Todos os dias, em aeroportos, shoppings, hospitais e outros locais nas ruas de todo o Oriente Médio, as pessoas que estacionam veículos fazem centenas de milhares de transações com a Mawgif (National Parking Company), uma das pioneiras da região no setor de estacionamentos e uma das maiores operadoras de estacionamentos no Oriente Médio.
Quando o novo diretor executivo financeiro (CFO) Ali Haji ingressou na Mawgif em 2018, ficou preocupado com a falta de eficiência na captura e uso dos dados criados pelas transações de estacionamento. Ali Haji conta com uma vasta experiência no setor de estacionamentos, tendo trabalhado para uma das maiores empresas desse ramo do Reino Unido e da Europa.
“Acredito ser possível trabalhar com mais inteligência em vez de mais esforço e estava acostumado a ter informações com o simples toque de um botão”, explica Ali Haji, CFO e membro do conselho da Mawgif, que já trabalhou para uma grande firma britânica responsável pelas operações de estacionamento nos aeroportos de Heathrow e Gatwick. “Quando se trata do ciclo de fechamento mensal, o ideal é que eu consiga revisar e finalizar as contas financeiras do mês anterior em quatro dias”. Contudo, Haji descobriu que a Mawgif levava 20 dias para preparar o relatório mensal.
Os funcionários da Mawgif exportavam dados de bancos de dados diferentes, faziam download de arquivos PDF e lançavam os dados manualmente em planilhas do Microsoft Excel. O processo era suscetível a erros de duplicação e cálculo que dificultavam a reconciliação de discrepâncias.
Os enormes atrasos nos relatórios financeiros e operacionais também tinham implicações estratégicas. Sendo uma empresa em rápida expansão em busca de novas oportunidades de negócios, a Mawgif precisava de dados atuais e completos para sustentar as decisões relacionadas à escolha de novos locais, adjudicação de contratos e preparação de previsões de negócios.
“Com mais de 4 mil máquinas de estacionamento e parquímetros, o funcionamento dos estacionamentos é muito parecido com um cassino e é preciso monitorar todas as transações”, afirma Haji. “Fiz uma revisão completa do sistema operacional e financeiro para ver como poderíamos capturar e auditar todas as transações. Foi um exercício tremendo”.
No Reino Unido, Haji recorreu ao software de análise da IBM para aperfeiçoar o planejamento e os relatórios operacionais e financeiros. “Uma das primeiras coisas que fiz quando cheguei à Mawgif em Jeddah, na Arábia Saudita, foi telefonar para a 1Direction Global, parceira de negócios IBM em Riyadh, pois eles têm uma vasta experiência com as soluções de análise da IBM”.
“A Mawgif tinha problemas com o uso de planilhas e não tinha números reais quando a equipe financeira se reunia com a gestão e o conselho de administração”, explica Bhupendra Berdia, cofundador e diretor administrativo da 1Direction Global. “Quando eles nos abordaram, iniciamos sessões de coleta de informações e discussões imediatamente”.
O tempo era essencial, sobretudo pelo surgimento de suspeitas de que uma parcela desconhecida das receitas de estacionamento corria o risco de ser subtraída ilegalmente devido à impossibilidade de coletar os dados transacionais em tempo real. “Cada dia que passava era um problema para mim”, conta Haji. “Perguntei a Bhupendra: 'Como podemos resolver isso o quanto antes?’”
Após uma análise detalhada das necessidades da Mawgif, a 1Direction Global recomendou o IBM® Planning Analytics with Watson®, uma solução criada no IBM TM1®, um avançado mecanismo de cálculo e banco de dados na memória. “A Mawgif comparou o IBM Planning Analytics with Watson com soluções concorrentes, e a IBM forneceu melhor automação e poder analítico multidimensional junto com vantagens de custo”, complementou Berdia. “Também conseguimos criar painéis em tempo real na plataforma”.
A Mawgif criou um sistema que simplificou o fluxo de informações para que o sistema ERP entendesse e acompanhasse todas as transações registradas por cada máquina de estacionamento e parquímetro. “Toda transação é diferente, então como seguir o dinheiro?”, indagou Haji. “Conseguimos conectar o sistema operacional ao sistema financeiro para garantir que eles se comuniquem e que ocorra a reconciliação automática”.
A solução IBM Planning Analytics with Watson entrou em operação na Mawgif em março de 2020, assim que a pandemia de COVID-19 começou a abalar as operações de negócios. A solução flexível integrada com IA permitiu que os gerentes da Mawgif acessassem dados financeiros e operacionais durante o trabalho remoto. “Com diversos lockdowns, eu fiquei preso no Reino Unido por cinco meses e meio, longe do meu escritório em Jeddah”, relatou Haji. “Eu podia acompanhar os negócios diariamente, minuto a minuto, em vários painéis em todos os países, inclusive Arábia Saudita, Emirados Árabes Unidos e Jordânia”.
A solução IBM Planning Analytics with Watson começou a permitir a visualização em tempo real, transparente e altamente detalhada dos negócios nos estacionamentos da Mawgif. Valendo-se da maior agilidade oferecida pela plataforma, a equipe de finanças e suporte de sistemas da Mawgif iniciou uma série de investigações sobre como e onde os lucros do estacionamento estavam sendo desviados ilegalmente. Usando as ferramentas IBM Planning Analytics with Watson, a Mawgif descobriu o furto de recursos em três filiais diferentes ao mesmo tempo e agiu rapidamente para estancar os delitos.
“Foi um grande exercício. Pegamos os culpados no flagra porque conseguimos ver as transações à medida que elas aconteciam”, explicou Haji. “Devido ao sigilo do caso, apresentei-o à gerência sênior e mostrei como poderíamos ver cada máquina em cada rua e também ver quem estava na máquina: transparência total. Eles ficaram bem impressionados e, graças à IBM, isso foi possível”.
Além de reduzir o tempo necessário para preparar relatórios mensais de 20 dias para 4 dias, o IBM Planning Analytics with Watson também ajudou a Mawgif a:
- Melhorar o desempenho operacional em 10% por meio da otimização da receita e da eficiência, como resultado da análise e do gerenciamento de dados em tempo real
- Reduzir o tempo necessário para converter balancetes em declarações de lucros e prejuízos e balanços de uma tarefa de dois dias para uma operação de 10 segundos, em várias moedas
- Reduzir os custos adicionais em 5% a 8% por meio de um melhor planejamento estratégico, melhores sistemas, renegociações de contratos, reestruturação e consolidação de compras
- Economizar mais de 15 minutos na investigação de consultas transacionais por meio da funcionalidade de detalhamento no nível transacional
A solução IBM também economizou um dia de trabalho por mês ao departamento financeiro da Mawgif, ao padronizar relatórios financeiros em todas as filiais para gerar resultados imediatos de desempenho de grupo.
A capacidade de detalhar os dados das transações foi um fator decisivo para as melhorias operacionais. “Independentemente do dia, temos mais de 200 mil transações em várias moedas sendo captadas por meio de diferentes fontes e formas de pagamento, sem que eu precise mudar de tela”, analisa Haji. “Examinei vários outros sistemas de relatórios, mas nunca vi algo parecido com o que a IBM pode oferecer”.
A Mawgif e a 1Direction Global estão trabalhando juntas para expandir o uso do IBM Planning Analytics with Watson e incluir previsões contínuas de negócios. “Em vez de termos um perfil de receita linear de 365 dias, teremos uma previsão contínua de 12 meses”, explica Haji. “É um processo completamente dinâmico e automatizado que nos permitirá tomar decisões estratégicas de negócios e avaliar os riscos”.
A funcionalidade de previsão contínua de 12 meses também servirá de suporte para o processo de planejamento de negócios de cinco anos da Mawgif. “A solução da IBM deixou a equipe hipnotizada com o poder que ela tem: é como ter uma bola de cristal e saber o que acontecerá amanhã, em vez de ver apenas o que ocorreu ontem”, afirma Haji. “É uma grande mudança de mentalidade para nós”.
A Mawgif faz parte de uma das maiores empresas da Arábia Saudita, o Al Musbah Group, uma holding internacional que opera nos setores de varejo, viagens, imóveis, hotelaria, alimentos e bebidas, ouro e joias, automotivo, telecomunicações e TI. “Quando o restante do grupo viu os frutos reais da implementação da solução IBM, o conselho de administração decidiu que mudaríamos tudo para se conectar à solução da IBM”, ressalta Haji. “Após terminarmos o componente de previsão contínua para a Mawgif, trabalharemos com a 1Direction Global para implementar a solução nas outras entidades”.
Fundada em 2008 na Arábia Saudita e sediada em Jeddah, a Mawgif (link externo a ibm.com) desenvolve e administra estacionamentos no Oriente Médio e tem filiais na Arábia Saudita, na Jordânia e nos Emirados Árabes Unidos. Com mais de 1,4 mil funcionários, a empresa é também a principal investidora e operadora de serviços e tecnologias de estacionamento em aeroportos da região. A Mawgif é membro do Conselho Internacional de Aeroportos.
Sediada em Riade, na Arábia Saudita, com presença internacional na Austrália e na Índia, a 1Direction Global (link externo a ibm.com), parceira de negócios IBM, é especializada no gerenciamento de desempenho empresarial e inteligência de negócios. Entre suas principais áreas estão: soluções da IBM, consolidação e relatórios financeiros e transformação de dados. Os modelos de entrega incluem implementação na nuvem e local, além de implementação no local e offshore.
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Produzido nos Estados Unidos da América, junho de 2021.
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