Para coordenar e automatizar seus processos de despesas de capital (CapEx) em sua estrutura organizacional complexa e diversificada, a Sol Caribbean utiliza o IBM Cloud Pak for Business Automation. Essa coordenação não é uma tarefa fácil. A companhia inicia aproximadamente 1.000 projetos por ano, abrangendo seus países e negócios. Os projetos variam muito em escopo, desde o desenvolvimento de um novo posto de gasolina até a compra de um computador de escritório.

Antes de se associar à IBM em 2017, o processo de CapEx da companhia estava longe de ser ágil. "Naquela época, todo o processo era feito via e-mail," diz Juan Lopez, gerente regional de operações na Sol Caribbean. "Não havia um repositório central, nenhuma maneira de rastrear os documentos de um projeto, nenhum fluxo de trabalho e nenhum selo de aprovação quando todos os stakeholders haviam assinado um projeto."

"Quando chegávamos a uma auditoria, era difícil encontrar documentação de suporte para cada projeto," ele continua. “Nosso negócio envolve muitos ativos e queríamos ter melhor controle de nossos investimentos. Do processo de aprovação até a conclusão, não havia como avaliar o sucesso relativo de um projeto — não apenas em termos de dinheiro gasto, mas também que negócio ele gerou ou se o retorno foi positivo ou negativo.

A companhia precisava de uma solução tecnológica para ajudar a gerenciar melhor seus processos de CapEx, rastrear e auditar projetos, e minimizar o risco de fraude.

Desde a implementação da plataforma em 2019, ela cumpriu sua promessa — atestada pela sua recepção positiva por parte da Parkland Fuel Corporation, uma das maiores fornecedoras de combustível e produtos petrolíferos do Canadá, que adquiriu a Sol Caribbean em janeiro de 2019. "Nós conseguimos provar o valor do sistema para a Parkland," diz Lopez. "Os stakeholders da Parkland olharam para ele sob diferentes perspectivas e o endossaram."

O mais importante é que ele proporcionou à Sol Caribbean melhorias vitais nos processos. O repositório centralizado concede aos usuários acesso à documentação do projeto a qualquer momento, de qualquer lugar, facilitando a conformidade e acelerando o tempo de processamento. "Temos um controle muito melhor do ponto de vista da conformidade," diz Lopez. "Estamos confortáveis sabendo que temos documentação para cada projeto e podemos fundamentar qualquer auditoria. O processo de aprovação de CapEx é otimizado — leva menos tempo para os projetos serem aprovados porque todos sabem o que precisa ser feito e por quem.

"Agora temos as ferramentas para rastrear a duração dos projetos," ele continua, "o que nos ajuda a fazer melhorias contínuas. E estamos começando a gerar informações que nos permitem rastrear KPIs, como a porcentagem de projetos que estão dentro do orçamento ou dentro do prazo."

A prevenção de fraude é outro benefício. "Agora temos controles e balanços em lugar para garantir que podemos medir as aquisições contra nossa ferramenta de investimento ERP," diz Elena Henckel-DaCosta, diretora-gerente da LPA. "Esse recurso nos ajuda a minimizar o potencial para fraude."

O mecanismo de regras da plataforma também facilita a tomada de decisões mais rápidas. A solução IBM Cloud Pak for Automation é configurada para incluir marcos e prazos para as assinaturas de aprovação do projeto. Se os revisores perderem seus prazos, o aprovador final é automaticamente notificado através da plataforma. "No passado, gastaríamos semanas em alguns dos projetos mais complexos, tentando chegar a um consenso sobre decisões," diz Lopez. "Agora, uma vez que o projeto começa, a plataforma automaticamente designa cronogramas, então as pessoas precisam fornecer feedback dentro de um período determinado. A tomada de decisão literalmente tem que ser mais rápida. A grande maioria de nossas aprovações é feita em uma semana."

De acordo com a LPA, recomendações futuras podem incluir o uso de automação robótica de processos para integrar a plataforma com o sistema ERP da Sol Caribbean. Outra área para exploração futura é o uso de IA para aprimorar a análise estatística e de mercado.

Enquanto isso, a Sol Caribbean está desfrutando dos benefícios de sua plataforma atual. "Essa solução complementa o gerenciamento do nosso processo de investimento," diz Lopez, "então estou muito feliz com ela. Todas as implementações de TI são difíceis; o gerenciamento de mudança é difícil. Exigiu muito trabalho e comprometimento, mas estamos em um ponto em que o sistema está funcionando bem."