Quando pensamos em defesa nacional, é natural focar na coragem e dedicação dos membros do serviço das forças armadas: o Ministério da Defesa do Reino Unido (MoD) emprega mais de 190.000 pessoas no Exército Britânico, na Marinha Real, na Força Aérea Real e no Comando Estratégico. No entanto, não devemos esquecer a contribuição vital dos 58.000 funcionários civis do MoD, que fornecem uma ampla gama de serviços de apoio para ajudar a manter a nação segura.
Assim como todas as grandes organizações modernas, o MoD depende da eficiência de uma série de serviços empresariais, como finanças, aquisições e recursos humanos. Em vez do Ministério e das forças individuais administrarem seus próprios departamentos de contabilidade, compras e recursos humanos, o MoD opera um modelo centralizado de serviços compartilhados, fornecido por sua divisão de Serviços Empresariais de Defesa (DBS).
O DBS é responsável pela prestação completa desses serviços, incluindo não apenas a equipe especializada e os processos de negócios bem projetados, mas também a tecnologia subjacente. Com o passar dos anos, à medida que o escopo da DBS se ampliou, ela recebeu uma variedade de sistemas de TI e fontes de dados heterogêneas de diferentes agências dentro do MoD, abrangendo desde grandes aplicativos empresariais e bancos de dados até pequenas ferramentas personalizadas e planilhas.
Gerenciar essa complexidade estava se tornando um trabalho em tempo integral para a equipe da DBS, e o ônus de manutenção dificultava a entrega de melhorias nos serviços. A organização desejava adotar um modelo operacional mais moderno e eficiente e reconheceu que padronizar e convergir seu cenário de TI seria um primeiro passo vital, ajudando a reduzir os custos de propriedade, diminuir a manutenção e mitigar os riscos de negócios.
"A DBS busca simplificar seu cenário de sistemas por várias razões", explica James Courtney-Holt, CIO Finance & Commercial Lead da DBS. "Isso nos permitirá aproveitar ao máximo nosso software principal Oracle e IBM Cognos e capacitar os recursos da DBS. Isso permitirá que a equipe interna de DBS assuma total responsabilidade pelo suporte e mudança de nossos sistemas. E isso nos preparará para uma migração para serviços de nuvem no futuro."
Serviços compartilhados mais inteligentes
Serviços compartilhados mais inteligentes ajudam o Ministério da Defesa a apoiar 190000 pessoal de serviço de forças armadas
Legado para sistemas empresariais
A nova plataforma substitui 4 sistemas legados por apenas 1 aplicativo empresarial
A DBS lançou uma iniciativa de vários anos importante para racionalizar sua estrutura de sistemas e impulsionar novas eficiências. Com o suporte da IBM Consulting e da Deloitte, a DBS visou transformar três áreas principais de sua TI: as aplicações empresariais que sustentam seus processos de contratação, compras e finanças (CP&F); os sistemas financeiros que suportam o planejamento, orçamento e previsão (PB&F); e os bancos de dados e ferramentas de análise que fornecem informações gerenciais (MI) para os usuários em todo o MoD.
Contratação, compras e finanças
Para aumentar a eficiência de seus processos comerciais e financeiros, a DBS decidiu substituir vários sistemas separados por um único aplicativo Oracle eBusiness Suite que gerenciaria todo o fluxo de trabalho de ponta a ponta. Ao longo de quatro importantes atualizações, uma equipe conjunta da DBS, IBM, Deloitte e outros departamentos do MoD trabalharam em estreita colaboração para implementar um ciclo de compra para pagamento contínuo no novo sistema e, em seguida, ampliá-lo com funcionalidades adicionais para o gerenciamento de contratos e integração com o Government eMarketplace (GeM), um novo catálogo de fornecedores que está sendo adotado por muitos departamentos do governo do Reino Unido.
Ao migrar para um único sistema para CP&F, a DBS conseguiu aposentar três de suas plataformas ERP existentes, além de diversos sistemas auxiliares menores e processos manuais. Isso simplificou fundamentalmente a manutenção do sistema e reduziu os custos operacionais, ao mesmo tempo em que deu aos funcionários da DBS mais tempo para se concentrarem na melhoria da qualidade do serviço e no desenvolvimento de novos recursos. O projeto também ofereceu uma oportunidade para a limpeza de dados, o que resultou em uma melhoria significativa na qualidade dos dados e proporcionou aos tomadores de decisão uma maior confiança no sistema.
Planejamento, orçamento e previsão
Alguns anos atrás, a DBS substituiu um sistema de planejamento de negócios que estava no final de sua vida útil por uma nova plataforma baseada em software da IBM. Desde então, as equipes da DBS e IBM concluíram várias atualizações para aprimorar a funcionalidade, incluindo uma atualização recente para a versão mais recente do software IBM Planning Analytics. A solução PB&F agora suporta tanto a gestão anual do orçamento e as previsões para o exercício financeiro atual quanto um ciclo orçamentário anual com um horizonte de dez anos para planejamento de longo prazo.
Além dos dados planejados e previstos, o sistema também inclui dados financeiros atuais, permitindo aos usuários analisar variações entre os resultados esperados e reais. A DBS oferece acesso a uma ampla gama de ferramentas para auxiliar usuários em diferentes níveis da organização a interagir com esses dados, desde fluxos de trabalho para ajudar gestores de departamento a contribuir com seus dados orçamentários até poderosas ferramentas de análise integradas com planilhas para usuários avançados na equipe financeira.
Informações gerenciais
Em paralelo com esses projetos, a DBS também criou um data warehouse centralizado para informações gerenciais, reunindo dados de suas operações contábeis e sistemas de CP&F, além da plataforma PB&F e várias outras fontes de dados.
Usando a solução IBM Cognos Analytics, os usuários podem acessar e visualizar informações financeiras e operacionais e gerar automaticamente relatórios sobre dados interfuncionais. A plataforma elimina os silos de dados e ajuda a eliminar a necessidade de relatórios manuais baseados em planilhas, economizando horas para analistas de todo o Ministério.
Os tomadores de decisão do MoD estão cada vez mais confiantes no data warehouse para fornecer dados robustamente controlados a partir de sistemas de origem bem governados. Isso reduz a necessidade dos departamentos de manter seus próprios números e ajuda a garantir que as decisões sejam tomadas com base em informações consistentes e precisas.
"Estamos buscando expandir nossa capacidade de análise financeira e comercial", afirma Courtney-Holt. "Nos próximos 12 meses, expandiremos o data warehouse para incluir dados de RH, folha de pagamento e projetos. Também estamos buscando compartilhar dados com outros sistemas de informações de Defesa por meio de APIs, para que, onde quer que os dados da DBS sejam consumidos, eles sejam obtidos em nosso data warehouse como a 'única fonte da verdade'."
As fases mais recentes da iniciativa de transformação DBS ocorreram durante a crise COVID-19. Durante o primeiro bloqueio do Reino Unido, toda a equipe de projeto teve que mudar para o trabalho em casa, o que criou desafios em relação ao acesso aos sistemas. No entanto, graças à flexibilidade e dedicação da equipe conjunta de DBS, IBM e Deloitte, o projeto nunca perdeu força. A DBS continuou a atingir todas as suas principais metas de desempenho e a entregar cada versão de novo software e funcionalidade no prazo.
"O relacionamento entre a DBS e a equipe da IBM tem sido muito importante para o nosso sucesso", diz Courtney-Holt. "Mesmo quando trabalhamos em uma base de projeto por projeto, nunca perdemos de vista as metas mais amplas e de longo prazo que estamos tentando alcançar. Empregamos um trabalho conjunto para garantir que os recursos do DBS tenham desempenhado um papel integral nas mudanças que realizamos. Estou satisfeito que tanto a DBS quanto a IBM tenham gerenciado isso como uma parceria estratégica.”
Além das economias significativas na gestão e manutenção de TI, os resultados incluem melhorias no desempenho e disponibilidade do sistema, com menos incidentes relatados e menos downtime não planejado. O aumento na estabilidade significa que os funcionários da DBS podem passar menos tempo resolvendo problemas de TI e mais tempo aprimorando os serviços existentes e desenvolvendo novos recursos.
"No passado, cometemos o erro de buscar mudanças em detrimento da sustentabilidade de longo prazo de nossos sistemas", diz Courtney-Holt. "A transição para uma abordagem de 'renovação contínua' com atualizações regulares do sistema e o foco na exploração de funcionalidades comerciais prontas para uso proporcionará uma base mais sólida para nossos clientes aproveitarem e maximizará o investimento que fizemos em nossos sistemas essenciais da Oracle e Cognos."
O Ministério de DefesaLink Externo é um dos maiores e mais importantes departamentos do governo do Reino Unido, empregando mais de 190.000 funcionários de serviço de forças armadas e 58.000 funcionários civis. Ele trabalha para manter a nação segura e próspera e manter seu alcance e influência globais, protegendo cidadãos, territórios, valores e interesses do Reino Unido em casa e no exterior.
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Produzido nos Estados Unidos da América, março de 2021.
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