É difícil discutir o setor de energia dentro do Sultanato de Omã sem mencionar Petroleum Development Oman LLC (PDO). Fundada em 1937 sob a direção do Sultão Said Bin Taimur, a empresa é uma das líderes em exploração e produção de petróleo e gás no país.
Mas, nos últimos anos, o PDO expandiu seu escopo e está caminhando para se tornar uma empresa de energia totalmente integrada, com energias renováveis e uma agenda verde desempenhando um papel cada vez mais importante.
Como a empresa nacional de petróleo de Omã, o PDO também desempenha um papel importante na expansão econômica e diversificação do país, oferecendo suporte em áreas como criação de empregos e formação, desenvolvendo expertise local e promovendo vários programas de investimento. E para que pudesse gerenciar os vários ativos, recursos e tecnologias necessários para suas funções não relacionadas a hidrocarbonetos, a empresa contratou a Carillion Alawi LLC para fornecer o Integrated Facilities Management (IFM) em suas 12 localidades.
Desde o início do relacionamento em 2013, a equipe de IFM da PDO trabalhou incansavelmente para ajudar a implementar novas tecnologias e impulsionar novas eficiências. No início de 2018, a equipe voltou seu foco para a plataforma ERP da empresa, que estava sendo usada para gerenciar processos de IFM.
Processos simplificados
Aperfeiçoar 46 etapas de aquisição individuais em 14 etapas automatizadas economiza 2300 horas anualmente
Digitalização
A transição para processos de trabalho eletrônicos economiza 70 mil folhas de papel por ano
Visibilidade aprimorada
Gerenciar ativos, instalações e processos relacionados em uma plataforma unificada proporciona maior visibilidade.
"Nosso sistema existente não atendia às necessidades de nossas atividades imobiliárias corporativas", lembra Ibrahim Abri, líder de entregas de operações da PDO para Imóveis Corporativos."Embora funcionasse bem para gerenciar o lado da manutenção de nossos processos de hidrocarbonetos, ele tinha dificuldades com tarefas mais adequadas a um sistema CAFM [gerenciamento de instalações assistido por computador]."
Ele continua, dizendo: "Não havia um módulo para o cliente, e era caro implementar um no nosso sistema antigo.Além disso, a equipe geralmente ficava no final da fila quando se tratava de relatórios personalizados ou melhorias no sistema alinhadas aos objetivos de gerenciamento de imóveis. Além disso, as limitações do sistema ERP estavam sendo reforçadas por uma rede fechada, tornando difícil implementar uma solução de mobilidade ou colaborar com parceiros da cadeia de suprimentos.
Para dar suporte aos processos de negócios de bens imóveis e CAFM desejados, a Carillion Alawi ajudou a PDO a migrar de sua solução anterior para uma instância baseada na nuvem do IBM® Maximo® Application Suite no final de 2018. A nova plataforma agora supervisiona as atividades de manutenção corretiva e manutenção planejada da PDO e, mais recentemente, a gestão online de ativos lineares, dispositivos da Internet das Coisas (IoT), mobilidade e o portal do cliente da empresa.A solução Maximo também lida com os relatórios relacionados para mais de 60.000 ativos de manutenção.
"Está cobrindo tudo espalhado por 12 locais de PDO", explica Abri. "Manutenção rigorosa, meio ambiente, catering, limpeza – todas as funções usuais de gerenciamento de instalações essenciais em nossas localizações, tanto no interior quanto no litoral."
Além da migração, a Carillion Alawi conseguiu lançar um novo portal de clientes e um aplicativo Android correspondente, apoiado pelo software IBM Maximo Anywhere, que permite aos usuários acessar o ambiente CAFM a partir de seus próprios dispositivos.
Com o sistema principal lançado no final de 2018, a PDO queria expandir o escopo da solução, fazendo uso de módulos já integrados.
"Também queríamos atualizar o controle de estoque e inventário", continua Abri."Até aquele momento, a equipe de IFM vinha usando processos manuais, conduzidos por aprovações, que envolviam longos procedimentos, cerca de 45 dias, para adquirir novas peças de reposição."No total, estávamos usando mais de 70 mil folhas de papel por ano, o que resultou em alta energia e custos de impressão.
Para implementar essa próxima fase, a PDO e a Carillion Alawi envolveram a IBM Business Partner Praxis Solutions.
"Após as sessões iniciais de descoberta, percebemos que enquanto a Carillion Alawi havia estabelecido um processo de aquisição abrangente para a PDO, ainda havia desafios com os tempos de resposta da manutenção para a equipe de aquisição", conta Ankit Jain, Arquiteto de Soluções e Parceiro Gerente da Praxis."Portanto, trabalhamos com a equipe da Carillion Alawi para digitalizar os contratos completos, processos de aquisição e gestão de inventário, garantindo que tanto a Carillion Alawi quanto a PDO tivessem total visibilidade dos processos."
A equipe da Praxis roteou os esforços da cadeia de suprimentos IFM por meio do software IBM Maximo Asset Management, utilizando a solução para supervisionar a gestão de inventário, reabastecimento e compras. Trabalhando com a Carillion Alawi, também estabeleceram padrões para imóveis corporativos em toda a PDO e desenvolveram um catálogo eletrônico de ativos para as necessidades de IFM, levando à limpeza e catalogação de mais de 11 mil produtos.
"Agora, estamos trabalhando para melhorar ainda mais os processos e expandir a implementação do IBM Maximo através de análises", acrescenta Jain."Estamos implantando vários KPIs, relatórios e painéis, o que permitirá que a Carillion Alawi e a PDO tenham insights adicionais e mensuráveis sobre a eficácia de seus processos e os capacitem a ajustar ainda mais esses processos em direção à excelência."
Embora a nova solução Maximo tenha impulsionado eficiências em toda a empresa, os esforços de gestão de inventário da PDO provavelmente reconheceram a maior melhoria. Ao longo de 2019, a empresa adquiriu aproximadamente 192.000 itens. E, ao automatizar e otimizar esses processos, a PDO agora não precisa imprimir uma única folha de papel para apoiar ou aprovar suas transações, eliminando a necessidade de 25.579 assinaturas relacionadas.
“Anteriormente, passávamos por 46 etapas individuais entre uma solicitação de projeto e a emissão de um pedido de compra,” observa Abri."Agora são 14. Calculamos que todas essas novas eficiências nos salvariam 2.300 horas ao longo de um ano, ou cerca de um equivalente em tempo integral (FTE)."
Ao mesmo tempo, a equipe de operações da PDO tem uma visibilidade maior em relação à gestão de instalações, aquisição e tarefas de manutenção graças aos painéis de desempenho integrados.E com a maioria dos processos roteados através do Maximo, gatilhos de fluxo de trabalho integrados ajudam a acelerar os tempos de resolução para questões e tarefas rotineiras.
Além disso, a integração do Maximo com o portal do cliente da PDO melhorou a coleta de dados de satisfação do cliente.O sistema agora importa diretamente as necessidades e desejos do cliente para o sistema de gestão de tarefas da empresa, o que significa que esses pedidos serão atendidos mais rapidamente e têm menos probabilidade de serem negligenciados.
Por fim, a nova integração móvel tornou as tarefas de CAFM muito mais fáceis de gerenciar na ponta inicial do processo. "A acessibilidade foi muito boa", acrescenta Abri. “Você não precisa ir ao escritório ou estar no local para obter relatórios. Você pode acessar da página inicial e, como estamos enfrentando restrições contínuas da COVID-19 em Omã, isso é realmente conveniente.
Fundada em 1937, a PDO (link reside fora de ibm.com) é uma das maiores empresas de óleo e gás da região, supervisionando uma área de 90 mil quilômetros quadrados, ou aproximadamente um terço da geografia de Omã.A empresa opera em torno de 200 campos de petróleo, 55 campos de gás natural, 9.000 poços ativos e mantém uma força de trabalho nacional de mais de 8.500 funcionários e 70.000 prestadores de serviços.
O Carillion Alawi (link externo ao site ibm.com) oferece soluções de criação e gerenciamento de instalações integradas a uma ampla gama de clientes. A empresa está presente em Omã há mais de 50 anos, oferecendo sistemas de informação imobiliária de classe mundial que agregam valor à gestão imobiliária corporativa.
O IBM Business Partner Praxis (link externo ao site ibm.com) oferece soluções de TI e serviços de consultoria focados na mobilidade e gestão de ativos empresariais. A empresa está sediada em Dubai, nos Emirados Árabes Unidos, e mantém locais adicionais no Kuwait e na Índia.
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Produzido nos Estados Unidos da América, Setembro de 2021.
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