Desde 1847, a Siemens tornou-se a maior empresa de manufatura industrial da Europa, com operações comerciais concentradas em produtos industriais, energia, saúde, infraestrutura e cidades. A organização está sempre buscando maneiras inovadoras de atender melhor a seus clientes globais. Para alcançar esse objetivo, a Siemens definiu uma estratégia de transformação digital.

Essa estratégia visa permitir o crescimento dos negócios no longo prazo e uma maior lucratividade por meio de uma estrutura corporativa simplificada. Consequentemente, o grupo separou a Siemens AG, a Siemens Healthineers AG e a Siemens Energy AG em empresas independentes, que colaboram em um ecossistema compartilhado de interesses e serviços comuns.

O talento tem sido o motor desse programa constante de transformação. Olaf Reichert, gerente sênior de TI e diretor de serviços de desenvolvimento da Siemens AG, explica: "Nos últimos anos, a variedade de habilidades e competências necessárias em todo o grupo cresceu substancialmente. Por exemplo, com a aquisição da plataforma de baixo código Mendix, a Siemens ampliou seu portfólio de soluções e, posteriormente, sua expertise em domínio e TI".

No passado, os países dependiam de seus próprios sistemas e processos para HCM, incluindo administração diária de RH, bem como recursos como processamento de folha de pagamento e gestão de talentos. Muitos dos principais sistemas de HCM usados globalmente estavam chegando próximos do fim do suporte com base no roteiro do produto, e a Siemens reconheceu uma oportunidade valiosa para uma abordagem diferente.

"Anteriormente, os locais usavam infraestrutura local para executar seus próprios sistemas HCM", continua Reichert. "Além de aumentar nossos custos, essa forma de trabalhar aumentou consideravelmente a complexidade do suporte dos serviços compartilhados de RH, bem como da perspectiva de TI. Do ponto de vista do funcionário, a abordagem antiga oferecia recursos limitados de autoatendimento, o que poderia tornar demorada a conclusão das jornadas comuns de RH. Para resolver esses desafios e, ao mesmo tempo, aprimorar a experiência dos funcionários e beneficiar-se das ofertas de SaaS, decidimos substituir processos globais díspares por padrões unificados e consistentes".

A Siemens buscou soluções que permitissem uma abordagem de implementação comum e rápida para a gestão de RH em todas as três empresas da Siemens, impulsionadas pelo RH e pela organização Global Shared Services.

Para transformar sua visão em realidade, o Siemens HR, o Global Shared Services e o departamento de TI emitiram uma solicitação de propostas (RFP) para uma nova solução HCM. Após um profundo processo de avaliação, a empresa determinou que as soluções Workday baseadas em nuvem, implementadas por uma equipe de especialistas do setor e de tecnologia da IBM, eram as mais adequadas para sua meta de transformação digital.

"Nosso RFP continha critérios de RH e TI funcionais", comenta Reichert. "No lado funcional, estávamos procurando uma solução que entregasse jornadas sem atrito para casos comuns de uso de RH, tanto para gerentes quanto para funcionários. Por outro lado, visávamos uma solução que simplificasse nossos requisitos de gerenciamento, manutenção e suporte, liberando nossa equipe de serviços compartilhados globais para dedicar mais tempo a atividades de valor agregado. De todas as soluções que consideramos, ficamos mais impressionados com o Workday Human Capital Management. A combinação de recursos avançados de HCM do Workday e da profunda experiência da IBM em torno de projetos de RH de grande escala convenceu-nos de que poderíamos atingir nossos objetivos para processos de RH simples e provisionamento enxuto de serviços de TI".

Reichert continua: "Queríamos muito evitar o custo e a complexidade do trabalho de integração manual, portanto o fato de que o Workday oferece um conjunto totalmente integrado de soluções, incluindo o Absence Management, Compensation e Talent Management, tudo entregue na nuvem, era muito atraente. Durante o RFP, a solução Workday também superou de longe outros fornecedores em termos da experiência do usuário, o que nos convenceu de que era a escolha ideal. Crucialmente, o estreito relacionamento estratégico entre uma força de trabalho certificada da IBM e a Workday nos deu a tranquilidade desde o início de que nossa equipe de projeto da IBM tinha o know-how para fazer o melhor uso possível desses novos recursos móveis, nos ajudando a substituir processos de papel locais, bem como sistemas HCM legados, aumentar a flexibilidade e dar suporte às ofertas globais de RH."

No início da fase de planejamento, a Siemens definiu sua abordagem de implantação global em conjunto com seus negócios, Siemens AG, Siemens Healthineers AG e Siemens Energy AG, agrupando os países em lançamentos regionais. No entanto, mesmo essa abordagem em cluster exigiu até 10 instâncias separadas do Workday, criando aproximadamente 30 fluxos de trabalho paralelos para a implementação. Para ajudar a gerenciar essa complexidade, reduzir o risco comercial e acelerar a implantação, a Siemens contratou o suporte especializado da IBM Services.

"Os IBM Services chegaram até nós altamente recomendados e, desde o início, ficou claro que a IBM tinha o profundo know-how em tecnologia e a experiência em projetos globais que nos ajudariam a sermos bem-sucedidos", lembra Reichert. "O fato de a IBM usar as próprias soluções Workday e implementar a solução internamente com seus próprios consultores e recursos técnicos, nos garantiu que estávamos em boas mãos".

Trabalhando com a IBM Services, a Siemens decidiu iniciar a implementação do Workday Human Capital Management em sua região sudoeste da Europa. Essa implantação completa incluiu aplicativos para Gerenciamento de Ausências, Remuneração e Gestão de Talentos, bem como a integração com o sistema de folha de pagamento de RH legado existente. Para o resto do mundo, a empresa optou por implantar o Workday Talent Management primeiro e introduzir os componentes restantes da solução gradualmente, país por país. Para facilitar a implantação, a Siemens usou sua instância existente da tecnologia IBM Watson® para enriquecer os processos de RH com recursos de IA.

“Muitos dos nossos sistemas globais de HCM são altamente personalizados, com base nos requisitos legais e fiscais específicos da jurisdição local, especialmente nas nossas soluções legadas de folha de pagamento”, explica Reichert. “A IBM ajudou-nos a identificar uma oportunidade para acelerar a implementação de novas soluções baseadas num modelo de Processo Global, agrupando países semelhantes numa implementação regional, por exemplo, criando a "região Sudoeste da Europa". Essa recomendação da IBM, bem como a presença global da IBM, revelaram-se extremamente valiosas, pois nos permitiram evitar a complexidade considerável de tentar redesenhar vários processos específicos de cada país ao mesmo tempo".

Durante a implementação inicial do Workday Human Capital Management, a IBM desenvolveu uma metodologia inovadora para ajudar a simplificar a implementação das soluções em outras regiões globais. Batizado como IBM Factory Method, a abordagem baseia-se em padrões e modelos repetíveis (como o modelo Processo Global), sobrepostos a estruturas de governança robustas e uma abordagem padrão para avaliar e aprovar solicitações de alteração específicas do país para as soluções Workday.

Reichert acrescenta: "Estamos muito impressionados com a eficiência que ganhamos com o IBM Factory Method. Implementando abordagens de práticas recomendadas desenvolvidas em colaboração com os IBM Services, poderemos substituir sistemas HCM legados em todo o mundo pelas ofertas do Workday significativamente mais rápido".

Seguindo o IBM Factory Method, a Siemens implementou com sucesso os processos de gestão de talentos e administração de RH do Workday em 35 países na Europa e na região Ásia-Pacífico. A empresa prevê que a implantação será concluída nos próximos 24 meses, bem antes do prazo de fim de vida de seus sistemas HCM atuais. Para permitir que a Siemens se concentrasse nas atividades principais, a empresa contratou os IBM® Application Management Services para oferecer manutenção e suporte contínuos.

"É um projeto complexo que envolve 30 fluxos de trabalho paralelos, mas o IBM Services nos ajudou a reduzir essa complexidade e alcançar uma implementação tranquila de nossas soluções Workday, incluindo uma implementação de grande porte do Workday Talent Management em toda a empresa global", comenta Reichert. "A IBM nos permitiu desbloquear sinergias e eficiência de custo para o Workday em todas as três empresas da Siemens, e estamos muito impressionados com o profissionalismo da equipe da IBM".

À medida que avança com a implantação das soluções Workday, a Siemens está confiante de que a padronização global para processos de RH vai desbloquear a eficiência dos custos e melhorar a experiência dos funcionários.

"À medida que continuamos nos afastando dos sistemas HCM legados para o Global Process definido entregue por meio da nuvem Workday, criaremos oportunidades para desativar a dispendiosa infraestrutura local", afirma Reichert. "Ao mesmo tempo, a harmonização de nossas políticas e processos globais de RH permitirá que nossa organização de Serviços Compartilhados Global forneça recursos de HCM aos negócios globais de forma mais eficiente e melhore o suporte oferecido às organizações de negócios globais".

Mais importante ainda, as novas soluções Workday viabilizadas pela IBM permitem que a Siemens fortaleça sua posição como empregador global preferencial, ajudando-a a atrair, reter e desenvolver os talentos necessários para transformar a Siemens em uma empresa digital.

"Hoje, 40 mil funcionários da Siemens em 35 países podem acessar recursos de RH de autoatendimento de forma segura e conveniente diretamente de seus smartphones", comenta Reichert. "Os melhores talentos do setor de tecnologia esperam cada vez mais que os empregadores permitam que interajam com o RH de forma rápida e perfeita por meio dos canais digitais. Acreditamos que nosso projeto com a IBM e a Workday esteja desempenhando um papel importante para nos ajudar a satisfazer esse imperativo do setor".

Com sede em Munique, Alemanha, a Siemens (link fora do ibm.com) é uma empresa de tecnologia concentrada em indústria, infraestrutura, mobilidade e saúde. Os exemplos são fábricas com eficiência de recursos, cadeias de suprimentos resilientes, prédios mais inteligentes, redes inteligentes e transporte avançado. O Grupo Siemens emprega cerca de 293 mil pessoas em todo o mundo, gerando uma receita anual de cerca de 57 bilhões de euros.