Com o sucesso do negócio da seguradora de saúde corporativa CNU, a dependência da análise manual de faturas médicas retardou os prazos de resposta e aumentou os custos, ameaçando atrasar pagamentos críticos.

Com o sucesso do negócio da seguradora de saúde corporativa CNU, a dependência da análise manual de faturas médicas retardou os prazos de resposta e aumentou os custos, ameaçando atrasar pagamentos críticos.

A Central Nacional Unimed (CNU) comercializa planos de cuidados médicos corporativos, benefícios especiais e cuidados especializados para algumas das maiores empresas brasileiras. A CNU atende principalmente grandes empresas nacionais, operando em pelo menos três estados e cobrindo pelo menos 300 beneficiários (proprietários e dependentes). Ele também trabalha com uma série de pequenas e médias empresas. Hoje, a CNU tem mais de 1,6 milhões de clientes em todo o Brasil.

Todos os meses, a CNU processa uma média de 1,3 milhões de contas médicas em nome de seus beneficiários, das quais o(a) 120.000 vem com documentos de apoio. O processo é complexo, pois os analistas devem avaliar a fatura com base em diversos fatores, como dias de tratamento, tipos de serviços e suprimentos utilizados, diagnósticos e outros, para determinar se pagarão a fatura integralmente, parcialmente, ou se a negarão completamente.

Anteriormente, a CNU se baseava em métodos amplamente manuais para avaliar as contas médicas. Não apenas o processo era demorado, mas também apresentava um alto risco de erro, o que colocava em perigo a capacidade da CNU de reembolsar os prestador de serviços de saúde de maneira oportuna e precisa.

Com o crescimento constante dos volumes de negócios, a CNU sabia que os dias de processamento manual estavam contados.

Felipe Garcia Rios, Consultor de Sistemas na CNU, explica: "Os atrasos estavam se tornando cada vez mais comuns, e os custos estavam aumentando à medida que tínhamos que contratar mais funcionários. Não podíamos nos dar ao luxo de continuar alocando recursos para o problema e precisávamos encontrar uma maneira de tornar o processamento mais eficiente. Isso nos permitiria analisar faturas mais rapidamente e expandir para lidar com o aumento da carga de trabalho."

A CNU reformulou sua abordagem ao processamento de faturas médicas, adotando soluções de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial da IBM para digitalizar documentos e automatizar fluxos de trabalho. Em menos de seis meses, a empresa conseguiu transformar montanhas de arquivos em papel em um rico acervo de conteúdo eletrônico e introduzir uma plataforma avançada de gerenciamento de casos que otimiza a análise e o processamento de faturas médicas.

Felipe Garcia Rios comenta: “Ao contrário de outros fornecedores, que só podiam oferecer uma combinação de soluções pontuais, a IBM conseguiu entregar o pacote completo. Conseguimos tudo o que procurávamos em uma única plataforma integrada.

Hoje, quando a CNU recebe uma fatura, digitaliza o documento e utiliza uma solução IBM Datacap para capturar e indexar automaticamente as informações-chave do arquivo eletrônico. Todas as faturas digitalizadas são armazenadas em um repositório central do IBM FileNet Content Manager.

O IBM Case Manager fornece aos analistas um único ponto de controle para o processamento de contas médicas. A partir de uma única tela, os usuários podem visualizar todas as informações relacionadas a um item específico, incluindo uma detalhada análise dos procedimentos e preços, juntamente com uma cópia da fatura médica original. A CNU também estabeleceu uma série de fluxos de trabalho de tarefas que orientam os analistas em todas as etapas necessárias para analisar e processar uma conta.

A plataforma Case Manager é integrada de forma transparente com o FileNet Content Manager e o sistema principal de planejamento de recursos empresariais (ERP) da CNU, proporcionando aos analistas acesso fácil a uma vasta quantidade de dados sobre pagamentos, clientes e provedores.

A nova abordagem da CNU para o processamento de faturas médicas impulsionou a produtividade dos analistas e lhes permitiu trabalhar de forma muito mais flexível.

"Mudar de papel mudou completamente a forma como as pessoas trabalham", afirma Felipe Garcia Rios. "Nossos analistas não precisam mais procurar caixas e arquivar racks para encontrar as informações de que precisam; tudo o que precisam fazer é realizar uma pesquisa simples e o conteúdo relevante aparecerá na tela do computador. E como várias pessoas podem acessar os mesmos documentos simultaneamente, não há necessidade de esperar por registros específicos, para que os analistas possam começar a trabalhar."

Ele continua: "Com acesso mais fácil a conteúdo e processos mais automatizados, nossos analistas podem gerenciar sua carga de trabalho com muito mais eficiência e obter um volume muito maior de trabalho do que antes".

Os ganhos de eficiência se transformaram em tempos de ciclo mais curtos e economias de custo impressionantes, como explica Paulo Januzzi, diretor de saúde e Exchange: "Desde a introdução das soluções IBM Enterprise Content Management, reduzimos o tempo gasto para analisar as contas médicas em 35% e reduzimos o tempo médio de processamento das faturas em 10%. O resultado é que os analistas podem tomar decisões mais acertadas sobre o pagamento de contas e a CNU pode reembolsar os prestadores de serviços de saúde mais rapidamente, ajudando-nos a manter relacionamentos positivos com esses parceiros.

"Além disso, minimizando o uso de papel e fazendo outras melhorias de processo, conseguimos reduzir os custos administrativos em 90%. Isso proporcionou um enorme impulso aos nossos resultados financeiros.

Ao adotar conteúdo eletrônico e fluxos de trabalho automatizados, a CNU conseguiu eliminar as barreiras para o crescimento, permitindo que a empresa expandisse suas operações para lidar com o aumento dos volumes de negócios sem aumentar o número de funcionários.

Felipe Garcia Rios observa: "Levamos o processamento de faturas médicas para o próximo nível com as soluções de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial da IBM. As equipes estão trabalhando de forma mais rápida e precisa, e conseguimos lidar com uma carga de trabalho muito maior sem contratar pessoal adicional. Agora temos a base sólida de que precisamos para continuar crescendo nossos negócios e oferecer um serviço consistentemente excelente para nossos parceiros e clientes, que confiam em nós para ter acesso econômico à saúde."

O Central Nacional Unimed (CNU) (link externo ao site ibm.com) vende e gerencia planos de saúde em nome da Unimed, a maior cooperativa de saúde do Brasil. Fundada em 1998, a CNU atende a mais de 1,67 milhões de clientes e emprega mais de 1.400 pessoas.