Para a Master Lock Company, o rápido crescimento global significa integrar e transacionar com mais parceiros a cada ano. Como a empresa poderia capacitar sua equipe enxuta de EDI para gerenciar os requisitos crescentes?

A Master Lock Company migrou seus processos de integração de parceiros comerciais para o IBM Sterling Supply Chain Business Network - uma solução em nuvem, rica em segurança, que reduz o trabalho manual da equipe de EDI.

A expansão internacional pode ser uma ferramenta poderosa para impulsionar receitas e aumentar a participação no mercado - mas também traz desafios. Operar em novos locais frequentemente significa integrar um número significativo de novos parceiros comerciais, cada um com seus próprios requisitos locais específicos.

Essa era a situação enfrentada pela Master Lock Company (TMLC), a maior fabricante e comerciante global de cadeados e cofres pessoais. Aproveitando tanto o crescimento orgânico quanto aquisições estratégicas, a empresa lançou operações internacionais em novos mercados na Ásia, América Central e Europa.

Connie Rekau, gerente de EDI na Master Lock Company, diz: “Do ponto de vista da cadeia de suprimentos, o crescimento internacional cria muitas oportunidades adicionais. Gerenciar os requisitos locais em áreas como controle de impostos e faturas é vital para apoiar o negócio.”

O negócio de varejo da TMLC depende da troca eletrônica de dados (EDI) para se comunicar de forma eficaz com sua base global de parceiros comerciais. Como muitas empresas líderes, a empresa confiou por muitos anos no IBM Sterling Gentran para integrar e gerenciar suas integrações de EDI. No entanto, com uma média de 40 novos parceiros comerciais a serem integrados a cada ano — e o consequente aumento incremental na complexidade — a equipe enxuta de EDI da TMLC estava chegando ao seu limite.

“Nós sabíamos que, em breve, teríamos que contratar pelo menos três novos membros em tempo integral para a equipe de EDI, apenas para conseguirmos manter o ritmo", explica Rekau. "Em vez disso, se pudéssemos terceirizar os aspectos mais demorados do EDI, conseguiríamos lidar com o crescimento e, ao mesmo tempo, liberaríamos tempo para atividades de desenvolvimento mais estratégicas." Nós procuramos um parceiro para nos auxiliar na adoção de uma estratégia mais otimizada e eficaz.”

Com base em suas experiências positivas com a plataforma IBM Sterling Gentran, a TMLC decidiu migrar sua plataforma EDI para o IBM Sterling Supply Chain Business Network— uma solução em nuvem rica em segurança para a integração de parceiros comerciais.

“Um dos maiores benefícios de migrar nosso EDI para o IBM Sterling Supply Chain Business Network é o fato de não precisarmos mais dedicar recursos em tempo integral a atividades como mapeamento de EDI”, comenta Rekau. “Quando precisamos integrar um novo parceiro comercial, simplesmente enviamos nossos requisitos para a IBM e a maior parte do trabalho é feita por eles: só precisamos validar se a integração funciona como esperado.”

O IBM Sterling Supply Chain Business Network é enriquecido com o IBM Sterling Business Transaction Intelligence, que fornece recursos de análise cognitiva para ajudar as empresas a obter insights mais profundos sobre os processos de EDI usando relatórios visuais e consultas escritas em linguagem natural.

"Se uma de nossas transações EDI falhar por qualquer motivo, a IBM Sterling Supply Chain Business Network nos envia um alerta, o que é valioso em nível tático, pois nos ajuda a identificar a causa imediatamente", explica Rekau. “Com o IBM Sterling Business Transaction Intelligence, podemos investigar mais a fundo nossos dados de EDI para identificar padrões que não seriam óbvios de outra forma. Além de criar um scorecard para acompanhar nosso desempenho em relação aos acordos de nível de serviço internos [SLAs] com a empresa, configuramos relatórios que destacam parceiros comerciais com taxas de erro acima da média.”

Ela acrescenta: “Se enviamos confirmações de pedidos incorretas a um cliente, corremos o risco de sofrer penalidades financeiras. Como o IBM Sterling Business Transaction Intelligence é tão fácil de usar, nossa equipe de conformidade com o cliente agora pode ver o status de pedidos, remessas e pagamentos em tempo real sem precisar da assistência da equipe de EDI - nos ajudando a contestar com sucesso estornos por problemas de dados que não foram nossa culpa.”

À medida que a TMLC expande suas operações para países ao redor do mundo, deve acompanhar uma ampla variedade de requisitos locais para faturamento eletrônico. O IBM Sterling Supply Chain Business Network Premium inclui o IBM Sterling E-Invoicing, uma plataforma que permite às empresas trocar esses documentos de maneira automatizada, conforme as normas e totalmente auditável.

“A Master Lock Company foi uma das primeiras a adotar a IBM Sterling E-Invoicing,” comenta Rekau. "A IBM adapta continuamente a plataforma à medida que as leis e os padrões de integração mudam, reduzindo significativamente a complexidade de nossas operações internacionais."

Atualmente, 95% de todos os pedidos de EDI da TMLC são processados via IBM Sterling Supply Chain Business Network sem intervenção manual da equipe de EDI.

“Nossa migração do IBM Sterling Gentran para o IBM Sterling Supply Chain Business Network foi um processo tranquilo e direto, e a equipe da IBM fez um trabalho fantástico - especialmente quando se tratou de transferir nossos parceiros comerciais europeus,” acrescenta Rekau. “Sempre sabemos que podemos contar com a IBM para atender a uma solicitação quando precisamos de ajuda, e realmente valorizamos a agilidade do suporte deles.”

Ao automatizar seus processos críticos de EDI com o IBM Sterling Supply Chain Business Network, a TMLC pode continuar seu crescimento acelerado e focar no desenvolvimento de funcionalidades para apoiar os negócios.

“Ao adotar o modelo de serviços gerenciados, estimamos que evitamos a necessidade de contratar três funcionários adicionais, o que representa uma economia significativa,” diz Rekau. “Acreditamos que podemos acomodar confortavelmente o crescimento contínuo de parceiros comerciais pelos próximos 12 meses com a mesma equipe.”

Ela acrescenta: “Quando chegar a hora de adicionar novos funcionários, o treinamento será significativamente mais rápido e fácil. Recentemente, tivemos uma nova pessoa se juntando à equipe, e em menos de duas semanas ela estava totalmente atualizada com o IBM Sterling Supply Chain Business Network.”

Com o IBM Sterling Business Transaction Intelligence oferecendo suporte a usuários não técnicos de EDI em toda a organização, a TMLC pode rastrear suas transações mais rápido do que nunca.

“A IBM Sterling Business Transaction Intelligence permite que nossos usuários de negócios rastreiem facilmente um pedido desde a sua criação até o pagamento,” explica Rekau. “No passado, se um de nossos clientes ligasse para perguntar sobre o status de um pedido de compra, nossa equipe de gerenciamento de pedidos teria que gastar muito tempo juntando as informações necessárias dos documentos técnicos de EDI. Hoje, nossa equipe usa o IBM Sterling Business Transaction Intelligence para simplificar essa complexidade. Como resultado, eles podem encontrar a resposta para as perguntas dos clientes em minutos e repassar qualquer informação necessária para nossa equipe de vendas ou conformidade em caso de problema.”

Ela acrescenta: “Esses tipos de insights empresariais também são extremamente valiosos para nossa equipe de valores a receber. Se um cliente confirmou o recebimento de uma de nossas faturas, mas não a pagou, muitas vezes é porque ele precisa de informações adicionais sobre o pedido. No passado, nossa equipe de valores a receber dependia da equipe de EDI para recuperar esses dados, mas graças ao IBM Sterling Business Transaction Intelligence, eles agora podem acessar as informações por conta própria, agilizando o processo.”

Com serviços gerenciados para apoiar seus requisitos de EDI em constante mudança, a TMLC já está implementando rapidamente o suporte para novos modelos de negócios. Quando a TMLC adquiriu uma grande fabricante de cofres chamada SentrySafe, foi necessário integrar rapidamente os 200 mapeamentos de parceiros comerciais da empresa e suportar pedidos de envio direto pela primeira vez.

“Se tivéssemos realizado a migração de EDI da SentrySafe por conta própria, estimamos que teríamos levado pelo menos 12 meses para concluir o processo”, relembra Rekau. “Ao envolver a IBM, concluímos o trabalho de mapeamento em apenas 6 meses - 50% mais rápido.”

Nos principais eventos de varejo, como a Black Friday, a confiabilidade do IBM Sterling Supply Chain Business Network ajuda a TMLC a aproveitar todas as oportunidades.

“Observamos picos no tráfego de EDI de cerca de 250% em alguns momentos do ano no varejo, e muitos desses clientes precisam que seus pedidos sejam enviados em apenas 48 horas,” conclui Rekau. “O downtime de EDI não planejado pode definir o sucesso ou fracasso de um ano. Eu apresento relatórios sobre a disponibilidade do IBM Sterling Supply Chain Business Network todos os meses para nossa equipe executiva, e ela nunca foi inferior a 100%. À medida que nosso negócio continua a crescer, estamos confiantes de que temos a plataforma de EDI necessária para nos envolver efetivamente com mais parceiros comerciais em todo o mundo.”

A Master Lock Company (link fora de ibm.com) é reconhecida mundialmente como um nome autêntico e duradouro em produtos de segurança e cadeados. Desde sua fundação em 1921, a empresa tem estabelecido continuamente novos padrões para design, aplicação e desempenho de cadeados. Com sede em Wisconsin, EUA, a TMLC é a maior fabricante e comerciante global de cadeados e cofres.