Quando se trata de processos de negócios, Ian Cottrell é um verdadeiro especialista, e ele tem os documentos para comprovar. Após mais de uma década participando da equipe de tecnologia da empresa de mídia e entretenimento britânica ITV, Cottrell voltou à universidade para obter seu mestrado em administração de empresas (MBA) com foco em gerenciamento de processo empresarial.
Assim, em 2014, quando assumiu sua nova função como diretor de operações de canal da ITV, ele ficou um pouco surpreso com a resposta que recebeu quando pediu para ver os processos de sua nova equipe.
"Recebi um manual de instruções grande e grosso e diagramas de processos que foram impressos e colocados em um armário", diz ele. "Eu perguntei: 'É isso mesmo que você faz? Eles disseram: 'Bem, sim. Da última vez, foi assim que fizemos.'"
Isso significa que a equipe de operações nunca tinha certeza de qual era o processo atual. Era praticamente impossível também identificar as crescentes interdependências entre processos e departamentos, o que pode resultar em ineficiências e esforços repetidos.
Cottrell sabia que tinha que haver uma maneira melhor. Ele o encontrou com a oferta IBM Blueworks Live, um aplicativo de modelagem de processos de negócios SaaS (software como serviço) baseado na nuvem. Hoje, o Blueworks Live está no centro de tudo que Cottrell e sua equipe fazem.
Conteúdo enorme
O ITV precisa programar e monitorar 2,16 milhões de quadros de conteúdo todos os dias
Redução de incidentes
Hoje, a organização experimenta <1 incidente de programação por mês, contra 6 por mês em 2015
Curva de aprendizagem mais rápida
Aprender a usar o Blueworks Live exige < 1 hora
Uma das várias responsabilidades da equipe de operações da ITV, incluindo Cottrell, é a programação detalhada de cada dia, até o último quadro (ou 25.º de segundo), abrangendo programas, anúncios e comunicados.“O trabalho de nossas equipes de operações é nos manter no ar o tempo todo. Agendamos todos os quadros, e eles precisam ser perfeitos na tela", diz Cottrell. Com o software IBM Blueworks Live, Cottrell e sua equipe colaboram a partir de um processo compartilhado que os usuários podem acessar com facilidade de qualquer navegador.Esse processo, como todos os processos que a equipe capturou no software Blueworks Live, está sempre mudando.
“Se o resultado for um conjunto bem organizado de mapas de processos, você entendeu errado. Não queremos que as coisas sejam estáticas, não queremos que seja esse arquivo de diagramas em uma gaveta. Queremos mudar constantemente, inovar constantemente, melhorar constantemente", diz Cottrell. “Se tivermos uma visão estática de qualquer ponto no tempo, isso nos impede de seguir em frente ou alterá-lo. A Blueworks Live é sempre representativa do que está acontecendo, que é a beleza da ferramenta para mim.""
Além do processo de agendamento, a ITV utiliza o software Blueworks Live para gerenciar os processos de entrega de conteúdo, conectividade de programas ao vivo, gerenciamento de saída e entrega para plataformas sob demanda, gestão de campanhas promocionais e muito mais. Cada processo possui seu próprio conjunto de requisitos e tarefas intricadamente conectadas, juntamente com planos para o que fazer se algo der errado.
Cottrell acha o processo de publicidade particularmente interessante, pois muitas considerações diferentes entram em jogo."Nos processos comerciais, existem todos os tipos de loops e validações, pois existem vários business rules. É necessário realizar uma série de verificações de processos, uma vez que algumas dessas tarefas estão relacionadas a tarefas do sistema e validação primária, enquanto outras envolvem garantir que não haja concorrência com anunciantes ou que anúncios de jogos de azar não sejam exibidos durante programas infantis.
Cottrell atribui ao software Blueworks Live o mérito de ajudar sua equipe a trabalhar de forma colaborativa e se comunicar de maneira eficiente em todos os processos. Nos anos desde que ele se juntou à equipe de operações, a ITV reduziu o número de incidentes no ar de seis por mês para menos de um por mês, uma melhoria notável.
Mas o Cottrell ainda não terminou. Ele também quer trazer outros departamentos a bordo. "Se outros departamentos conseguirem compreender o que estamos fazendo com o que eles nos entregam, e se conseguirmos entender o que é necessário para eles produzirem, estamos começando a nos integrar.Para que o gerenciamento de processos de negócios realmente funcione, ele precisa ser de ponta a ponta”, explica ele.
Com o Blueworks Live, é fácil progredir em direção a essa meta adicionando novos processos ao framework existente. Cottrell estima que a maioria dos funcionários, mesmo aqueles sem experiência em TI, leva menos de uma hora para entender como funciona. Eventualmente, ele gostaria de ter todos na ITV trabalhando a partir do mesmo conjunto de processos, em constante mudança, mas sempre atual.
"Tenho essa visão utópica em que poderia simplesmente clicar em todo o caminho através do Blueworks de ponta a ponta. Estamos cada vez mais perto disso”, conclui.
A ITVExternal Link começou a transmitir em 1955, e hoje é uma das maiores empresas de produção e distribuição de televisão comercial do Reino Unido. Além de produzir uma ampla variedade de seu próprio conteúdo, a ITV agora opera um total de seis canais e expandiu suas operações para todo o mundo com sua popular plataforma de streaming sob demanda, BritBox International.Com sede em Londres, a ITV emprega mais de 6.400 pessoas.
Notas de rodapé
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