Como uma empresa recém-formada, impulsionar operações econômicas de fabricação e distribuição eram os principais objetivos da Hellenic Glass Industry. Como ela poderia obter um controle rígido sobre seus processos?

A Helenic Glass Industry contratou a IBM Services para projetar processos de negócios integrados, com suporte do SAP S/4HANA em execução no IBM Services for Managed SAP Applications.

A Hellenic Glass Industry (HGI) nasceu na esteira da desaceleração financeira global e se separou de uma empresa maior chamada Yioula Glassworks S.A. em 2017. A HGI herdou fábricas na Bulgária e Ucrânia, além de centros de distribuição na Romênia e na Grécia.

Elias Stassinos, Diretor de Informações da Hellenic Glass Industry S.A., explica os desafios que a nova empresa enfrentou: “Cada um de nossos locais de fabricação e distribuição foram efetivamente administrados como negócios separados. Como cada local tinha sua própria abordagem para gerenciar e relatar suas atividades, era extremamente difícil obter uma visão geral única e precisa de nosso desempenho no nível do grupo”.

Manolis Kainourgiakis, Vice-CEO do Grupo e CFO do Grupo na Hellenic Glass Industry S.A., explica: “Como uma empresa recém-independente que opera em um clima econômico volátil, a eficiência de custo operacional foi uma meta fundamental desde o início. Como poderíamos construir uma base operacional sólida e, ao mesmo tempo, possibilitar um futuro sustentável para a empresa?”

Embora as práticas de trabalho distribuídas oferecessem autonomia a cada unidade de negócios, a HGI estava perdendo economias de escala. Com o gerenciamento fragmentado de dados, era muito difícil responder às principais perguntas em tempo hábil, como quais produtos estão vendendo melhor? ou quais produtos geram a maior margem? Sem informações precisas, a HGI arriscou perder receitas importantes ou não otimizar a lucratividade. 

No início de cada mês, as fábricas e os centros de distribuição da Hellenic Glass Industry's compartilhariam dados sobre pedidos, produção e níveis de estoque para a função financeira central da empresa no formato de planilha. 

O fechamento dos livros contábeis a cada mês costumava exigir três semanas de trabalho manual demorado, o que deixava pouco tempo para a empresa identificar e agir em relação a oportunidades e ameaças potenciais.

Para resolver o desafio, a Hellenic Glass Industry decidiu usar métricas de todo o grupo e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para entender o desempenho e a eficiência, com metas ambiciosas para a entrega de informações. 

“Ao nos tornarmos uma empresa integrada, estávamos confiantes de que poderíamos melhorar nossa eficiência e reduzir nossa exposição a riscos de receita”, diz Manolis Kainourgiakis. “Mas claramente nossos sistemas de planilhas não estavam à altura da tarefa. Começamos a definir nossos requisitos e a procurar uma solução comercial econômica”.

A antiga empresa-mãe Yioula Glassworks contava com várias plataformas de ERP diferentes para executar seus principais processos de negócios. A equipe da HGI percebeu que tinha a oportunidade de implementar um sistema integrado para a nova empresa, aproveitando as melhores práticas e adaptando as soluções para a HGI.

Manolis Kainourgiakis confirma: “Reconhecemos rapidamente que o SAP S/4HANA nos ofereceu uma maneira altamente eficaz de gerenciar nossas operações: com uma definição para nossos KPIs, uma versão da verdade para nossos dados de negócios e processos de negócios padronizados para todas as nossas operações.”

A Hellenic Glass Industry selecionou o SAP S/4HANA com aplicações para finanças e controle, planejamento de produção, gerenciamento de armazéns, execução logística e manutenção de fábricas. Elias Stassinos comenta: “Outro grande fator por trás de nossa decisão de tornar o SAP S/4HANA a base para nosso novo negócio foi a presença local da empresa na Grécia. Vemos que a SAP é uma das líderes no nosso mercado, e isso nos deu confiança de que a solução atenderia às nossas necessidades operacionais específicas”.

Para ajudá-la a mapear seus processos de negócios e configurar as soluções SAP S/4HANA para suportar a nova forma de trabalhar, a Hellenic Glass Industry contratou especialistas da IBM Services. “Escolhemos a IBM Services porque ficou claro desde o início que ela realmente queria tornar nosso projeto um sucesso”, diz Elias Stassinos. 

"A IBM seguiu uma abordagem de melhores práticas com base em sua metodologia Ascend para o SAP S/4HANA, combinada com boa fé, profissionalismo e flexibilidade que mantiveram o projeto avançando quando surgiram obstáculos”.

Trabalhando com a IBM Services, a Hellenic Glass Industry implantou com sucesso o SAP S/4HANA usando o IBM Services for Managed SAP Applications, uma solução de nuvem privada de infraestrutura como serviço (IaaS) baseada em servidores IBM Power® S824 altamente confiáveis e armazenamento IBM DS8870. 

Fornecido a partir de um data center da IBM na Grécia, o SAP S/4HANA está sendo executado no sistema operacional SUSE Linux Enterprise Server for SAP Applications.

“Quando se trata de selecionar a plataforma de infraestrutura para nossa solução SAP, a IBM se destacou como a escolha clara”, diz Manolis Kainourgiakis. 

“Usamos a IBM Systems para apoiar o nosso negócio global há mais de dez anos, e as soluções nunca nos decepcionaram”.  

"Com base em nossa experiência positiva de trabalhar com a IBM no passado, sabíamos que eles tinham a experiência técnica e os recursos de gerenciamento de projeto para nos apoiar efetivamente em nossa jornada de transformação”. 

“Ao escolher o IBM Services for Managed SAP Applications, obtemos o desempenho dos sistemas baseados em processador IBM POWER8® sem a necessidade de investimentos caros em novas infraestruturas”. 

Hoje, a empresa está treinando sua força de trabalho global nos novos fluxos de trabalho, que incluem compras, vendas e gerenciamento de estoque e armazém.

“Nosso ambiente SAP S/4HANA agora está totalmente operacional, e nosso próximo objetivo é capacitar nosso pessoal com as habilidades necessárias para fazer a transição de processos manuais baseados em planilhas e adotar os fluxos de trabalho da SAP”, acrescenta Manolis Kainourgiakis. 

“Nosso relacionamento com a IBM Services continua sendo extremamente valioso, e a equipe da IBM está fornecendo assistência contínua com o treinamento para nossos funcionários”.

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À medida que continua impulsionando sua transformação digital usando o SAP S/4HANA no IBM Services for Managed SAP Applications, a Hellenic Glass Industry está confiante de que tem os recursos necessários para moldar operações globais enxutas e econômicas.

Agora, cada palete de produtos recebe um identificador exclusivo no SAP S/4HANA, que é anexado como código de barras e digitalizado à medida que os produtos passam pela cadeia de suprimentos. Com todos os dados de produção, estoque e logística gerenciados pelo SAP S/4HANA, a HGI tem insights imediatos e precisos sobre o estoque disponível para venda e onde está posicionada nos negócios.

Obtenção de insights granulares

Hoje, a Hellenic Glass Industry pode produzir relatórios precisos sobre KPIs no nível do grupo, incluindo o número de produtos fabricados diariamente, o número de remessas enviadas para suas instalações de distribuição e o espaço disponível em seus armazéns. Essencialmente, a equipe de finanças da empresa pode usar esses dados para concluir o fechamento mensal em uma fração do tempo.

“No passado, costumava ser preciso até o dia 22 do mês para fechar nossa contabilidade, mas desde que trabalhamos com a IBM Services para implementar o SAP S/4HANA, reduzimos o fechamento para o 8º dia do mês: 63% mais rápido”, diz Manolis Kainourgiakis. 

“Quanto mais cedo fecharmos nossas contabilidade, mais cedo poderemos determinar se estamos no alvo para atingir nossas metas de receita, e o fechamento mais rápido que estamos alcançando com a IBM e a SAP nos preparará para tomar decisões proativas em um mercado competitivo. Continuamos empregando esforços para aumentar a eficiência e acreditamos que, no final das contas, conseguiremos alcançar um fechamento de cinco dias”.

À medida que os funcionários concluem a transição para o uso do SAP S/4HANA, a Hellenic Glass Industry prevê que aumentará substancialmente a eficiência em muitas áreas do negócio.

“Uma das grandes desvantagens de trabalhar com planilhas é o fato de elas aumentarem rapidamente em tamanho e complexidade, o que torna mantê-las atualizadas um processo demorado”, diz Elias Stassinos. “Em média, estimamos que nossos funcionários que trabalham com planilhas precisam reinserir dados-chave em três lugares diferentes, reduzindo a eficiência e aumentando o risco de erro humano. No próximo ano, prevemos que a troca completa do SAP S/4HANA aumentará a eficiência operacional em nossas equipes de produção, armazém e administração em 50% e em até 80% para nossos analistas de negócios de nível de grupo”.

Manolis Kainourgiakis acrescenta: “Usando o SAP S/4HANA no IBM Services for Managed SAP Applications, nosso objetivo é minimizar o tempo necessário para concluir os principais processos, começando com nossos fluxos de trabalho de vendas. Maior eficiência em toda a empresa ajudará a reduzir nossos custos operacionais, aumentar nossa agilidade e melhorar nossa capacidade de competir em um mercado difícil. Nosso objetivo final é aumentar nossa margem de lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização [EBITDA] para 35%, e nossas soluções IBM e SAP darão uma contribuição importante para atingir esse objetivo”.

Pronto para o futuro

Ao colocar dados de negócios precisos nas mãos de seus tomadores de decisão seniores, a Hellenic Glass Industry visa ajudar sua equipe de liderança a tomar decisões bem informadas e baseadas em dados. Para facilitar ainda mais o acesso a esses insights de negócios em qualquer dispositivo, a empresa está se preparando para aprimorar sua solução com as soluções de mobilidade da SAP.

“A capacidade de pegar um tablet e ver como todas as partes de nossos negócios internacionais estão se saindo em tempo real é uma enorme inovação”, conclui Manolis Kainourgiakis. “Graças ao nosso trabalho com a IBM Services para implementar o SAP S/4HANA em uma nuvem privada com base nos servidores da IBM Power Systems, estamos construindo um negócio enxuto e eficiente que pode atingir até mesmo as condições econômicas mais robustas”.

Com sede em Mandra, Grécia, a Hellenic Glass Industry S.A. (link externo a IBM.com) é um fabricante e distribuidor líder de produtos de vidro. Especializada em contêineres e talheres, a empresa opera centros de produção na Bulgária e Ucrânia, e centros de distribuição na Romênia e Grécia.