Na American University in Cairo (AUC), as informações foram dispersas em silos de dados, dificultando a aplicação. A universidade precisava de uma nova plataforma de BI e funções analíticas que pudesse dar suporte à tomada de decisões e descentralizar dados.

A AUC implantou o Db2 Data Warehouse no software na nuvem como um hub de dados central para hospedar dados dos sistemas isolados, e a oferta do Cognos Analytics para representar visualmente as informações e descobrir padrões ocultos.

Estudantes de mais de 60 países vêm para frequentar o moderno campus New Cairo de 260 hectares da AUC no Egito. Eles aprendem pensamento crítico e soluções criativas que levam sua educação além da sala de aula e para a comunidade. Por meio de pesquisa, expressão intelectual e criativa e serviço comunitário, a AUC está comprometida em explorar os desafios que enfrentam o Egito, a região e o mundo.

No entanto, essa visão será dificultada se a estrutura de informações da universidade não for robusta o suficiente para dar suporte à tomada de decisões oportuna e informada. A AUC investiu intensamente na criação de sua infraestrutura de informações e na introdução de sistemas ERP modernos. Essa ênfase na tecnologia garantiu que os dados críticos e preciosos fossem armazenados em formatos bem estruturados e facilitassem a automação de seus vários processos de negócios. Com o tempo, esses sistemas continuaram acumulando grandes quantidades de dados.

No entanto, a aplicação desse grande volume de dados para gerar percepções tem sido continuamente colocada em segundo plano. Os resultados foram inconsistências, redundâncias e muitas versões diferentes da verdade. Além disso, o processo manual em que a AUC se baseou levou semanas para produzir dados e estava sujeito a erros humanos. Quando a informação chegou, já era tarde demais — as decisões estavam tomadas.

A AUC buscou uma plataforma de BI que apoiasse a tomada de decisões oportuna e informada, descentralizasse os dados e fornecesse uma saída visual e diversificada.

Qualquer estratégia projetada para unificar os silos de dados da AUC teve que começar com um sistema harmonioso que não exigia intervenção manual e poderia produzir automaticamente dados montados e abrangentes.

"A eficácia institucional está centrada na transformação das instituições por meio de um processo de tomada de decisões centrado em dados e baseado em informações. Dados, informações e conhecimento estão no centro de tudo isso", explica Iman Megahed, diretor de estratégia e conhecimento da AUC.

A solução também precisava apresentar dados em várias mídias e uma variedade de maneiras visuais, como painéis, estatísticas e funções analíticas. A AUC é uma universidade sem fins lucrativos com recursos limitados, portanto sua solução precisava reduzir despesas gerais e ser fácil de treinar os funcionários em todo o sistema.

A AUC escolheu a IBM para oferecer uma solução de pilha completa que consistisse em ofertas do IBM DataStage®, Cognos Analytics e Db2 Warehouse on Cloud . Utilizando a tecnologia IBM, a universidade conseguiu aumentar a velocidade de coleta de dados e consolidar fragmentos de dados de diferentes ERPs, o que lhe permitiu formular pela primeira vez uma visão de 360 graus de seus constituintes: alunos, professores e ex-alunos.

"Depois de todos os esforços que a equipe de BI faz, ela compensa imediatamente quando você entra em uma reunião e encontra o reitor abrindo um painel sobre professores ou alunos, confiando totalmente nos números e tomando decisões baseadas neles", afirma Heba Atteya, diretora sênior de Business Intelligence e Data Analytics da AUC.

Costumava levar semanas da AUC e uma imensa quantidade de intervenção manual para extrair resultados dos dados. Agora, leva apenas alguns minutos. Os dados não estão mais dispersos em vários silos de dados. As soluções Cognos Analytics e Db2 Warehouse on Cloud eliminaram os diversos sistemas destacados para que a AUC pudesse utilizar uma plataforma de análise rápida e abrangente.

Embora o BI seja uma longa jornada para a AUC, o começo foi intenso e promissor. A mudança foi celebrada e reconhecida por muitos no campus. Não só abordou a necessidade de uma infraestrutura eficaz para apoiar o processo de tomada de decisão, mas também teve vários efeitos indiretos sobre o desempenho de várias unidades no campus.

Os primeiros resultados de BI incluíram uma mudança gradual da cultura organizacional para um processo de tomada de decisão mais baseado em evidências; uma melhoria da qualidade e da governança dos dados e uma diminuição do efeito dos silos com mais transparência incorporada; uma transformação da universidade em seu núcleo e uma ênfase na necessidade de mudança; e aumento da confiança e alinhamento em todos os níveis de gestão com a criação de um ponto de verdade que consolidasse as visões da universidade e direcionasse a ação comum.

Fundamentalmente, a implementação bem-sucedida do BI na AUC desempenhou um papel significativo na transformação de uma universidade de 100 anos para tornar-se uma instituição de ensino superior mais proativa e moderna em todos os aspectos de sua gestão e operação.

As partes interessadas podem participar de reuniões, discutir, rever dados e tomar imediatamente decisões informadas com base em informações quantitativas, em vez de confiarem em conjecturas. "Ter informações disponíveis como parte do processo decisório deixa tudo claro, e você não precisa mais de longas discussões ou debates sobre o que as pessoas pensam", explica Megahed. “É apenas um fato. Não questionamos mais ou pedimos ou sugerimos, tudo está lá.” Os participantes podem entrar em qualquer discussão com fatos prontamente disponíveis, em vez de teorias e opiniões, e decidir sem esperar. As partes interessadas agora podem ser proativas em vez de reativas, o que apoia uma educação de maior qualidade.

A nova infraestrutura de dados traz ainda outro benefício comercial para a AUC. A universidade pode usar essa nova solução para obter mais do que apenas estatísticas acadêmicas; agora, ela pode explorar as redes de mídia social para reunir conhecimentos sobre seus ex-alunos. A AUC não depende mais apenas de informações de alunos, professores e ex-alunos de seu conjunto de dados. A universidade está de olho no futuro e aplicando o alcance adicional de redes sociais, big data, IA e Internet das Coisas (IoT).

AAUC (link reside fora de ibm.com) foi fundada em 1919 e contribui para a vida social, intelectual e cultural da região árabe. É uma ponte vital entre o Oriente e o Ocidente, ligando o Egito e a região ao mundo por meio de pesquisas acadêmicas, parcerias com instituições acadêmicas e de pesquisa e programas de estudo no exterior. Uma instituição independente, sem fins lucrativos, apartidária, não sectária e de igualdade de oportunidades, a AUC é totalmente credenciada no Egito e nos EUA.