Inspirar os alunos a avançar nas fronteiras do conhecimento exige precisão na gestão de todos os aspectos da vida no campus, seja na programação dos cursos, no processamento das matrículas dos alunos ou na cobrança de taxas dos cursos. Para ajudar a equipe a promover a excelência educacional, a Universidade Estadual de Portland (Portland State University, PSU) aprimorou suas ferramentas de business intelligence com o IBM Cognos Analytics.
Sendo uma universidade grande e urbana, todos os departamentos dependem de funções de análise de dados detalhadas para manter as operações funcionando sem problemas. Mas como a universidade garantiria que a equipe tivesse acesso às melhores ferramentas analíticas?
Para aprimorar a funcionalidade e a usabilidade de sua plataforma de business intelligence, a universidade adotou o IBM Cognos Analytics, fornecendo a 1,5 mil usuários uma experiência de análise de dados ainda mais rica.
Com mais de 27 mil estudantes matriculados em mais de 200 cursos, a prioridade da Universidade Estadual de Portland é garantir que cada aluno receba uma educação realmente enriquecedora. Isso exige um excelente planejamento e uma ótima gestão de recursos.
Alison Nimura, diretora da equipe de business intelligence da Universidade Estadual de Portland, detalha: "Seja monitorando matrículas, aconselhando alunos ou fazendo o orçamento para o próximo ano, quase todos os aspectos da vida universitária dependem do acesso rápido aos principais dados de desempenho e relatórios essenciais para as atividades. Temos cerca de 1,5 mil usuários do Cognos, e muitos de nossos departamentos operacionais simplesmente não seriam capazes de funcionar sem os relatórios precisos e intuitivos que disponibilizamos diariamente.
"Por muitos anos, temos usado o IBM Cognos para ajudar com relatórios em toda a universidade, com grande sucesso. Mas há muitas oportunidades de melhoria: estamos sempre nos envolvendo com unidades acadêmicas e pessoal administrativo para descobrir como levar nossos recursos de relatórios para o próximo nível".
Depois de receber feedback de vários usuários, a equipe de business intelligence da universidade identificou várias maneiras de aprimorar os relatórios em toda a universidade.
Alison Nimura continua: "Nossos usuários queriam melhorar a aparência de nossas ferramentas de geração de relatórios, com uma interface mais moderna que permitisse adaptar e personalizar os dashboards para atender às suas necessidades individuais. Também vimos o potencial de uma interface de usuário mais intuitiva que ajudaria ativamente os usuários a explorar diferentes maneiras de exibir informações".
Por exemplo, a equipe de business intelligence identificou vários casos de uso de visualizações que podem ajudar os usuários a interpretar dados de geolocalização com maior precisão.
"As ferramentas que tínhamos só permitiam a visualização de dados em mapas mundiais ou nacionais", explica Alison Nimura. "Queríamos nos aprofundar muito mais e analisar os dados geográficos em nível estadual, municipal ou até mesmo no campus".
Ela ainda acrescenta: "Os usuários também disseram que gostariam de ter maior controle sobre o envio de seus dados para o Cognos. Nas épocas mais corridas do ano, como períodos de matrícula de alunos, o fato de ter que esperar que a equipe TI adicione dados ao nosso data warehouse central às vezes pode atrasar os trabalhos de missão crítica".
Para atender aos pedidos dos usuários sobre as melhorias nos recursos de business intelligence, a universidade iniciou a busca por uma solução que lhe permitisse desenvolver a aparência e a funcionalidade de suas ferramentas de análise de dados.
"Temos milhares de relatórios criados na plataforma IBM Cognos, por isso procuramos melhorias que funcionassem com nossa infraestrutura de relatórios já existente, tanto quanto possível", esclarece Alison Nimura. "Cogitamos usar a integração de uma ferramenta de terceiros como uma camada de visualização de dados, mas isso teria aumentado significativamente nossos custos com licenças, além de tornar a governança e a segurança de dados mais difíceis de gerenciar".
Depois de conhecer mais sobre os novos recursos oferecidos na versão mais recente do IBM Cognos Analytics, a universidade resolveu modernizar seu ambiente IBM Cognos já existente.
"Decidimos fazer o upgrade para o IBM Cognos Analytics porque, tendo usado as soluções IBM por vários anos, sabemos que podemos confiar nas soluções do Cognos para fornecer business intelligence rápida, precisa e perspicaz. Também nos chamaram a atenção as novas opções de personalização e customização implementadas na última versão, bem como a capacidade de permitir que os próprios usuários enviem dados. Achamos que esses novos recursos dariam à equipe mais liberdade para criar a experiência de usuário que melhor se adaptasse às suas necessidades e ao seu estilo de trabalho.
"Por exemplo, a última versão vem com recursos de mapeamento muito mais detalhados, permitindo a visualização de dados até o nível das ruas. Então, se tivermos um conjunto de dados que contenha coordenadas de latitude e longitude (como a localização de prédios em nosso campus), talvez possamos explorar um novo leque de análises".
A universidade implementou o IBM Cognos Analytics nas instalações durante um período de nove meses. A atualização transcorreu sem problemas, com o mínimo de interrupções nas atividades cotidianas da universidade.
"Não estávamos migrando para uma plataforma totalmente nova, mas apenas fornecendo aos usuários uma versão aprimorada de suas conhecidas ferramentas de business intelligence, o que facilitou a transição para a nova solução. Para mitigar ainda mais o risco de interrupção, formulamos um plano de implementação detalhado com gerenciamento de mudanças no centro de nossa estratégia.
"Também procuramos conselhos da equipe de BI da Universidade de Oregon, que também havia adotado o IBM Cognos Analytics recentemente. Eles nos deram muitas dicas úteis que tornaram a transição para a nova solução ainda mais tranquila".
Com o IBM Cognos Analytics impulsionando sua business intelligence, a equipe de toda a universidade pode personalizar seu espaço de trabalho de acordo com as preferências individuais e exercer maior controle sobre a criação, análise e visualização de seus próprios conjuntos de dados.
"Para nós, um dos maiores benefícios foi a facilidade de transição para a nova solução", afirma Alison Nimura. "Fizemos um esforço significativo para comunicar as próximas mudanças e treinar a equipe sobre como usar a nova interface. Oferecemos vídeos para ajudá-los a navegar na interface, bem como sessões de treinamento individuais. Devido a essa preparação inicial e à prontidão do produto, a transição para o IBM Cognos Analytics foi tranquila. Passamos muito menos tempo do que esperávamos solucionando problemas de produção.
"O feedback sobre a experiência dos usuários com o IBM Cognos Analytics tem sido excelente: os usuários adoraram principalmente a ideia dos dashboards personalizáveis. Os dashboards permitem que eles arrastem e soltem os dados necessários e criem um espaço de trabalho ideal. O recurso de pesquisa da nova versão do Cognos também foi muito aprimorado, então ficou muito mais fácil encontrar os relatórios necessários.
"E não é bom só para os iniciantes: nossos usuários mais experientes também estão aproveitando os novos recursos de envio de dados. Em vez de terem que ir atrás da equipe de TI para enviar os dados antes de se concentrarem na análise, eles podem começar a trabalhar em seus conjuntos de dados com poucos cliques".
A universidade também está analisando como usar ferramentas de visualização de geolocalização em uma grande variedade de atividades e relatórios, descobrindo maneiras interessantes de explorar esse tipo de dados.
Alison Nimura explica: "O IBM Cognos Analytics possivelmente nos permitirá rastrear e prever o fluxo dinâmico de pessoas nos nossos prédios, por exemplo. Isso pode ajudar muito no agendamento das aulas, identificando horários que vão gerar tempos de deslocamento mais curtos entre as aulas, melhorando a experiência dos alunos. Esse é apenas um dos muitos novos casos de uso que o Cognos Analytics nos disponibiliza".
Ela conclui: "Com o IBM Cognos Analytics, mantemos todos os benefícios da análise de dados rápida e precisa, além de obter novas funcionalidades e proporcionar à nossa equipe uma experiência do usuário mais personalizada. A business intelligence afeta quase todos os aspectos da vida universitária. Por isso, a disponibilização de ferramentas de análise de dados aprimoradas nos ajuda a oferecer um ambiente de aprendizado ainda mais enriquecedor e estruturado para nossos alunos".
A Universidade Estadual de Portland (link externo ao ibm.com) tem um campus de 20 hectares no centro da cidade que atende a aproximadamente 27 mil alunos por ano. Localizada no coração de um dos centros de cultura, negócios e tecnologia mais vibrantes dos Estados Unidos, a universidade é reconhecida no mundo todo por programas como planejamento urbano, trabalho social e estudos ambientais que envolvem diretamente a comunidade e visam seus alunos para a criação de um mundo melhor e mais sustentável. Pelo terceiro ano consecutivo, a Universidade Estadual de Portland foi considerada uma das 10 universidades mais inovadoras pelo U.S. News & World Report.
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