Depois que a rápida expansão deixou a ULMA Packaging com sistemas financeiros isolados, a cooperativa espanhola procurou a IBM Business Partner LKS Financial Solutions & Corporate (FS&C) para obter ajuda. Com uma plataforma abrangente IBM® Cognos®, a ULMA Packaging acelerou drasticamente o planejamento, a consolidação e os relatórios, e seus tomadores de decisão ganharam acesso em tempo real a insights precisos.
Com base em sistemas financeiros díspares e processos propensos a erros, a ULMA Packaging não conseguia fornecer aos líderes, com rapidez, insights detalhados e confiáveis sobre suas empresas, subsidiárias e forças de trabalho.
Em parceria com a LKS, a ULMA Packaging padronizou e automatizou seus sistemas de gerenciamento financeiro usando o pacote Cognos de soluções de inteligência de negócios e gerenciamento de desempenho.
A embalagem de produtos faz muito mais do que ajudar a promover vendas e transmitir informações importantes. Ela garante conveniência no envio, vendas e consumo; evita adulteração e roubo; e, no caso de alimentos perecíveis e outros itens sensíveis, mantém o frescor e a segurança do produto.
Com sede na região Basca da Espanha, a ULMA Packaging domina a arte e a ciência da embalagem. Organizada como uma cooperativa, a empresa projeta e fabrica equipamentos e sistemas inovadores para embalar alimentos e produtos médicos e farmacêuticos de diversas formas. Usando os sistemas flow pack, termoselagem, termoformagem, encolhimento e outros sistemas automatizados da ULMA Packaging, os clientes conseguem otimizar a produção e, ao mesmo tempo, proteger melhor os produtos.
Segundo Iñaki Alzibar, gerente de Controle Financeiro da ULMA Packaging, a demanda por embalagens de alta qualidade e tecnologias de embalagem de ponta disparou nos últimos 15 anos. Com o crescimento do setor, as lideranças da ULMA Packaging aproveitaram a oportunidade para expandir os negócios internacionalmente. Na última década, a empresa adquiriu e criou aproximadamente 20 novas subsidiárias e expandiu a rede de distribuição em 50 países. Também garantiu vários novos clientes corporativos e dobrou as vendas.
A desvantagem desse sucesso foi que as equipes financeiras e operacionais coletaram e gerenciaram grandes volumes de informações usando sistemas isolados e processos manuais sujeitos a erros. A falta de padronização impediu a visibilidade e o controle dos dados na empresa toda, o que retardou os processos executivos de planejamento e orçamento, consolidação e geração de relatórios no departamento de finanças e controle interno. "Nossa equipe passou muito tempo coletando dados e confirmando a precisão deles, e isso não era prático", diz Alzibar.
A visão de Alzibar era democratizar os dados financeiros da ULMA Packaging para que executivos, gerentes de linha de negócios (LOB) e líderes subsidiárias pudessem acessar informações precisas e atualizadas com rapidez para orientar a tomada de decisões. Esse trabalho exigia padronizar e automatizar todos os sistemas de gestão financeira da empresa usando tecnologias digitais.
Sem hesitar, Alzibar recorreu à LKS para obter assistência. Além de oferecer experiência no setor e em TI, a LKS construiu um relacionamento de longa data com a ULMA Packaging. A equipe entendeu os desafios únicos e complexos relacionados à consolidação das finanças multinacionais.
"Para nós, a LKS é mais do que um fornecedor. Eles são parceiros", comenta Alzibar. " "Nos conhecemos há mais de 10 anos, e eles entendem perfeitamente a empresa, nossa cultura e como nos movemos, e isso é muito importante para nós. No meu departamento, temos muito trabalho e apenas seis pessoas. A LKS consegue atender muito rápido a todas as nossas necessidades."
A LKS ajudou a equipe da Alzibar a desenvolver e implementar uma Cognos Platform que inclui as seguintes soluções integradas por IA:
- Solução IBM Planning Analytics para planejamento, orçamento e previsão
- Software IBM Cognos Controller para fechamento, consolidação e geração de relatórios
- Solução de business intelligence IBM Cognos Analytics para preparação, análise e visualização de dados
Graças a uma infraestrutura local, as soluções se integram sem dificuldades umas com as outras, ERP, CRM, HRMS e outros sistemas usados pela ULMA Packaging LOBs e subsidiárias, unificando as funções financeiras da empresa em uma única plataforma. "Ao contrário de outros provedores de tecnologia, a IBM oferece um pacote completo de ferramentas em todas as áreas financeiras", explica Alzibar.
A LKS ajudou a acelerar o projeto complexo ao longo de vários anos para que a ULMA Packaging continuasse atendendo aos requisitos operacionais e regulatórios em andamento, incluindo a criação de relatórios financeiros mensais e anuais.
Após essa transformação, a ULMA Packaging pode fornecer aos tomadores de decisão uma fonte confiável de dados financeiros de alta qualidade. "Dividimos os limites departamentais e, agora, temos uma fonte de dados, uma verdade, em toda a empresa", afirma Alzibar. A empresa também padronizou processos usando os fluxos de trabalho integrados e automatizados da solução Cognos.
Com acesso mais rápido aos dados e processos recém-simplificados, a equipe de Finanças e Controle Interno consegue concluir rapidamente relatórios de nível corporativo em tempo hábil. Além disso, o conselho de administração pode visualizar métricas de desempenho financeiro e insights em um dashboard interativo de business intelligence com scorecards detalhados criados pela LKS usando a ferramenta IBM Planning Analytics Workspace.
A equipe da Alzibar também criou vários outros scorecards personalizados que fornecem aos gerentes análises e informações detalhadas das finanças de negócios específicas, como desempenho de vendas, centros de compras e custos e eficiência da força de trabalho.
"A ULMA Packaging tem inúmeras empresas e fábricas de produção em todo o mundo", explica Andrés Bedia, gerente comercial da LKS FS&C. "Ao planejar seus orçamentos anuais, cada entidade comercial precisa estimar não apenas o que e o quanto eles venderão no próximo ano, mas também quanto gastarão para fabricar equipamentos, compensar trabalhadores e assim por diante. Eles precisam de informações muito detalhadas e precisas."
A equipe da Alzibar agora pode gerar renda, balanços e outros relatórios corporativos e regulatórios 86% mais rápido, reduzindo o tempo para cada relatório de aproximadamente uma semana para 1—2 dias. Com processos automatizados quase sem erros, a equipe também confia na precisão e qualidade dos dados.
A ULMA Packaging também acelerou e melhorou o planejamento orçamentário anual e os processos de revisão orçamentária. As equipes de finanças e outras equipes de toda a empresa — e não apenas do escritório corporativo — podem se basear em dados detalhados e precisos para fazer previsões mais precisas.
Além disso, com dados e processos financeiros padronizados na plataforma Cognos, a pequena equipe da Alzibar consegue integrar rápido as novas subsidiárias e treinar os funcionários nas melhores práticas da ULMA Packaging. Pode também dedicar mais tempo ao apoio a outras iniciativas estratégicas, como o desenvolvimento de soluções de embalagens inovadoras. Essas eficiências permitem que a empresa continue expandindo seus negócios com maior agilidade e velocidade, no momento em que a pandemia da COVID-19 aumenta cada vez mais a demanda por embalagens seguras de produtos.
A Alzibar enfatiza que a transformação digital no financiamento é um passo importante para alcançar a democratização de dados em toda a empresa. "Pouco a pouco, estamos estabelecendo os fundamentos para converter a ULMA Packaging em uma organização verdadeiramente orientada por dados", diz ele.
Com sede na Espanha, em Oñati, Gipuzkoa, a ULMA Packaging (link fora do ibm.com) fornece equipamentos, sistemas e serviços de embalagem para uma ampla variedade de linhas de produtos alimentares e de saúde. Ela usa métodos e tecnologias avançadas para desenvolver ofertas que permitam a proteção do produto e a apresentação usando materiais sustentáveis. A ULMA Packaging emprega aproximadamente 1.730 pessoas em todo o mundo e gerou vendas globais totais de 287 milhões de euros em 2020. É uma das nove cooperativas dentro do Grupo ULMA, parte da Mondragon Cooperative Corporation, no norte da Espanha.
A IBM Business Partner LKS FS&C (link fora do ibm.com), com sede em Bilbao, Bizkaia, Espanha, oferece serviços financeiros abrangentes criados para ajudar empresas de médio e grande porte a aproveitar as vantagens da nova era digital. A equipe de consultores combina conhecimento estratégico e funcional aprofundado dos processos de gestão financeira com recursos técnicos críticos para fornecer soluções globais. A LKS FS&C faz parte do grupo LKS Next, uma das maiores empresas de serviços profissionais do norte da Espanha. Fundada há 30 anos, a LKS Next emprega mais de 600 pessoas e, em 2019, ganhou receita de vendas de 50 milhões de euros.
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Produzido nos Estados Unidos da América, Janeiro de 2021.
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