Da interrupção da cadeia de suprimentos relacionada à pandemia ao aumento da inflação, o principal fabricante de alimentos United Foods deve adaptar-se rapidamente para manter-se à frente da turbulência nos mercados globais.
Para garantir sua posição como principal produtor de alimentos nos Emirados Árabes Unidos, a United Foods trabalhou com o parceiro comercial de longo prazo TECH HUB para implementar o IBM® Cloud Pak para Business Automation. A nova abordagem simplifica mais de 35 fluxos de trabalho de RH, finanças e relatórios, apresentando dados refinados para uma tomada de decisão mais bem informada.
Para proteger suas margens de lucro, a United Foods deve garantir que todos os aspectos de suas operações, desde as cadeias de suprimentos e manufatura aos processos financeiros, de vendas e de RH, sejam executados de forma eficiente e econômica. Alcançando novos produtos e se expandindo para novas regiões, a empresa descobriu que os processos manuais tinham dificuldades para acompanhar o crescimento.
"Realizamos manualmente muitos fluxos de trabalho importantes, como auditorias, aprovações de crédito e monitoramento de desempenho de RH", comenta Mamdouh Ahmed Nada, diretor de TI da United Foods. "Por exemplo, enviamos documentos de mesa em mesa para aprovação da gerência, e os registros dessas aprovações estavam espalhados por várias caixas de entrada de e-mail, dificultando a localização de informações durante as auditorias."
Ele acrescenta: "Gerar indicadores-chave de desempenho [KPIs] para todos os nossos departamentos consumia tanto tempo que não conseguíamos detalhar nossos relatórios, o que limitava nossa visibilidade e nos impedia de identificar novas eficiências".
Para simplificar finanças, relatórios e vendas e obter mais insights sobre sua eficiência operacional, a United Foods migrou para fluxos de trabalho digitais integrados, suportados por aplicações SAP ERP. Dar esse passo ajudou a empresa a reinventar muitas de suas principais atividades, mas a United Foods viu uma oportunidade de ir ainda mais longe.
"A implementação do SAP ERP marcou uma mudança radical na forma como administramos nossos negócios", explica Mamdouh Ahmed Nada. "Como próximo passo, buscamos reduzir a complexidade e eliminar atividades repetitivas e de baixo valor, adotando a automação. Não poderíamos fazer isso sozinhos, então começamos a busca por um parceiro de tecnologia para nos apoiar em nossa jornada."
em dispositivos móveis e tablets.
A United Foods recorreu ao seu parceiro de negócios de longo prazo TECH HUB para ajudá-la a encontrar uma solução de automação que pudesse permitir que a empresa realizasse sua visão de transformação. A TECH HUB recomendou o IBM Cloud Pak for Business Automation e trabalhou com a IBM para conduzir um exercício de prova de conceito (PoC).
"Durante o PoC, o TECH HUB e a IBM nos ajudaram a automatizar dois de nossos fluxos de trabalho de auditoria mais importantes", comenta Mamdouh Ahmed Nada. "Ficamos imediatamente impressionados com a maneira como o IBM Cloud Pak for Business Automation poderia lidar com várias cargas de trabalho com uso intensivo de dados em paralelo. O fato de que a solução IBM poderia integrar-se perfeitamente ao SAP ERP também foi uma grande vantagem".
Após a PoC bem-sucedida, a United Foods implementou o IBM Cloud Pak for Business Automation para otimizar os fluxos de trabalho essenciais de RH, finanças e relatórios. Por exemplo, a United Foods trabalhou com a TECH HUB na criação de um painel de monitoramento de desempenho em toda a empresa, que mostra automaticamente o progresso de cada funcionário em relação aos KPIs.
“Temos um excelente relacionamento com a TECH HUB e eles nunca nos decepcionaram”, comenta Mamdouh Ahmed Nada. “Nós realmente valorizamos a visão especializada da TECH HUB e o fato de que eles estão sempre dispostos a pensar fora da caixa e a desafiar as formas de trabalho existentes, ajudando-nos a encontrar novas abordagens mais rápidas, fáceis e melhores para o nosso negócio.”
Após apenas dois anos, a United Foods já automatizou com sucesso mais de 35 processos-chave em várias unidades de negócios, desde a aprovação de linhas de crédito e geração de ordens de compra até relatórios de RH e planejamento de matérias-primas.
“Alcançamos enorme economia de tempo com o IBM Cloud Pak for Business Automation, substituindo fluxos de trabalho manuais por processos automatizados contínuos”, explica Mamdouh Ahmed Nada. “Nossos funcionários afirmam que agora conseguem realizar as atividades diárias com muito mais rapidez e não vemos mais gargalos em nossas operações.”
Aproveitando integrações profundas com o SAP ERP, o IBM Cloud Pak for Business Automation permitiu que a United Foods transformasse a forma como estende linhas de crédito aos seus clientes, o que ajuda a acelerar os processos de vendas. Hoje, as equipes de vendas podem enviar uma solicitação de um celular ou tablet, que é processada automaticamente e encaminhada aos líderes de negócios para aprovação a partir de seus dispositivos móveis, eliminando a necessidade de envio de documentos entre escritórios para assinaturas físicas. Assim que um limite de crédito é aprovado, ele é automaticamente refletido na solução SAP ERP da empresa.
Ao mesmo tempo, a United Foods melhorou muito os relatórios de KPI com o IBM Cloud Pak for Business Automation. "Com o SAP ERP e o IBM Cloud Pak for Business Automation, podemos rastrear os KPIs de todos os nossos funcionários. Essas informações nos ajudam a criar metas de desempenho eficazes tanto no nível do departamento quanto do funcionário, ajudando nossas equipes a manter o foco em trabalhar de forma produtiva e eficiente."
A otimização e a simplificação dos processos financeiros com o IBM Cloud Pak for Business Automation também ajudaram a United Foods a reduzir o tempo e o esforço manual envolvidos durante as auditorias.
Mamdouh Ahmed Nada comenta: “No passado, passávamos muito tempo a reunir os registos e provas que os nossos auditores pediam. Hoje, posso conversar com um auditor e obter automaticamente informações relevantes sobre pedidos de compra, faturas, custos e muito mais com o toque de um botão – economizando muito tempo.”
Com base em seu sucesso com as soluções IBM e SAP, a United Foods planeja eliminar completamente o uso de papel nos próximos meses.
Mamdouh Ahmed Nada conclui: "Nosso próximo passo é construir um portal de gerenciamento de fornecedores para nossos parceiros comerciais nos enviarem informações eletronicamente, o que eliminará todo o processamento em papel e a entrada manual de dados. Cada segundo e cada dólar que economizamos usando a automação é tempo e dinheiro que podemos reinvestir no desenvolvimento de nossos negócios e nos manter à frente dos concorrentes, mesmo em condições de mercado desafiadoras."
Fundada em 1976, a United Foods é um dos maiores produtores de alimentos dos Emirados Árabes Unidos. Além de fabricar gorduras, óleos e produtos de manteiga ghee de alta qualidade, a United Foods também conta com uma variedade de marcas líderes de alimentos, incluindo Aseel, Nawar, Safi, Mumtaz, Della Terra e Super Sun.
Parceiro de negócios da IBM, o TECH HUB ajuda empresas líderes mundiais a aproveitar o poder das tecnologias de ponta para aprimorar o desenvolvimento de negócios, melhorar a eficiência operacional e impulsionar a inovação. Com sede no Egito, a TECH HUB atende clientes no Oriente Médio e na África.
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Produzido nos Estados Unidos da América, outubro de 2023.
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