Redmond e o IFG rapidamente encontraram essa ajuda com a ActionKPI, parceiro de negócios da IBM, e seu Integrated Profitability Solution, impulsionado pela tecnologia IBM Planning Analytics. O novo software permite que o IFG centralize todos os seus dados de balanço, demonstração de resultados e relatórios de fluxo de caixa, ajudando a simplificar os esforços de previsão.

"Na minha opinião", observa Lance Tylor, Diretor Executivo da ActionKPI, "o Planning Analytics é a próximo etapa da evolução do Excel e, pessoalmente, acho que é um dos melhores produtos do mercado. E conseguimos pegar essa base e torná-la mais funcional."

Com o Integrated Profitability Solution implementado, a equipe do IFG pode agora manter uma previsão contínua de 24 meses, que é constantemente atualizada com dados de produtos, preços, vendas e inventário. Ao mesmo tempo, os supervisores das serrarias podem gerar previsões diárias para priorizar melhor os cronogramas de corte e equilibrar as cargas de trabalho ao longo de uma determinada semana ou mês.

"A equipe da ActionKPI vinculou tudo dentro do IPS", explica Redmond. "Agora podemos analisar a receita até o momento. Podemos analisar a composição de vendas, os volumes de vendas/MBF (1.000 pés de placas) por fábrica. Podemos detalhar os clientes. Podemos analisar as entregas de toras e quais são os preços e detalhar os diferentes componentes dessas entregas de toras. Podemos até analisar os dados de produção ao vivo e compará-los com nossas previsões."

Para ajudar a simplificar o licenciamento do software subjacente do Planning Analytics, a ActionKPI fornece seu Integrated Profitability Solution sob um Contrato de Solução Incorporado da IBM. E a tecnologia da IBM, por sua vez, fornece o cerne da solução, lidando com análises e cálculos complexos usados para criar previsões. Obviamente, a ActionKPI aprimorou o software para gerar mais valor.

"O IPS é mais uma estrutura do que apenas um produto", explica Tylor. "Há mudanças de processo. Há integrações de dados pré-criadas. Existem metodologias que implantamos em relação ao gerenciamento e adoção de mudanças. Em seguida, envolvemos o serviço de suporte (um portal, um help desk) para que possamos ajudar a resolver quaisquer desafios com os modelos que foram desenvolvidos. É um pacote total."

"Para as previsões, agora os supervisores das nossas serrarias acessam a planilha de planejamento de produção criada pela ActionKPI", explica Redmond. "E eles podem alterar as horas, as espécies e os cortes para criar um plano de produção diário, que é alimentado diretamente na fila de previsão. Podemos, então, ver esses níveis planejados no módulo de vendas e identificar o valor em dólares da produção por espécie, por mês e por serraria."

"Podemos levar em consideração tudo", continua ele. "Podemos prever serviços públicos, prever o CapEx. Podemos prever o custo do número de funcionários de uma serraria ou departamento específico. E podemos agrupar tudo isso em vários relatórios e monitorá-los por meio de dashboards personalizados. Não estamos mais processando números. Em vez disso, apenas atualizamos o sistema, tiramos uma captura de tela e a colocamos em um PowerPoint. E, então, os enviamos para o proprietário e o conselho para revisão."

Além de seus recursos de previsão, o Integrated Profitability Solution também ajuda no gerenciamento do inventário.

"No setor florestal, os saldos de inventário são sempre complicados", observa Redmond. "Durante a primavera, quando a neve começa a derreter, é muito difícil retirar as toras devido às condições das estradas. Normalmente, temos que sobreviver com as toras que temos no inventário atual. Portanto, ser capaz de ficar de olho nos níveis atuais em toda a empresa significa que não ficaremos sem madeira ou uma espécie específica."

E a funcionalidade da plataforma não para por aí. Como explica Redmond: "A última ferramenta de previsão que usei não oferecia um recurso de comentários. Mas, com o IPS, tivemos comentários disponíveis desde o primeiro dia, o que é muito útil. Às vezes, você está olhando para uma previsão e há um item que você colocou originalmente há dois meses, e o que você estava fazendo há dois meses é difícil de lembrar. Mas, então, você vê o comentário e tudo faz sentido."

Aproveitando a solução ActionKPI, desenvolvida com o software IBM Planning Analytics, o IFG acelerou drasticamente o tempo de seus esforços de previsão e geração de relatórios. Em média, o departamento financeiro da empresa obteve uma economia de tempo de 25% em todas as operações graças à automação de processos.

"Eu pessoalmente passava cerca de 80 horas por mês fazendo malabarismos com planilhas para criar nossas previsões", observa Redmond. "Agora estou gastando apenas 10 a 15 horas na mesma tarefa. Literalmente liberou cerca de 25% do meu tempo. Além disso, nossa equipe de FP&A (planejamento e análise financeira) está operando de forma muito mais enxuta. Podemos apoiar o negócio e lidar com ainda mais solicitações de análise sem precisar aumentar o número de funcionários."     

"Nós os ajudamos a eliminar muitas planilhas que usavam, trazendo tudo para o Planning Analytics", acrescenta Tylor. "Ele extrai informações de seis sistemas diferentes e, por isso, estamos criando um pequeno data warehouse com relatórios integrados e interfaces que o tornam fácil de usar. É essencialmente uma fonte única de verdade para planejamento e análise em toda a empresa."

E, com uma ferramenta mais abrangente e intuitiva à sua disposição, o IFG reduziu seu ciclo orçamentário anual de aproximadamente três meses para apenas algumas semanas. A solução também ajuda a reduzir os níveis de estresse do pessoal de contabilidade, pois agora eles podem responder às perguntas do diretor financeiro e do proprietário em minutos, evitando a demorada pesquisa necessária no passado.

Além disso, o retorno sobre o investimento (ROI) do Integrated Profitability Solution foi muito atraente. Como observa Redmond, "você olha para o custo do IPS em comparação com o custo de um sistema de contabilidade geral e obtém muito mais valor da ActionKPI, especialmente em relação à criação e análise de relatórios".

Ele conclui, afirmando: "Com o IPS, agora temos uma previsão completamente sem emoção. E trabalhar com a ActionKPI será cada vez mais preciso no futuro. Também é um grande conforto ter um nome tão grande como a IBM atuando no back-end."

Sediada em Coeur d'Alene, Idaho, o IFG é um dos maiores produtores de madeira dos EUA, fabricando quase dois bilhões de pés quadrados de tábuas por ano. Ao todo, a empresa opera sete serrarias e uma única serraria de emendas dentadas, onde produz madeira de vários tamanhos e qualidades de dez espécies diferentes de árvores.

Sobre a ActionKPI

A ActionKPI , parceiro de negócios da IBM, é uma empresa de consultoria de gerenciamento, especializada em trazer gerenciamento de desempenho, análise de dados e aumento de lucratividade para departamentos financeiros. Com sede em Calgary, Alberta, a empresa também mantém um escritório em Dover, Delaware.