"Nossa ferramenta de gerenciamento de processos era de código aberto. Não havia fornecedores locais que pudessem oferecer suporte, e a tecnologia era antiga, então não era prático para nossos desenvolvedores internos aprenderem", diz Merve Faydali, gerente de aplicativos de experiência do cliente da MNG Kargo. "Não foi possível entregar os resultados exigidos pelas nossas unidades de negócios. Além disso, queríamos automatizar muitos dos nossos processos manuais como parte de nossa transformação digital, mas a plataforma não tinha capacidade para fazer isso."

Outro desafio foi a falta de integração entre os processos de negócios da empresa e seus sistemas de gerenciamento de documentos. Muitos processos eram baseados em papel e exigiam o armazenamento físico de documentos. Era difícil monitorar esses processos para obter eficiência e fornecer à gestão inputs vitais para as decisões de negócios.

A MNG Kargo precisava de uma nova plataforma escalável para automatizar seus processos de negócios, e de um sistema de gerenciamento de documentos digitalizado e automatizado para gerenciar conteúdo em toda a organização.

"O recurso de fluxo de trabalho de automação de negócios permite a fácil transferência de aproximadamente 5.300 faturas por mês para o nosso sistema ERP, aprimorando a continuidade operacional, um objetivo essencial para uma empresa de transporte líder de mercado", diz Faydali. "Além disso, agora executamos nosso processo de manutenção de veículos usando o recurso de fluxo de trabalho, um processo que anteriormente exigia a emissão manual de faturas em papel. Conseguimos poupar muito esforço integrando o processo ao ERP.

"Também executamos nossas aprovações de lotes fora do padrão por meio do recurso de fluxo de trabalho", ela continua. “E projetamos um novo processo para que as solicitações financeiras de nossas filiais cheguem digitalmente à nossa matriz. Este fluxo de solicitação principal possui vários subfluxos, proporcionando uma hierarquia de aprovação entre operações e matriz.”

O recurso de gerenciamento de conteúdo da solução serviu como base para o sistema de gerenciamento de documentos da empresa, com o qual é possível digitalizar faturas e outros documentos cruciais e armazená-los de forma segura, usando um esquema de segurança complexo integrado projetado para proteger documentos confidenciais da exposição a usuários não autorizados.

Trabalhando juntas, as três equipes, 32 bits, IBM e MNG Kargo, conseguiram não apenas cumprir a data prevista de conclusão do projeto, mas também treinar a equipe de TI da MNG Kargo para começar a assumir a manutenção do sistema e o desenvolvimento de aplicativos. Em três anos, a empresa estava desenvolvendo processos por conta própria.

Hoje, a MNG Kargo está colhendo os frutos do seu novo fluxo de trabalho de automação de negócios e dos sistemas de gerenciamento de conteúdo. Com o primeiro, a empresa pode rastrear mais de 2.500 solicitações de processos de negócios e 8.000 tarefas por dia e tinha como objetivo aumentar o número de solicitações de processos de negócios para 4.000 até o final de 2021, totalizando mais de 10.000 transações por dia.

Com fluxos de trabalho automatizados implementados:

• Processos automatizados para envio de solicitações de veículos e geração de estimativas diárias de quantidades e custos tornam as aprovações de pagamentos muito mais rápidas, aumentando a satisfação dos fornecedores.
  
  
• A automação do processo de sinistros permite uma resolução e compensação mais rápidas, o que mantém os clientes mais satisfeitos.
  
  
• O acesso a informações confidenciais em documentos e relatórios proporciona mais visibilidade sobre conexões concretas de causa e efeito no processo de compensação de danos no transporte, para que a gestão possa tomar melhores decisões de negócios com base em valores mensuráveis.
  
  
• A integração com o sistema ERP possibilita decisões de aprovação mais conscientes e precisas no processo de materiais, por meio do acesso às informações dos produtos solicitados pelos usuários e informações atuais de estoque.
  
  
• A transferência automatizada de solicitações de e-mail ou carta de apresentação proporciona uma resolução mais rápida nos processos operacionais de solicitação financeira.
  
  
• Uma maior visibilidade das faturas operacionais ajuda a orientar as decisões de investimento, e o acesso mais fácil aos dados de reclamações dos clientes ajuda a resolver problemas e a melhorar os processos na origem do problema.

A equipe também pode comparar com mais facilidade os valores de compra aprovados com os valores das faturas. “Antes era difícil para os gestores detectarem diferenças porque as aprovações eram feitas por e-mail”, diz Faydali. “Desde a implementação deste projeto, a gestão consegue visualizar todas as partes do processo ao longo dos meses, e como resultado, alguns casos de fraude foram bloqueados.”

O novo sistema de gerenciamento de conteúdo também está causando um impacto altamente positivo. As solicitações de processos de negócios envolvem uma média de 3.000 documentos por dia, resultando em 6.000 transações diárias. A maioria destes documentos são faturas que contêm informações confidenciais. Além de processar, tratar e proteger os documentos, o sistema armazena backups de aproximadamente 43 milhões de faturas anteriores.

Com o sistema de gerenciamento de conteúdo:

• Os funcionários gastam muito menos tempo pesquisando faturas e outras documentações, o que melhora a eficiência e economiza dinheiro para a empresa.
  
  
• Os documentos são facilmente recuperáveis e o armazenamento desses documentos é mais seguro.

Hoje, a MNG Kargo está integrando processos adicionais em seu sistema e está preparada para a próxima fase de sua jornada de automação. “Renovamos nosso contrato com a 32bit no início do ano e planejamos nos reunir com a 32bit e com a IBM no próximo ano para conhecer as novas tecnologias de IA e automação robótica de processos (RPA)”, finaliza Faydali. Essa combinação de trabalho em equipe e inovação é um bom presságio para o sucesso contínuo, à medida que a empresa desenvolve novos processos automatizados em busca de sua transformação digital.

Fundada em 2003 e sediada em Istambul, na Turquia, a MNG Kargo (o link está fora do ibm.com) é uma das principais fornecedoras de serviços de courier e entrega de encomendas na Turquia. A empresa tem mais de 850 filiais, 27 centros de transferência, 35 mini-hubs e 14 diretorias regionais. Com mais de 12.000 funcionários, a empresa presta serviços a mais de 600.000 endereços por dia em 220 países, usando aproximadamente 3.500 veículos próprios, além de veículos alugados.

Sobre a 32bit Bilgisayar

Fundada em 1988 em Istambul, Turquia, a parceira de negócios da IBM 32bit oferece às empresas soluções de software de TI prontas para uso, bem como integração de tecnologia e serviços de consultoria. As principais áreas de especialização incluem processos de negócios, arquitetura orientada a serviços (SOA) e integração, aplicativos financeiros, aplicativos móveis e Java Enterprise Edition (JEE).