Alguns critérios eram particularmente importantes para os auditores da BKW durante a elaboração da proposta. Por um lado, o foco principal da solução de análise de dados precisava estar no suporte estratégico e operacional para a alta gerência. O Group Controlling precisava ser capaz de fazer alterações flexíveis na estrutura de dados em poucas horas, levando em consideração novas fontes de dados ou categorias, por exemplo. Além disso, o novo pacote de análise de dados precisava representar vários KPIs, como indicadores financeiros, não financeiros, técnicos e específicos do mercado. Os relatórios de negócios mensais deveriam estar disponíveis até o dia 10 do mês seguinte, no máximo. Além do mais, deveria ser possível simular mudanças organizacionais e atualizar relatórios anteriores. O fluxo de trabalho e a comunicação com todos os envolvidos no processo também precisavam ser incluídos, assim como uma distribuição rápida e simples dos relatórios.

No entanto, a questão crucial no final das contas era quem poderia oferecer a melhor solução em termos de relatórios sobre os serviços da BKW, pois isso ainda era feito com planilhas do Excel. A IBM causou a melhor impressão aqui, com seu pacote do IBM Planning Analytics , uma versão mais nova e aprimorada do IBM® Cognos TM1. Foram a flexibilidade e a facilidade de uso do software que conquistaram a equipe. Os auditores podem adicionar novas organizações bem rápido, junto com todos os seus dados primários, realocá-los, mostrar diferentes estruturas organizacionais paralelamente ou adaptar as visualizações e análises a novos requisitos. Essas qualidades são particularmente benéficas em vista do rápido crescimento heterogêneo que o grupo tem vivenciado.

A instalação do IBM Planning Analytics ocorreu sem problemas e, como resultado, foi concluída com rapidez. Uma pequena equipe do Group Controlling executou o projeto paralelamente ao seu trabalho diário e foi treinada por especialistas da IBM durante o processo. Graças a essa supervisão pessoal, os auditores da BKW aprenderam rapidamente a gerar os modelos necessários para fins específicos usando os dados. Na verdade, eles conseguiram criar seus próprios relatórios em poucos dias. Algumas semanas depois, conseguiram até fazer alterações nos modelos ou nos dados por conta própria.

Com a implementação bem-sucedida do software, o objetivo de conseguir o novo sistema para relatórios mensais havia sido alcançado. No entanto, o IBM Planning Analytics também possibilitou outras mudanças úteis, como acelerar o processo orçamentário. Antes, a aprovação do orçamento levava até 26 semanas, mas agora leva apenas 8. O planejamento de médio prazo também foi incluído, de modo que números estratégicos podem ser gerados para o futuro até o ano de 2050. Assim, o apelo original da BKW para uma visão geral de curto prazo de todos as suas áreas de negócios foi aprimorada para englobar um planejamento abrangente para o futuro. Graças à estrutura modular do novo sistema, bem como sua flexibilidade e facilidade de uso, os auditores puderam aproveitar essas e outras possibilidades sem ter que adquirir qualificações especiais de TI primeiro.

Graças à implementação, a BKW conseguiu acelerar muito a elaboração de relatórios e orçamentos. E seus auditores agora têm à disposição uma ferramenta multifuncional para resolver todos os tipos de desafios de negócios de forma criativa. Por um lado, podem elaborar várias declarações de renda para as diversas filiais da empresa. Também é interessante observar como eles usaram o software para criar um sistema próprio e eficiente de elaboração de relatórios, abrangendo todas as pequenas organizações da divisão de engenharia, à medida que novas empresas são adicionadas a cada ano e precisam ser cadastradas junto com os respectivos dados financeiros e KPIs. Graças à solução ERP da IBM, isso pode ser feito facilmente com uma tela de inserção especial. O sistema de análise mescla todos os dados e fornece uma visão específica do setor de engenharia da BKW como um todo. Assim, o departamento de engenharia pode fazer declarações sobre sua situação comercial atual com esforço relativamente pequeno e divulgar seus próprios dados diretamente ao grupo.

O IBM Planning Analytics não substitui plenamente um sistema integral de contabilidade SAP. Porém, não é esse seu objetivo. O objetivo dos auditores financeiros é fornecer dados estratégicos e operacionais válidos ao nível da gerência para permitir a tomada de decisões. Mesmo com o extrato mensal pendente e o envolvimento de vários departamentos financeiros (fiscal e contábil), além da necessidade de uma ampla consolidação, os auditores agora estão em condições de fornecer os dados financeiros apropriados até o oitavo dia útil do mês seguinte. Além disso, os dados também são altamente precisos. Isso lança uma nova luz sobre o papel criativo que os auditores podem ter em uma empresa hoje em dia. No caso da BKW, eles evoluíram de contadores para condutores confiáveis e continuam enfrentando e resolvendo os novos desafios que surgem, com criatividade e qualificação.

O BKW Group (link externo ao site ibm.com) é uma empresa internacional de energia e infraestrutura com sede em Berne, na Suíça, que atualmente conta com mais de 11,5 mil funcionários. Ela planeja, implementa e opera a infraestrutura técnica para produzir e fornecer energia para empresas, pessoas físicas e o setor público, além de fornecer modelos de negócios digitais para energias renováveis. Atualmente, o portfólio do grupo abrange desde planejamento e consultoria no setor de engenharia para projetos de energia, infraestrutura e meio ambiente até pacotes integrados para serviços de construção, assistência e manutenção de redes de energia, telecomunicações e tráfego e sistemas de abastecimento de água.