A pandemia de COVID-19 desacelerou as coisas para muitas empresas. Por exemplo, as vendas no varejo, as viagens e os eventos esportivos sofreram grandes quedas. Mas a resposta mundial ao vírus também impulsionou a inovação, inspirando muitas organizações a desenvolver novas maneiras de realizar seu trabalho mais importante, mantendo seus funcionários o mais seguros e saudáveis possível.
A jornada da Kuwait National Petroleum Company (KNPC) para a automação ilustra esse fenômeno.Cerca de um ano antes da pandemia, a equipe de TI da KNPC iniciou esforços para digitalizar e automatizar o fluxo de importante comunicação interdepartamental usando software baseado na tecnologia IBM Cloud Pak® for Business Automation. Eles estavam ajustando a automação de processos para quatro departamentos e se preparando para levar outros departamentos a bordo quando a pandemia mudou tudo.
De repente, compartilhar documentos físicos e entregá-los a stakeholders pela organização se tornou uma proposta potencialmente perigosa. Adotar uma abordagem de digitalização um por um para departamentos adicionais já não era aceitável. Para manter os documentos críticos de negócios em movimento, o departamento de TI, liderado por Anfal Al Rashed, chefe do projeto de soluções digitais e automatizadas, teria que acelerar a implementação e trazer toda a empresa a bordo o mais rápido possível.
Redução do tempo de ciclo
Redução do ciclo de memorando de 5 dias para menos de 3 horas
Poupança
A solução ajudou a economizar mais de 607.740 pedaços de papel
Em 2019, a KNPC começou a usar o Easy Memo, uma aplicação empresarial desenvolvida pela parceira de negócios da IBM, a EBLA Computer Consultancy Company, que permite às empresas compor, revisar, aprovar e distribuir memorandos ou cartas eletrônicas. O Easy Memo usa os recursos de gerenciamento de conteúdo do IBM® Cloud Pak for Business Automation para armazenar os memorandos e correspondências críticos de negócios da KNPC com segurança.
A solução também permite que o KNPC assine digitalmente documentos de forma a atender aos requisitos estabelecidos pelos tribunais do Kuwait, classifique-os de acordo com a taxonomia exclusiva do KNPC e acompanhe-os à medida que passam pelos processos de revisão e aprovação. Além disso, o Easy Memo permite que o KNPC responda a memorandos eletrônicos em espécie, inclua anexos aos memorandos e realize pesquisas de conteúdo completo.
Os funcionários dos quatro primeiros departamentos do KNPC a adotar a aplicação Easy Memo estavam se acostumando com o novo fluxo de trabalho quando a pandemia começou. Ficou claro para Al Rashed e para o departamento de TI que toda a organização precisava da solução digital, mas conseguir a adesão dos outros 29 departamentos da KNPC representou um desafio totalmente novo.
Felizmente, Al Rashed e o departamento de TI sabiam exatamente o que fazer. "Tínhamos nosso gerente de TI enviado um memorando eletrônico assinado digitalmente para todos os gerentes de departamento. Começou uma reação em cadeia quando vários departamentos pediram para usar o Easy Memo”, diz Al Rashed.
Depois disso, a equipe trouxe de 2 a 4 novos departamentos para a plataforma a cada mês. “Nem precisamos fazer treinamentos para isso. Uma breve sessão de conscientização foi mais do que suficiente para que os funcionários pudessem entender o que era e como usá-lo", observa Al Rashed.
Em dezembro de 2020, todos os 33 departamentos da KNPC estavam usando o Easy Memo para compartilhar, editar, assinar e armazenar memorandos e correspondências. Isso inclui 168 divisões e aproximadamente 5.000 funcionários. Ao todo, a KNPC automatizou 26 processos de negócios principais
Os benefícios da nova solução foram rápidos e notáveis. Para começar, o ciclo médio de preparação de correspondências críticas passou de cinco dias para três horas. A organização não precisa mais de entregadores ou armazenamento de papel, e seu uso de papel e tinta caiu consideravelmente, economizando cerca de 80 árvores e 303 cartuchos de tinta até agora.
As alterações são mais fáceis de fazer agora, e até mesmo documentos que passam por várias rodadas de edições passam rapidamente pelo processo. A solução também permite que os colaboradores acompanhem o progresso de suas demonstrações à medida que passam pela empresa, facilitando a identificação e a eliminação de gargalos.
Além disso, os gastos com mão de obra associados ao arquivamento de documentos físicos (aproximadamente KWD 6 por arquivo) foram eliminados, assim como aqueles associados à localização de documentos arquivados incorretamente (KWD 37) e à reprodução de documentos perdidos (KWD 68). Em média, o Easy Memo ajuda os funcionários da KNPC a gastarem aproximadamente 75% menos tempo com correspondências internas do que no passado.
Agora, o departamento de TI está analisando como a IBM e a Easy Memo podem simplificar ainda mais os processos. "Estamos analisando o reconhecimento de voz baseado em Watson e também estamos muito interessados em usar a automação robótica de processos (RPA) para eliminar alguns dos trabalhos tediosos que fazemos", conclui Al Rashed.
Fundada em 1960, a KNPC (link fora de ibm.com) é responsável pela refinaria de petróleo bruto e pela venda e distribuição de todos os produtos petrolíferos no mercado de Kuwait. A empresa tem duas refinarias com capacidade total de refinamento de 800.000 barris por dia e opera 63 estações de enchimento (incluindo três estações móveis) com planos de comissionar outras 82 estações nos próximos cinco anos. A KNPC emprega cerca de 6.000 pessoas de múltiplas nacionalidades.
EBLA (link fora de ibm.com) é considerado uma das maiores empresas de TI gerenciadas profissionalmente no Oriente Médio Médio e uma das principais empresas integradoras de sistemas na região do Golfo Árabe.Fundada em 1993, a EBLA mantém escritórios no Kuwait e no Qatar.Seus 250 funcionários se concentram em vender e oferecer suporte a uma gama completa de soluções empresariais.
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Produzido nos Estados Unidos da América, novembro de 2021.
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