O efeito borboleta. Na cultura pop, é uma noção que sugere que uma pequena mudança em uma condição inicial pode ter um efeito profundo em um sistema maior.
No caso do Bureau voor Normalisatie (NBN), a organização belga para desenvolvimento e publicação de padrões, essa pequena mudança veio na forma de um bot baseado no software IBM® Robotic Process Automation.
A importância dos padrões não pode ser ignorada. Eles melhoram a qualidade do produto e do serviço. Impulsionam a eficiência e facilitam o comércio. E apoiam as economias nacionais e o comércio global nivelando o campo de atuação. Somente na Bélgica, o desenvolvimento e a publicação de um padrão adicional, em média, aumenta o produto interno bruto (PIB) da Bélgica pela UE em 2,04 milhões por ano, de acordo com um estudo de 2020 publicado pela VUB (Vrije Universiteit Brussel).
Como órgão membro nacional da Bélgica no Comitê Europeu de Padronização (CEN), o NBN contribui para o desenvolvimento e a publicação de normas europeias (EN). Em média, o CEN publica cerca de 1.100 normas EN por ano, e o NBN também publica todas elas como normas nacionais belgas (NBN EN), por mandato legal.
O NBN também é o órgão nacional membro da Organização Internacional de Padronização (ISO) e contribui igualmente para o desenvolvimento e a publicação dos padrões ISO. Embora o NBN não seja obrigada a implementar todos os padrões ISO como padrões belgas (NBN ISO), tradicionalmente publicaria alguns poucos a cada ano. No entanto, a demanda das indústrias belgas pelas normas ISO do NBN aumentou nos últimos anos. Em 2020, o NBN voltou sua atenção para a publicação de mais padrões ISO.
Resultados maiores
Usando o software RPA, o NBN registra 2.150 padrões ISO/ano, em comparação com 800 no passado
Economia de tempo
O tempo economizado com o software de automação foi de 650 horas em 2021
No entanto, o trabalho precisava ser feito manualmente. Como a ferramenta de automação interna existente não foi projetada para compatibilidade com os padrões ISO, o NBN precisava coletar informações e digitar as informações da cédula manualmente. O processo levou oito semanas ou mais, limitando assim o número de padrões ISO que o NBN poderia publicar a cada ano.
“Era um trabalho tedioso e repetitivo”, diz Catherine Michel, especialista em produção do NBN responsável pelo processo de publicação. “Para registrar um padrão, existem vários campos a serem preenchidos. Cada campo deve ser copiado de um site ou tela diferente e você deve pesquisar as informações. Portanto, o risco de cometer erros era alto. Além disso, os funcionários não podiam fazer isso o dia todo porque tinham outras tarefas a cumprir.”
Em outubro de 2020, o NBN contratou a Parplex, uma empresa de tecnologia especializada em soluções de software de automação robótica de processos (RPA). Ellen Bartholomeeusen, gerente de operações do NBN, diz: “Foi importante para nós ver que a Parplex era um parceiro de negócios da IBM. E escolhemos a Parplex porque propuseram a melhor solução.”
A colaboração começou com um piloto concentrado no processamento de um pequeno subconjunto de cédulas. Em janeiro de 2021, após o sucesso do piloto, a Parplex voltou sua atenção para a automação de todo o processo de implementação das normas ISO como normas belgas e para a configuração do bot, chamado Otis. A Parplex trabalhou de forma iterativa e refinada e validou o bot para cada fase. Após testes de ponta a ponta, o NBN lançou o Otis em maio de 2021.
Nordine Vandezande, proprietário da Parplex, explica: “O software IBM RPA tem todos os recursos necessários para criar um bot e automatizar o processo de votação do NBN. Configuramos o processo completo: criar as cédulas e coletar as informações dos padrões. O bot é executado todas as noites. Funciona com base em planilhas que contêm metadados relacionados à ISO, como o número e a descrição do padrão. Ao ler as planilhas, o bot sabe quais cédulas precisa criar e quais precisa fechar.”
O Otis é executado em uma estação de trabalho completamente configurada pela Parplex. Ele se integra ao sistema interno de gerenciamento de informações de produto (PIM), ao site da ISO e às plataformas de software como serviço (SaaS) do NBN. Isso garante que as informações cheguem onde elas pertencem em tempo real.
Michel acrescenta: “Todas as manhãs vemos imediatamente quais cédulas foram implementadas corretamente — elas são sinalizadas com ‘ok.’ Em alguns casos, o bot não pode preencher um campo porque as informações estão faltando nos sistemas ISO ou por algum outro motivo. Nesses casos, o bot destaca que é necessária a intervenção humana e de campo para fazer uma correção ou preenchê-la.”
Bartholomeeusen também aprecia a capacidade da solução de relatar erros e bugs. “Isso facilita a tarefa, mostrando-nos o que não funcionou para que possamos terminar a tarefa muito rapidamente”, diz ela. “Eu diria que apenas 5% das implementações de padrões exigem intervenção manual. Do ponto de vista de velocidade e qualidade, implementar o bot tem sido uma grande mais-valia.”
O número de padrões NBN ISO publicados a cada ano disparou.
Em 2019, o NBN publicou apenas 140 padrões NBN ISO. Em 2020, com o apoio de estudantes estagiários e cinco pessoas fazendo a criação de cédulas, publicou 800. Contudo, em 2021, usando a tecnologia de automação, registrou 2.150 padrões NBN ISO — um aumento impressionante de 1.435% em apenas dois anos.
“Graças à Parplex, podemos processar um grande número de padrões”, diz Michel. “Quando o bot foi lançado pela primeira vez, realizamos testes e descobrimos exceções. A cada vez, Nordine foi capaz de melhorar o bot para lidar com as exceções, então o bot se tornou melhor progressivamente.”
Ela continua: “Fizemos um grande progresso. No próximo ano, teremos lidado com as normas ISO que não estavam anteriormente em nosso catálogo. Com a tecnologia de automação da IBM, aceleramos o rigor de nosso catálogo de padrões e continuaremos nossa colaboração com a Parplex.”
Igualmente importante para o NBN é melhorar a qualidade dos dados e poupar tempo. O centro fecha cerca de 4.000 cédulas nacionais por ano. Para as votações relacionadas ao desenvolvimento das normas EN e ISO, a agência estima que economizou cerca de 150 horas de trabalho por ano em 2020 e 2021. Para padrões NBN ISO, economizou 500 horas de trabalho em 2021.
“Liberar nossa força de trabalho de tarefas repetitivas e tediosas é muito importante para nós”, diz Bartholomeusen. “E os clientes têm acesso mais rápido ao nosso conteúdo.” Michel concorda: “Como funcionária do NBN, estou muito feliz por poder me concentrar em tarefas de maior valor e mais qualitativas. Por isso, o bot é meu melhor amigo.”
Fundada por lei em 2003 e totalmente ativa em 2007, o NBN (link externo a ibm.com) é uma agência do governo nacional da Bélgica responsável por facilitar o desenvolvimento, a publicação e as vendas de normas belgas, europeias e internacionais. Ele atende a uma ampla variedade de setores, incluindo energia, construção, bens de consumo e muito mais. O NBN também presta serviços para promover a disseminação e o uso de padrões e possui um portfólio de 42.000 padrões. O NBN está sediado em Bruxelas.
A Parplex (link externo a ibm.com), parceira de negócios IBM, é um provedor premiado de soluções, serviços e suporte de automação robótica de processos. Com mais de 20 anos de experiência em automação de processos, a Parplex sabe como evitar armadilhas comuns e como ajudar os clientes a implementar com sucesso a RPA. A Parplex está localizada em Heusden-Zolder, Bélgica.
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Produzido nos Estados Unidos da América, agosto de 2022.
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