Para cada veículo alugado, a Fleet Hire Services precisa gerenciar uma montanha de informações, desde contratos de locação e faturas até registros de reparos. Ele poderia encontrar uma maneira mais eficiente de aproveitar esse conteúdo?

A Fleet Hire Services colaborou com a Open Connections para otimizar a captura e o armazenamento de dados usando soluções de gerenciamento de conteúdo empresarial da IBM, ajudando as equipes a gerenciar operações complexas de forma mais eficaz.

Por mais de 35 anos, empresas em todo o Reino Unido têm recorrido aos Serviços de Locação de Frotas e sua subsidiária, a West Wallasey Car Hire Limited, para serviços de aluguel de veículos flexíveis. Para oferecer a cada cliente uma experiência de aluguel excepcional, as equipes devem lidar com grandes volumes de conteúdo nos bastidores, desde correspondência com clientes e contratos de aluguel até cobranças de multas e faturas.

Com sua frota de 11.500 veículos em constante expansão — e uma equipe relativamente pequena gerenciando tudo isso — a Fleet Hire Services descobriu que seu negócio em expansão estava rapidamente superando os processos de gerenciamento de documentos existentes.

Tom Tierney, coordenador de projetos de TI da West Wallasey Car Hire Limited, retoma a história: "Tradicionalmente, executamos nossas operações no papel. Por exemplo, se um cliente ligasse para reservar um carro ou van, nossa equipe de contratação anotaria seus detalhes, inseriria as informações em nosso sistema de aluguel principal e imprimiria o contrato de aluguel e a folha de verificação de danos. E quando entregamos aos clientes em todo o Reino Unido, eles assinaram a papelada. A papelada é então devolvida aos nossos scanners, onde nossas equipes a digitalizariam em um sistema separado para arquivamento; Eles então atualizariam o sistema de aluguel para alterar o status do veículo a ser alugado. Foi um processo muito complicado, consumindo muito tempo e esforço da nossa equipe – e foi uma história semelhante para quase todas as outras áreas do negócio."

Ele dá um exemplo: "Quando queremos renovar ou ampliar nossa frota, normalmente compramos os veículos a granel. Portanto, não é incomum recebermos enormes lotes de notas fiscais e notas de entrega – para centenas de veículos – de uma só vez. As equipes teriam que inserir manualmente informações sobre cada veículo, como seu número de registro, número de motor, número de chassi, cor, imposto de licença rodoviária (RFL), custo de compra e muitos outros detalhes em nossos sistemas internos, o que era outra tarefa demorada e tediosa."

Reconhecendo que havia uma maneira mais eficaz de gerenciar seus crescentes volumes de informações, a Fleet Hire Services iniciou uma busca por uma solução que pudesse aliviar a pressão sobre as equipes de back-office e apoiar formas de trabalho mais simplificadas e automatizadas.

A pesquisa da empresa a conduziu à Open Connections, um IBM Gold Business Partner, que apresentou uma plataforma robusta de captura e gestão de documentos desenvolvida com base no software de gestão de conteúdo empresarial da IBM.

"Open Connections nos mostrou que o gerenciamento de conteúdo corporativo da IBM poderia nos levar exatamente para onde queríamos", recorda Tom Tierney. "Nós os procuramos com nossos requisitos e uma visão geral de como nossos processos existentes funcionavam, e eles nos ajudaram a enxergar como poderíamos fazer as coisas de forma mais eficiente com as soluções da IBM."

A Fleet Hire Services começou de forma modesta, introduzindo o IBM Datacap e o IBM FileNet Content Manager como base para uma forma mais eficiente e consistente de capturar e armazenar informações sobre locação de veículos. A empresa trabalhou com a Open Connections para integrar as soluções IBM com aplicativos de back-end, incluindo seu sistema de gerenciamento de locação. O IBM Content Navigator oferece uma interface intuitiva de front-end para a nova plataforma de gerenciamento de conteúdo, oferecendo aos usuários de negócios fácil acesso às informações.

Quando entregamos um veículo a um cliente, ele assina um contrato de locação que contém um código de barras, que a Fleet Hire Services analisa. O Datacap extrai automaticamente as principais informações da imagem do documento e as alimenta para o sistema de gerenciamento de locação. Esse processo também aciona uma função de temporizador, que mostra por quanto tempo um veículo específico permaneceu em um determinado status, como "Sendo Entregue" ou "Sendo Coletado", indicando que os documentos ainda não foram devolvidos ao scanner. No futuro, a Fleet Hire Services está considerando a introdução de aplicativos móveis e assinaturas eletrônicas para documentos de contratação, tornando o processo mais rápido e fácil para os clientes.

Expandindo a partir desse sucesso inicial, a Fleet Hire Services posteriormente se associou à Open Connections para estender as soluções de gerenciamento de conteúdo empresarial da IBM por todo o back-office.

"Assim que percebemos o impacto da solução da IBM e da Open Connections em nossos processos de locação de veículos, ficou claro que havia um grande potencial para otimizar várias outras áreas de operações," comenta Tom Tierney. "Nossa experiência apenas demonstra a flexibilidade das soluções da IBM. Enquanto inicialmente as introduzimos para resolver uma necessidade específica, conseguimos adaptar o software para aprimorar muitos outros processos.

"A equipe do Open Connections tem sido a força motriz por trás de toda essa personalização. Nós só temos que chegar a eles com uma ideia ou um problema que queremos corrigir e eles encontrarão uma maneira de fazê-lo funcionar. Ficamos muito impressionados com a qualidade do trabalho que eles entregaram, bem como o suporte e os conselhos deles. Eles foram um recurso inestimável para este projeto."

A nova abordagem para gestão de conteúdo está ajudando equipes em toda a empresa a trabalhar de forma mais rápida e eficiente. No departamento de contas a pagar, a Fleet Hire Services abandonou o processamento manual de faturas; hoje em dia, ela utiliza o Datacap para extrair automaticamente informações-chave dos documentos de faturamento à medida que chegam, e armazena os dados em um repositório central do FileNet Content Manager. Em seguida, o conteúdo eletrônico flui para os sistemas contábeis, prontos para análise e pagamento.

Tom Tierney comenta: "Processamos centenas de faturas e Notificações de Multas [PCNs] por mês, e até milhares nos momentos mais movimentados, então eliminar a necessidade de os funcionários inserirem manualmente informações de todos esses documentos economiza considerável tempo e esforço para nossa equipe.

"Também estamos ficando mais inteligentes sobre a forma como gerenciamos as notas fiscais e PCNs. O Open Connections nos ajudou a desenvolver um recurso que organiza faturas e PCNs com base na data de emissão e no prazo de pagamento. Se uma fatura ou PCN específico estiver se aproximando da data de vencimento, isso acionará um alerta, notificando a equipe de que o pagamento será necessário em breve. Isso facilita muito para nossa equipe manter-se em cima de sua carga de trabalho, pois podem priorizar os itens mais urgentes, garantindo que nossos fornecedores, conselhos e polícia sejam sempre pagos pontualmente."

Além disso, uma nova visão sobre o conteúdo corporativo ajudou a Fleet Hire Services a desbloquear economias valiosas de custos.

Tom Tierney explica: "Todos os nossos veículos devem ser tributados antes de poderem ser usados na estrada. Se comprarmos um veículo, mas não pretendemos usá-lo imediatamente, então precisamos solicitar uma Notificação Estatutária de Veículo Fora de Uso [SORN] para que não seja tributado, e usamos um número de referência do registro de cada veículo para completar um SORN.

"Como costumamos comprar veículos em grande quantidade e adicioná-los gradualmente à nossa frota ao longo de alguns meses, frequentemente acontecia de estarmos pagando impostos sobre veículos que estavam apenas parados em uma concessionária - um gasto completamente desnecessário, simplesmente porque não tínhamos uma visibilidade fácil sobre o status de imposto de cada veículo."

Ele continua: "Atualmente, usamos o Datacap para extrair automaticamente informações dos registros de veículos e confirmar se devem ser tributados ou não. Estimamos que estamos economizando cerca de £ 1.200 por mês ao evitar custos tributários desnecessários, e tudo isso é graças à visibilidade aprimorada que obtemos das soluções de gerenciamento de conteúdo empresarial da IBM."

" Enquanto a Fleet Hire Services continua a expandir seu uso das soluções de gerenciamento de conteúdo empresarial da IBM, tanto seus funcionários quanto os clientes que eles atendem estão se beneficiando do acesso e controle aprimorados às informações.

Tom Tierney conclui: "Antes, capturamos muitos dados, mas não estávamos fazendo muito com eles. Graças à IBM e Open Connections, agora estamos aproveitando ao máximo nosso conteúdo corporativo. As equipes gastam muito menos tempo procurando arquivos em papel, imprimindo documentos e digitando dados em diferentes sistemas; elas estão trabalhando de forma mais rápida e precisa. Como resultado, conseguem lidar com volumes de trabalho mais elevados, o que nos ajuda a manter o crescimento do negócio de forma lucrativa, já que podemos evitar aumentar o número de funcionários.

"E igualmente importante, os ganhos de eficiência liberam mais tempo para nossos funcionários em funções voltadas para o cliente se concentrarem na interação com o cliente. Ao fornecer um serviço envolvente e responsivo toda vez que um cliente entra em contato, fortalecemos sua lealdade, o que é vital para o sucesso contínuo de nosso negócio.

Fleet Hire Services (link externo ao site ibm.com) especializa-se no serviço e reparo de veículos comerciais e carros. Ela também oferece serviços comerciais de aluguel de veículos por meio de sua subsidiária, a West Wallasey Car Hire Limited. A Fleet Hire Services opera atualmente uma frota de mais de 11.500 carros e veículos comerciais leves, atendendo empresas grandes e pequenas em todo o Reino Unido.