento seguro. Um documento que não pode ser facilmente localizado é praticamente inexistente, o que enfatiza a importância da indexação adequada e da aplicação de metadados apropriados para garantir a recuperação. Quando os documentos são bem gerenciados, eles promovem uma cultura organizacional de colaboração, transparência e eficiência nas práticas de trabalho.
Saiba por que a conversão de dados analógicos em formatos digitais é uma etapa essencial na transformação do fluxo de trabalho de uma organização.
Melhores práticas para um bom fluxo de trabalho de documentos
Imagine um cenário em que todos os documentos de uma organização são armazenados em pastas separadas, acessíveis a todos e espalhados por vários departamentos. Essa estrutura tornaria a localização e a segurança dos documentos extremamente desafiadoras.
O princípio fundamental do fluxo de trabalho de documentos é identificar quais partes dentro da organização precisam acessar os documentos e garantir que esse acesso seja seguro e fácil. Estabelecer procedimentos claros para criar, armazenar e gerenciar documentos é a base de um fluxo de trabalho de documentos eficaz.
A implementação desses procedimentos requer colaboração em diversas funções dentro da organização. Os departamentos de Recursos Humanos, Jurídico e de TI são essenciais para a configuração de controles de acesso, sistemas de classificação de documentos e soluções de armazenamento seguro. É fundamental que todos os envolvidos compreendam a lógica por trás de cada etapa do processo.
Compreender a importância de metadados precisos, os motivos para incluir documentos específicos e a necessidade de controle de versão adequado pode aumentar significativamente o engajamento e a adesão ao fluxo de trabalho. Esclarecer o papel de cada pessoa no processo fortalece ainda mais esse efeito.
Para que um fluxo de trabalho de documentos seja considerado eficaz, ele deve fornecer respostas sólidas e consistentes a várias perguntas fundamentais:
- Como a organização equilibra as permissões com as necessidades de segurança de documentos confidenciais?
- Quais tipos de documentos estão incluídos no fluxo de trabalho?
- Quando e como novos documentos são introduzidos no sistema?
- Onde estão armazenados os documentos e como eles são organizados? Isso é feito por metadados, usando um sistema de controle de versão ou ambos?
Abordar essas questões ajuda as organizações a estabelecer fluxos de trabalho transparentes que rastreiam cada etapa de um documento, destacando quaisquer gargalos, atrasos ou ineficiências. A documentação completa desses fluxos de trabalho facilita o monitoramento dos principais indicadores de desempenho (KPIs), como o tempo médio necessário para concluir as aprovações, o número de ciclos de revisão necessários e a porcentagem e os tipos de documentos que são processados mais rapidamente do que outros.
Além disso, os fluxos de trabalho buscam determinar quem é responsável por cada etapa do ciclo de vida do documento, promovendo a responsabilização e simplificando o acompanhamento do progresso. Considere um fluxo de trabalho de documentos projetado para aprovar materiais de marketing. Esse fluxo de trabalho especificaria quem redige o documento inicial, quem o revisa quanto ao conteúdo e design e quem está envolvido na hierarquia de aprovação. Ao monitorar o progresso desses documentos, uma organização pode atribuir KPIs para identificar áreas de melhoria, obter insights sobre o processo de aprovação e refinar as diretrizes de revisão para aumentar a clareza e a eficiência.
Entenda o fluxo de trabalho de documentos em cinco etapas
Um fluxo de trabalho de documentos simplificado é essencial para a segurança, o crescimento e os insights de uma organização. Usando a automação do processamento de faturas de contas a pagar como exemplo, aqui estão as quatro etapas para o gerenciamento eficaz do fluxo de trabalho de documentos:
Entenda o papel dos metadados
Os metadados são uma camada rica de informações que permite que os sistemas de gerenciamento de documentos compreendam e processem os documentos de forma eficaz. Os metadados de um documento contêm detalhes como quem o criou, data de criação, nome do fornecedor, número da fatura, palavras-chave e até mesmo pontos de dados extraídos, como o valor total devido. O fornecimento de contexto e estrutura permite que o DMS automatize tarefas, agilize a recuperação e garanta um processo suave e eficiente.
Automatize a entrada de documentos
Tradicionalmente, as faturas chegam por correio ou e-mail, exigindo a entrada manual de dados no sistema de contabilidade—um processo lento e sujeito a erros, sem um repositório central. Ao implementar a automação, os fornecedores podem enviar faturas eletronicamente e a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) extrai automaticamente dados importantes. A tecnologia de OCR depende de metadados incorporados para identificar o documento como uma fatura. Isso permite a extração automática de dados de informações cruciais, como nome do fornecedor, número da fatura e valor total. Esta etapa inicial reduz significativamente os erros de entrada e acelera o processo.
Armazene tudo que vale a pena armazenar
Antes da automação, o manuseio das faturas envolvia o arquivamento de cópias em papel ou a digitalização e o armazenamento em pastas locais ou em um diretório compartilhado, o que tornava a recuperação complicada. Após a automação, todas as faturas são armazenadas em um sistema de gerenciamento de documentos (DMS). O DMS usa metadados para armazenamento e categorização eficientes. Ao marcar as faturas com metadados relevantes, como nome do fornecedor, data e número da fatura, o sistema garante a recuperação fácil e elimina a necessidade de organização manual.
Garanta a rápida recuperação de documentos
Na era da pré-automação, encontrar uma fatura específica, especialmente em sistemas baseados em papel, era demorado. Com a automação, a pesquisa de faturas específicas fica mais rápida com a ajuda dos metadados. Os usuários podem utilizar critérios de pesquisa como nome do fornecedor, intervalo de datas ou número da fatura, permitindo que o DMS identifique o documento relevante em segundos.
Use as ferramentas certas
Tradicionalmente, o gerenciamento de faturas pode depender de e-mails e planilhas, levando a dados isolados e aumentando os riscos de segurança. No entanto, um fluxo de trabalho automatizado integra o DMS aos sistemas de contabilidade existentes, permitindo o preenchimento automático de dados extraídos. Além disso, etapas de aprovação podem ser implementadas dentro do sistema, permitindo que a equipe autorizada revise e aprove as faturas eletronicamente, com notificações automatizadas, aprimorando assim a segurança e a velocidade.
A integração do DMS com os sistemas de contabilidade depende da extração precisa de dados por meio de OCR. Esse processo depende muito dos metadados presentes na fatura, o que permite que o sistema preencha o software de contabilidade com as informações corretas e acione outras etapas de fluxo de trabalho com base nos dados extraídos.
Automatizando o fluxo de trabalho de documentos
Depois que uma organização compreende os princípios do fluxo de trabalho de documentos, ela pode implementar a automação em seus processos. Veja aqui as etapas envolvidas:
Inicialmente, a organização precisa identificar e envolver as partes interessadas de vários departamentos. Essas partes interessadas fornecem informações sobre os processos atuais e as melhorias necessárias. Alinhar a automação com as necessidades específicas de cada departamento minimiza o risco de negligenciar etapas ou funções essenciais para determinados usuários. As partes interessadas com experiência prática também podem identificar possíveis exceções ou casos extremos que podem desafiar a automação.
Esta etapa envolve o mapeamento do fluxo de trabalho manual. A equipe de desenvolvimento de fluxo de trabalho documenta cada etapa de um documento, quais tarefas serão automatizadas, quem deve estar envolvido e identifica os pontos de decisão críticos. Ferramentas de visualização, como fluxogramas ou mapas de processo, podem ser fundamentais nessa fase. A equipe pode identificar e lidar melhor com os pontos problemáticos envolvendo as partes interessadas. Uma vez que o fluxo de trabalho esteja operacional, ele pode ser continuamente refinado para eliminar redundâncias e otimizar a eficiência.
A seleção de um DMS começa com a identificação dos documentos manuseados com mais frequência, como contratos, faturas e relatórios. A equipe considerará fatores como o processo de aprovação de documentos, requisitos de colaboração e necessidades específicas de roteamento, além de planejar a escalabilidade futura. O sistema escolhido deve oferecer criptografia robusta para proteger informações confidenciais e ser intuitivo para todos os usuários finais. O suporte do fornecedor para treinamento e assistência contínua é importante para ajudar a garantir a utilização eficaz do DMS.
Proteger o fluxo de trabalho de documentos envolve proteções tecnológicas e melhores práticas. Implemente métodos fortes de autenticação de usuários, como a autenticação multifatorial, para impedir o acesso não autorizado e atribua permissões com base nas funções de trabalho. Documentos criptografados, tanto em repouso quanto em trânsito, protegerão dados confidenciais mesmo no caso de uma violação, e os usuários informados são mais propensos a ajudar a reforçar as proteções tecnológicas.
Políticas e procedimentos claros são vitais para um fluxo de trabalho de documentos funcionando sem problemas. Envolva stakeholders de vários departamentos para entender suas interações, desafios e oportunidades de melhoria relacionados a documentos. Desenvolva um sistema para classificar documentos por sensibilidade, finalidade e necessidades de retenção. Isso orienta a aplicação de controles de acesso e medidas de segurança apropriados – definindo diretrizes para a criação de documentos, estabelecendo uma propriedade clara e descrevendo os processos de aprovação para diferentes documentos.
Para garantir a adoção bem-sucedida do novo sistema, envolva ativamente os funcionários tanto nas fases de design quanto nas de implementação. O treinamento é fundamental para ajudar os funcionários a entender a importância da automação, criar confiança e equipá-los com as habilidades para usar o novo sistema de forma eficaz. Compreender sua função dentro do fluxo de trabalho ajuda os funcionários a ver como suas ações afetam a eficácia geral.
Após a implementação, o monitoramento contínuo do sistema automatizado é essencial. As auditorias em tempo real e os testes de segurança verificam se a automação funciona corretamente e gerencia os documentos conforme pretendido. O monitoramento também deve identificar gargalos no processo, analisar erros recorrentes e melhorar as regras de automação ou as configurações do sistema. Auditorias de segurança e análises regulares dos registros de usuários ajudam a garantir que o sistema permaneça seguro e eficiente.
Fluxo de trabalho de documentos versus fluxo de trabalho de gestão de documentos
O fluxo de trabalho de documentos envolve as etapas específicas de criação, edição, aprovação e distribuição de um documento, concentrando-se principalmente em sua movimentação pela organização.
O fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos vai além da simples movimentação para incluir as especificidades da criação, armazenamento, distribuição, recuperação, categorização e exclusão de documentos.
Existem dois tipos principais de fluxos de trabalho de documentos: sequencial e paralelo.
Fluxo de trabalho sequencial ou linear: esse tipo de fluxo de trabalho segue um processo predeterminado, passo a passo, em que indivíduos designados concluem tarefas em uma ordem específica. Por exemplo, na criação de materiais de marketing, o processo pode se desenvolver da seguinte forma: um redator envia um rascunho, que é revisado por um editor que fornece feedback. O rascunho revisado é enviado de volta ao redator para mais revisões antes que a cópia final seja encaminhada a um designer gráfico. O designer confirma que os visuais estão alinhados com a marca antes de o gerente de marketing revisar e aprovar o pacote completo. Se forem necessárias revisões adicionais, o documento volta para o redator.
Fluxo de trabalho paralelo ou simultâneo: neste fluxo de trabalho, várias tarefas são concluídas simultaneamente. Usando o mesmo exemplo de material de marketing, o redator envia um rascunho que o editor revisa quanto ao conteúdo e a clareza e o designer quanto à compatibilidade da marca simultaneamente. O feedback de ambas as partes é abordado simultaneamente, os recursos visuais são aplicados e o gerente de marketing realiza a revisão final para o lançamento. Esse método geralmente é mais rápido, mas requer uma comunicação clara para evitar confusão e feedback conflitante.
Sistemas baseados em nuvem ou locais oferecem suporte a estes fluxos de trabalho:
Sistemas baseados em nuvem: os documentos são armazenados em servidores mantidos pelo provedor de serviços de nuvem (CSP) da organização. Esses sistemas são dimensionáveis, facilmente ajustados pela modificação do plano de armazenamento com o provedor e acessíveis de qualquer lugar com conexão à Internet, o que é ideal para trabalhadores remotos ou viajantes frequentes. Os sistemas em nuvem geralmente permitem a edição simultânea de documentos por vários usuários e, normalmente, envolvem custos iniciais mais baixos, com as organizações pagando uma taxa de serviço mensal ou anual.
Sistemas locais: essa abordagem exige que o software seja instalado em servidores dentro da organização. Ela oferece controle total sobre o hardware e o software, mas pode ser complexa e cara de se escalar. O acesso é geralmente restrito à rede, a menos que configurações remotas especiais sejam definidas, complicando o acesso para trabalhadores remotos. Os sistemas locais geralmente exigem um investimento inicial significativo em licenças de hardware e software, com possíveis custos contínuos de manutenção e suporte de TI.
Os sistemas de automação de fluxo de trabalho aprimoram ainda mais o processo de fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos, automatizando o gerenciamento desde a captura até o arquivamento, simplificando o encaminhamento automático, solicitações de aprovação e arquivamento. Os sistemas de automação de fluxo de trabalho geralmente são soluções de software que automatizam muitos aspectos do fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos.
Benefícios da implementação de um fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos
A implementação de um fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos pode trazer inúmeros benefícios para uma organização, melhorando a eficiência operacional e a conformidade:
Redução de tempo e custos de mão de obra
Automatizar várias etapas do manuseio de documentos reduz o tempo que os funcionários gastam no processamento manual, reduzindo os custos de mão de obra e permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.
Colaboração aprimorada
Um fluxo de trabalho simplificado facilita o compartilhamento e a colaboração em documentos entre os membros da equipe, mesmo em diferentes localizações geográficas, aprimorando o trabalho em equipe e acelerando a conclusão do projeto.
Maior segurança
Ao gerenciar documentos por meio de um sistema seguro que controla o acesso com base em funções de usuário, as organizações podem proteger informações confidenciais contra acesso não autorizado e possíveis violações.
Melhor gerenciamento e controle de documentos
O controle centralizado de documentos garante que eles sejam armazenados, gerenciados e mantidos sob padrões consistentes, reduzindo o risco de extravio e uso de versões desatualizadas. A automação minimiza o erro humano na entrada e processamento de documentos, levando a um gerenciamento e relatórios de dados mais precisos.
Recuperação de documentos mais eficiente
Os recursos aprimorados de indexação e pesquisa permitem que os funcionários recuperem documentos rapidamente, reduzindo o tempo de inatividade e a frustração associados à pesquisa tradicional de arquivos.
Conformidade mais rigorosa
Os fluxos de trabalho automatizados podem ser projetados para cumprir os regulamentos e padrões do setor, garantindo que o manuseio de documentos atenda a todos os requisitos legais e reduza o risco de problemas relacionados à conformidade.
Exemplos de fluxos de trabalho de documentos em diferentes setores
Setor de saúde
A implementação de registros eletrônicos de saúde (EHR) nos centros de saúde primários demonstra melhorias significativas no gerenciamento de doenças não transmissíveis. Esses sistemas apoiam a prescrição eletrônica de medicamentos e melhoram a eficiência e a precisão da manutenção dos registros dos pacientes. Ao simplificar os processos de documentação, os provedores de saúde podem oferecer um melhor atendimento ao paciente com gerenciamento de dados e acessibilidade aprimorados.
Legal
Os sistemas de gerenciamento de documentos beneficiam empresas de advocacia e departamentos jurídicos, ao acelerar os processos de elaboração, revisão e arquivamento de documentos. Bons sistemas de fluxo de trabalho de documentos gerenciam os arquivos de casos com eficiência, protegem a conformidade e melhoram o acesso aos documentos necessários em ambientes jurídicos.
Manufatura (IIoT - Industrial IoT)
Os sistemas de fluxo de trabalho de documentos na fabricação geralmente ajudam a gerenciar e rastrear documentos de design, especificações e registros de conformidade de forma eficiente. Isso ajuda a garantir que todas as partes do processo de fabricação estejam atualizadas e atendam aos padrões regulatórios, o que é crítico para manter a qualidade do produto e a eficiência operacional.
Atendimento ao cliente
A operadora de telecomunicações turca, Turkcell, usa o IBM FileNet Content Manager como o núcleo de seu fluxo de trabalho de documentos para centralizar o armazenamento e facilitar a recuperação de informações do cliente. O sistema oferece suporte à conformidade com os requisitos regulatórios gerenciando e verificando milhões de documentos. A automação permite acesso rápido a documentos relevantes. Essa configuração melhora a eficiência operacional e oferece suporte à conformidade e ao gerenciamento de relacionamento com o cliente, garantindo um gerenciamento preciso dos dados.
Finanças e bancos
Ao digitalizar e otimizar os processos relacionados a documentos, as organizações financeiras podem reduzir a entrada manual de dados, minimizar erros e acelerar os tempos de transação. Fluxos de trabalho automatizados confirmam que todos os documentos são processados de forma consistente e armazenados com segurança, o que é essencial para a conformidade com regulamentações financeiras e auditorias.
O Banco de Montreal está usando o IBM Content Analyzer para simplificar o processo de pagamento de contas, permitindo que os clientes enviem suas faturas por e-mail diretamente para o BMO QuickPay, a aplicação de processamento de contas do banco. Essa abordagem versa sobre problemas como atrasos nos pagamentos e procedimentos de pagamento complicados, tornando os pagamentos de contas seis vezes mais rápidos e destacando os benefícios da automação no setor bancário.
Os sistemas de automação de fluxo de trabalho são projetados para otimizar vários processos e tarefas, incluindo o fluxo de trabalho de documentos. Softwares como a automação de fluxo de trabalho da IBM usam lógica baseada em regras para automatizar processos de negócios, reduzem tarefas demoradas e minimizam erros humanos. Isso leva a uma otimização dos processos que pode resultar em uma parte significativa das transações resolvidas em menos de duas horas.
Produtos relacionados
A solução IBM Automation Document Processing combina IA com deep learning e ferramentas de pouco código para ajudar você a eliminar o processamento manual de documentos. Classifique e extraia informações dos seus documentos comerciais com mais rapidez, facilidade e precisão.
Automatize os fluxos de trabalho digitais da sua organização para unir informações, processos e usuários - no local ou na nuvem.
O IBM Cloud Pak for Business Automation é um conjunto modular de componentes de software integrado, construído para qualquer nuvem híbrida, projetado para automatizar o trabalho e acelerar o crescimento dos negócios.
Recursos relacionados
Use este guia para ajudá-lo a chegar à verdade sobre a urgência, o valor, as oportunidades e as limitações relacionadas à automação do trabalho.
Saiba mais sobre os tipos mais comuns de diagramas de fluxo de trabalho, como criá-los e os benefícios de usar diagramas para sua empresa.
Saiba como o software do mecanismo de fluxo de trabalho automatiza tarefas para apoiar um foco em trabalhos de maior valor.