A DWP percebeu que sua transformação precisava acontecer em duas etapas.Primeiro, precisava recuperar o controle de seu patrimônio de TI dos provedores terceirizados que davam suporte a seus sistemas há vários anos.fazer a reengenharia dos processos de gerenciamento de TI e treinar a equipe interna para promover mudanças — uma iniciativa conhecida internamente como "Serviço de nível internacional".

Como primeiro passo, a equipe de DWP decidiu envolver a IBM® Consulting para estabelecer uma nova arquitetura de nuvem híbrida que permitiria à DWP hospedar seus sistemas mais importantes e dados confidenciais em um ambiente de nuvem privada rico em segurança, além de aproveitar os serviços de nuvem pública quando apropriado para aumentar a agilidade e a custo-benefício.

Utilização das instalações fornecidas pelos Crown Hosting Services, a equipe de DWP e IBM construiu e provisionou dois data centers novos e de última geração, vinculados aos data centers existentes do DWP e totalmente testados para garantir alta disponibilidade e resiliência. A nova infraestrutura é totalmente virtualizada e configurada como uma nuvem privada, proporcionando uma flexibilidade muito maior do que o modelo anterior, que executava principalmente aplicativos em servidores físicos separados.

Com a infraestrutura implementada, a equipe começou a migrar os aplicativos críticos do DWP para os novos data centers, usando o método de migração de data center testado e demonstrável da IBM. Conjuntos de aplicações maiores e mais complexos foram migrados em uma série de ondas, enquanto aplicações menores, menos críticas ou de menor risco foram movidas uma por uma usando uma abordagem de esteira.

A equipe considerou as necessidades exclusivas de cada sistema em relação aos prazos desafiadores, virtualizando, reimplantando, remediando ou substituindo aplicativos conforme apropriado para melhorar o desempenho e a estabilidade, reduzindo os custos de infraestrutura.

A equipe entregou o plano de migração em um ritmo rápido ao longo de dez meses, transferindo um total de mais de 60 aplicativos para 1.500 servidores virtuais. Com uma arquitetura de nuvem privada altamente escalável suportada por quatro petabytes de armazenamento, os novos data centers agora têm a capacidade de suportar as cargas de trabalho do DWP por muitos anos.

A mudança para os novos data centers significava que o DWP agora tinha a infraestrutura moderna de que precisava para assumir maior controle de sua estratégia de TI, mas para ver todos os benefícios, a organização também precisava reformular suas práticas de gerenciamento de serviços de TI. A segunda etapa do envolvimento do DWP com a IBM, portanto, concentrou-se na análise de processos, identificação de problemas, treinamento da equipe interna de TI do DWP e implementação de uma estrutura para impulsionar a melhoria contínua.

Por exemplo, um objetivo chave era reduzir o número de horas de usuário perdidas, ou seja, o número de funcionários afetados por uma interrupção do sistema multiplicada pela duração da interrupção. A equipe analisou as principais causas de interrupção, identificou os principais pontos de acesso e introduziu novas práticas de gerenciamento — por exemplo, realizar avaliações técnicas e de risco para todas as alterações, criando um modelo mais preciso para classificar a gravidade dos incidentes e usar ferramentas de monitoramento proativas para ajudar a identificar possíveis problemas antes que causem interrupções reais.

Foi importante que a equipe de DWP adquirisse rapidamente as habilidades para implementar essas mudanças e se tornasse autossuficiente para gerenciar o ambiente daqui para frente.Portanto, a equipe da IBM se concentrou em permitir que o DWP planeje e execute a transformação: fornecendo metodologia e exemplos de melhores práticas, definindo produtos de trabalho, criando uma lista de pendências e capacitando as equipes do DWP a entregar mudanças de forma independente. Todas as comunicações enfatizaram o fato de que o DWP estava conduzindo e controlando todo o programa de trabalho, e que tanto a responsabilidade pela iniciativa quanto pelo crédito por seu sucesso iria para as equipes do DWP envolvidas.

O DWP vê o serviço de nível internacional como uma iniciativa contínua de melhoria constante, não um programa único. Em seu trabalho com a IBM, o departamento adotou práticas que estão ajudando-o a melhorar o gerenciamento de serviços de TI, aumentar a independência e acelerar a transformação — oferecendo meses o que pode ter levado anos sem essa nova abordagem.

O Departamento de Trabalho e Pensões (link residente fora de ibm.com) é o departamento governamental do Reino Unido responsável pelo bem-estar, pelas pensões e pela política de manutenção infantil. Ele gerencia e fornece uma série de benefícios em idade ativa, incapacidade e doença para aproximadamente 20 milhões de pessoas.