Em 2020, a escola passou por uma expansão em grande escala de prédios e instalações, mas as soluções móveis não estavam à altura das mudanças propostas. O departamento de gerenciamento de instalações buscou atualizar seu ambiente móvel com um novo software e reimplementar a versão mais recente do Maximo no mercado. O projeto daria às equipes de manutenção a capacidade de rastrear as condições e anomalias dos ativos com mais eficiência, usando monitoramento remoto, colocando soluções móveis nas mãos de todo o pessoal das instalações e permitindo o acesso aos dados quando não havia uma rede.

A equipe também queria uma nova plataforma que pudesse ser personalizável e permitisse a incorporação de ferramentas de desenvolvimento existentes. Esses recursos facilitariam a transição para os funcionários sem a necessidade de tempo de treinamento adicional para aprender novas ferramentas. A Cornell procurou a IBM para obter assistência de consultoria com a próxima fase de revisão de sua plataforma de manutenção.

"Não tínhamos muita experiência interna na implementação do novo sistema. Era o Maximo, mas não era o que é hoje. Ainda era muito mais robusto do que as ferramentas internas com as quais estávamos acostumados", diz Becraft. "Também levamos bastante tempo para padronizar os nomes em todos os níveis, como uma unidade de tratamento de ar. Havia muitos componentes de padronização, e íamos reunir tudo sob um único título de sistema e registrar os dados. Mas precisávamos de ajuda para entender a granularidade do que queríamos fazer, bem como as melhores práticas para planos de trabalho para os tipos de ativos e recursos que tínhamos." 

Com a ajuda da consultoria da IBM, a equipe da Cornell integrou os sistemas legados à versão mais recente do Maximo, juntamente com a nova solução móvel que permitiria mais usuários. Foi criado um programa de treinamento para os funcionários e, em poucos meses, a base de usuários cresceu de 10 usuários piloto para 260.

"Essa foi uma grande vitória para nós, porque tudo o que precisávamos fazer no Maximo, poderíamos fazer dentro da solução móvel", explica Becraft. "Não havia seu próprio banco de dados separado do Maximo; era uma extensão dele."

Os benefícios do Maximo nos dispositivos móveis incluem:

• Monitoramento remoto de todas as operações
• Suporte de IA nas operações para detectar anomalias
• Um ambiente de trabalho mais seguro para todos
• Gerenciamento de manutenção — a qualquer hora, em qualquer lugar
• Maior produtividade para técnicos
• Conhecimento aprimorado para as equipes entenderem e agirem melhor quanto à saúde dos ativos

Quando a pandemia da COVID-19 fechou Cornell em 2020 e os campi ficaram vazios, sem estudantes e funcionários, a necessidade de gerenciamento e manutenção das instalações não parou. Embora houvesse funcionalidade off-line no novo sistema, a maioria dos usuários precisava estar no campus para usá-lo enquanto compartilhavam dispositivos, mas isso não era mais viável. A necessidade de impulsionar mais licenças e dispositivos móveis do Maximo tornou-se mais proeminente.

Antes da COVID-19, nem todos nas instalações tinham um dispositivo móvel. Os pintores, por exemplo, não precisavam de acesso ao Maximo antes da pandemia. Eles preenchiam um recibo, entregavam-no a um coordenador administrativo e seu horário e ordens de serviço específicas eram registrados. Mas com o pessoal administrativo fora do campus e incapaz de registar horas, tornou-se mais difícil obter relatórios laborais precisos.

"Quando a Covid chegou, não tínhamos muitos funcionários no campus e os registros de trabalho se tornaram críticos para entendermos onde que alguém parou em um determinado trabalho. Além disso, com as pessoas precisando tirar licenças médicas por um longo período, precisávamos saber de onde outros técnicos poderiam dar continuidade ao trabalho dessa pessoa", diz Kristi Cooley, gerente de TI da Cornell. "Também tivemos que pensar na segurança, manter os funcionários fisicamente separados e não compartilhar mais dispositivos."

O acesso ao Maximo e a dispositivos móveis ajuda os técnicos a lidar com emergências em tempo real. Os usuários podem estar em campo trabalhando em uma coisa e ter acesso imediato às ordens de serviço que chegam. Eles podem assumir ou reatribuir a tarefa a alguém em um local melhor ou com recursos mais apropriados para fazê-la, mesmo que seja uma equipe em outra zona.

"Com a COVID-19, precisávamos adotar uma abordagem simplificada para nossa manutenção e os diferentes tipos de trabalho pelos quais éramos responsáveis", explica Becraft. "Tínhamos uma nova liderança na nossa divisão que acreditava na tomada de decisões baseada em dados. Precisávamos que o sistema nos desse as respostas que ninguém mais conseguiria. A liderança começou a analisar o que havia em cada ordem de serviço e quem era designado para aquela equipe e para as outras. 'Eles precisavam compartilhar recursos? Se uma equipe tivesse um backlog significativo em uma zona, alguém em outra zona poderia oferecer suporte para tirá-los do backlog?'"

Antes, a Cornell estava usando o Maximo como um sistema de entrega de trabalho e faturamento. Agora, ele também é usado como uma ferramenta de gerenciamento de trabalho para prever a manutenção preventiva e integrar a manutenção corretiva e o trabalho do projeto. A última atualização, habilitada pelo Maximo, suporta mais de 800 solicitações de serviço diariamente e traz eficiência e otimização. Ele elimina processos manuais redundantes e o dispendioso papel perfurado especializado e melhora o atendimento ao cliente e o suporte aos usuários do Maximo.

"Graças ao Maximo, deixamos completamente de usar papel", acrescenta Becraft. "Ninguém usa papel para nada relacionado a projetos de trabalho ou manutenção, e podemos nos tornar uma organização de manutenção de alto nível devido a todas as informações que podemos manter em um único sistema sobre todos os prédios e todos os sistemas dentro dele."

A equipe administrativa agora pode alocar recursos como necessidades de pessoal de forma mais eficiente. O que antes exigia cinco desenvolvedores de TI agora é mantido por dois, permitindo que a equipe transfira os funcionários para outras áreas essenciais. Até o momento, a contagem atual de licenças e dispositivos móveis saltou para 377 usuários.

A economia adicional de custos, apenas no que diz respeito à inspeção, fala por si só. O novo ambiente substitui uma solução de inspeção independente, eliminando a necessidade de facilitar a troca constante de dados do Maximo para esse sistema. Os componentes de conformidade e regulamentação do Maximo também melhoraram a eficiência do departamento de manutenção da universidade.

"Uma das coisas com as quais estamos entusiasmados é o novo módulo de inspeção do Maximo", acrescenta Becraft. "Apenas nos últimos seis meses, ele criou muitas oportunidades de eficiência e eficácia para todos os nossos grupos. Agora temos permissão para usar o Maximo em vez de registros em papel para a geração de relatórios e os dados estão diretamente relacionados aos ativos que estão sendo inspecionados."

Cooley acrescenta: "A conformidade é uma parte importante disso. Temos um sistema que pode rastrear tudo o que precisamos fazer para o que é exigido por diferentes agências. Temos uma ferramenta que nos permite comunicar em todos os níveis da organização e proporciona um nível de confiança e responsabilidade no trabalho. Isso mostra o que realmente é preciso para manter um campus."

No futuro, o departamento de gerenciamento de instalações continuará trabalhando para implementar plenamente sua visão e padronização em todas as instalações da organização para se tornar uma operação mais sustentável. Um dos objetivos é livrar o campus do desperdício de materiais e utilizar ainda mais os recursos já existentes. A universidade planeja atualizar o Maximo, impulsionado pela IA, para ajudar sua equipe de campo a identificar fatores de desempenho, melhorar a confiabilidade da manutenção e aumentar a utilização de ativos, reduzindo assim os custos de manutenção.

"Temos áreas de grande sucesso, mas também temos áreas de melhoria em todo o setor. Mas os ativos, em geral, percorreram um longo caminho", diz Becraft. "Quanto à sustentabilidade, estamos trabalhando na otimização da cadeia de suprimentos. Estamos usando o sistema para nos ajudar a não ter toneladas de materiais espalhados pelo campus ou fazer pedidos antecipados antes de precisarmos deles, para que possamos tê-los em mãos. Também está no nosso roteiro integrar mais usuários e fazer mais manutenção preditiva. Temos um novo sistema de automação predial que gostaríamos de integrar de forma mais completa."

Becraft continua: "Muitas vezes prestamos mais atenção no que ainda temos que fazer do que no que realizamos até agora, mas desde o início até onde estamos agora houve um crescimento incrível. O que o Maximo realmente faz é nos dar a capacidade de tomar decisões baseadas em dados. Isso nos permitiu obter os recursos adequados para fazer o que precisamos para apoiar a universidade e suas missões."

Localizada em Ithaca, Nova York, a Cornell (link externo ao site ibm.com) é uma universidade de pesquisa privada com concessão de terras estatutárias da Ivy League fundada em 1865. O corpo discente é composto por mais de 15.500 estudantes de graduação e 10.000 estudantes de pós-graduação de todos os 50 estados americanos e 119 países. A instituição é dividida em sete faculdades de graduação e sete divisões de pós-graduação em seu campus principal.