Os edifícios públicos desempenham frequentemente múltiplos papéis na nossa sociedade. Como locais de eventos históricos importantes, eles são uma parte importante do nosso patrimônio, o que, juntamente com seu significado arquitetônico, muitas vezes os torna um atrativo para visitantes e turistas. Ao mesmo tempo, muitos desses edifícios ainda desempenham um papel ativo na vida cotidiana como residências oficiais, edifícios governamentais, centros comerciais, museus, bibliotecas e outras instalações públicas.
Esta história é sobre um edifício particularmente icônico, que é uma enorme atração turística global e um ambiente de trabalho para mais de 2.500 pessoas. Construído pela primeira vez nos tempos medievais e reconstruído pela última vez há mais de 150 anos, o local sempre foi de difícil manutenção. Grandes obras só podem ser realizadas durante breves períodos de férias, o que aumenta o custo e limita o escopo das reformas.
Como resultado, quase todos os aspectos do edifício precisam de renovação: aquecimento, ventilação, sistemas elétricos, telhados, janelas, cantarias e muito mais. Do ponto de vista da saúde e da segurança, o amianto precisa ser removido e os sistemas de segurança contra incêndio precisam ser modernizados. O acesso para pessoas com deficiência e os procedimentos de evacuação de emergência também são uma preocupação, visto que o edifício simplesmente não foi projetado para essas necessidades.
Em outubro de 2019, o órgão público responsável pelo local decidiu agir. Ele criou uma organização independente com a missão de renovar completamente o prédio e implementar medidas para tornar sua manutenção mais simples e econômica. Esta nova organização foi criada como uma organização de duas camadas, composta por um órgão patrocinador, que gerencia o escopo, o orçamento e os prazos, e uma autoridade de entrega, que supervisiona e conclui o trabalho.
Era importante que a nova organização agisse rapidamente; dentro de seis meses após seu anúncio inicial, ela se tornaria responsável pela integração, gestão e pagamento dos prestadores de serviço do programa de restauração. Ela também precisaria aumentar rapidamente sua própria equipe interna, de um quadro inicial de 25 pessoas para um programa em grande escala.
Como a organização foi criada como um órgão totalmente independente, não era viável compartilhar qualquer infraestrutura de TI existente no setor público. Sendo assim, a empresa teve um prazo de aproximadamente três meses para encontrar uma solução que atendesse às suas necessidades de finanças, compras, RH e recrutamento, além de ser flexível o suficiente para evoluir à medida que o programa de restauração crescesse.
Entrega mais rápida
Forneceu uma solução totalmente funcional com base nas melhores práticas em apenas 3 meses
Entrega dentro do prazo
Garantiu a entrega dentro do prazo durante a crise de COVID ao mudar para um modelo de trabalho remoto de 60%
Dado o tempo limitado, a organização optou por concentrar-se no essencial: construir uma base sólida que oferecesse as funcionalidades absolutamente necessárias desde o primeiro dia, e depois expandi-la à medida que mais colaboradores e fornecedores se juntassem.
Reconhecendo que eles não tinham tempo para criar uma infraestrutura de TI completa do zero e querendo adotar uma tecnologia moderna e preparada para o futuro, a organização decidiu adotar uma solução de software como serviço. Ela queria uma plataforma com processos práticos e padrão do setor, prontos para uso imediato. Também era importante que a plataforma fosse executada na nuvem, pois isso permitiria que a equipe de gerenciamento do programa se concentrasse em projetar seus processos de negócios, sem se preocupar com o software e a infraestrutura subjacentes, ao mesmo tempo que proporcionava uma segurança de dados de última geração.
Depois de analisar as possibilidades, a organização optou por usar um pacote de aplicações Oracle Cloud como plataforma preferencial. Com a Oracle, os tomadores de decisão da organização puderam ver um roteiro claro para expandir de uma solução inicial de pequena escala para a situação futura planejada e entenderam como crescer de forma modular e escalável. Eles também notaram que a Oracle já tinha uma presença significativa em diversas agências do setor público, o que lhes deu confiança de que era a solução adequada.
Em seguida, a organização queria encontrar um parceiro de implementação com experiência no fornecimento de soluções Oracle Cloud sob severas restrições de tempo. A Oracle recomendou a IBM® Services, que recentemente havia concluído um projeto muito semelhante para outra organização do setor público no mesmo país.
A organização ficou impressionada com a abordagem da IBM em entender os requisitos e ajudar a definir um produto mínimo viável (MVP). A abordagem do IBM® Design Thinking ajudou a manter o projeto em curso, concentrando-se de forma precisa nas funcionalidades essenciais que precisavam estar no MVP, enquanto permitia que a organização desenvolvesse funcionalidades aprimoradas em fases posteriores do projeto.
Por exemplo, a integração de fornecedores será um dos processos mais importantes para a organização quando começar a gerenciar um grande número de prestadores de serviços para trabalhar no edifício. No entanto, no primeiro dia, a empresa só teve que integrar um número relativamente pequeno de prestadores de serviço, pois assumiu a responsabilidade por vários contratos e ordens de compra existentes.
Portanto, a equipe optou por realizar o processo de integração dos prestadores de serviço deste primeiro grupo de forma manual, permitindo assim que dedicassem mais tempo às prioridades imediatas da implementação inicial do Oracle. Como vantagem adicional, realizar esta etapa inicial de integração de forma manual ajudará a equipe a limpar os dados e a entender melhor os requisitos, o que facilitará na criação de um processo automatizado mais robusto na próxima fase do projeto.
Uma das principais lições aprendidas com a IBM foi como comunicar a abordagem de MVP e os benefícios da padronização aos stakeholders da organização. Durante os sprints do projeto, a equipe combinada da IBM e do cliente usou o IBM® Blueworks Live para mapear e incorporar os processos da Oracle, para que todos pudessem ver exatamente como funcionavam. Isso facilitou para as pessoas aceitarem uma abordagem mais padronizada e baseada em melhores práticas de realizar tarefas, em vez de se apegarem às suas ideias pré-concebidas sobre como seus processos deveriam funcionar.
Depois que o projeto do MVP foi concluído, a equipe planejou e executou a criação e os testes das aplicações Oracle Cloud para garantir a entrega dentro do prazo. Como a equipe usava funcionalidades integradas sempre que possível, a maior parte da lógica de negócios já havia sido exaustivamente testada pela Oracle, o que significava que o esforço de teste poderia se concentrar principalmente em áreas onde eram esperados grandes volumes de transações ou altos níveis de risco. Isso possibilitou adequar o processo de testes ao tempo disponível sem comprometer a qualidade.
Apesar de mais de 60% do projeto ter que ser entregue remotamente devido à pandemia da COVID-19, a equipe cumpriu seus prazos. Os módulos de RH, compras e recrutamento entraram em operação em menos de três meses, seguidos pelo módulo financeiro um mês depois. Todos os eventos de transição foram bem-sucedidos, e os sistemas ficaram on-line a tempo de os novos funcionários começarem a trabalhar de forma produtiva assim que ingressassem na organização.
Com a implementação das aplicações Oracle Cloud, a organização agora tem as ferramentas necessárias para gerenciar seus negócios diários à medida que amplia sua equipe e começa a integrar fornecedores para dar apoio ao projeto e à entrega de dezenas de projetos vitais de renovação.
Ao adotar soluções padrão do setor para finanças, compras, RH e recrutamento, a organização agora tem um conjunto único de processos de negócios claros e bem documentados para ajudá-la a permanecer inteligente, eficiente e escalável à medida que cresce. Enquanto isso, a plataforma subjacente da Oracle Cloud evoluirá para acompanhar os requisitos regulatórios e oferecer funcionalidades mais avançadas, permitindo que a organização se concentre nas questões de nível empresarial, e não na infraestrutura de TI.
A solução permite uma governança forte e total transparência, que são prioridades fundamentais para uma organização que está investindo dinheiro público. Relatórios padronizados das aplicações Oracle Cloud ajudam o órgão patrocinador e a autoridade de entrega da organização a entender onde o dinheiro está sendo gasto e a criar comentários e análises sobre contratos, requisições e ordens de compra. Também é fácil auditar decisões financeiras e operacionais, garantindo total responsabilização.
À medida que o trabalho aumenta, a organização poderá apresentar relatórios anuais de controle em nível corporativo e identificar áreas onde o programa está excedendo os gastos ou não gastando o suficiente. Ela também poderá analisar a cadeia de suprimentos, garantir que as autorizações certas estejam em vigor e verificar se os fornecedores são pagos de forma justa, precisa e dentro do prazo.
Como a organização é responsável tanto perante o governo quanto o contribuinte, é fundamental poder prestar contas de cada centavo do dinheiro gasto no programa de restauração. Com a ajuda da IBM e da Oracle, a organização está confiante de que será capaz de manter a confiança pública de que o programa de restauração está sendo gerenciado de forma eficiente e oferecer o melhor custo-benefício para o público, à medida que eleva um dos edifícios públicos mais icônicos do mundo aos padrões modernos de hoje.
Este cliente da IBM é responsável por realizar a renovação de um dos edifícios públicos históricos mais importantes do mundo. Fundada como uma empresa independente em 2019, a principal função da organização será adquirir e gerenciar os prestadores de serviço e a cadeia de suprimentos do projeto.
Notas de rodapé
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Produzido nos Estados Unidos da América, março de 2021.
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