Tålighet – att snabbare komma igen efter motgångar eller när experter lämnar

Share this post:

Tuffare tillsammans – Hur företag och medarbetare klarar motgångar och utmaningar bättre genom öppenhet och samarbete

Var ska jag bo och äta när jag besöker Madrid för första gången? Hur tar jag en skärmbild på min mobiltelefon? Vid vilket vattenhål brukar det gå bäst att jaga hjortar? Hur ser nu de där farliga bären ut? Sedan urminnes tider har vår bästa källa till kunskap varit andra människor. Vi frågar andra om råd och hjälp när vår egen kunskap, erfarenhet eller förmåga inte räcker till. Inom familjen, inom byn, i skolan, i tidningarnas frågespalter, via telefon, på Facebook eller på Twitter. Men på arbetet, då? Vem frågar vi där. Och hur?

Detta är tredje blogginlägget av sex på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera öppet och samarbeta online istället för att särarbeta.

• Inledning: När hjulen snurrar snabbare blir människan viktigare än någonsin
• Smidighet och snabbhet – alertare känselspröt och snabbare reaktion
• Tålighet – att snabbare komma igen efter motgångar eller när experter lämnar
• Effektivitet – Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter
• Ökad utväxling – tack vare mer direkta kommunikationskanaler
• Engagemang, Inspiration och Innovation – det bästa i långa loppet för både kunder och medarbetare

(These blogposts are also available in English at https://thesocialswede.wordpress.com/)

Det traditionella

I traditionella företag brukar vi fråga de kolleger vi känner sedan tidigare eller någon chef. Vanligtvis live på kontoret eller via epost. Hur många gånger har du inte skickat epost till någon, bara för att få besked att de är på semester eller på kurs och kommer tillbaka om en vecka eller två. Eller att de skickar din fråga vidare till någon som skickar den vidare till någon annan som till slut, fyra veckor senare, svarar ”det står ju på intranätet bara du följer den här länken”.

Känner du igen dig? Det gör jag också. Från förr. Men inte nu längre.

Att dela och samarbeta

Numera frågar jag i en statusuppdatering på vårt sociala intranät. Kanske jag namnger några personer som jag tror har svaret, eller gissar att någon i deras nätverk har det (en fråga på någons profil visas ju även för hela deras nätverk) eller i en lämplig grupp. Vanligtvis får jag svar inom någon timme. Sällan tar det längre än en dag. Jag till och med delar med mig öppet av skisser till presentationer och dokument, med texten ”jag vet att detta inte är helt rätt och uppskattar all hjälp och alla synpunkter”. Och sådan respons jag fått! Från de främsta experterna bland mina över 400.000 kolleger. Jämför det med ”Olle är på semester och kommer tillbaka om två veckor”! Varje gång känns det lika befriande och fantastiskt att kunna få hjälp utan att ens veta vem man ska fråga. Alltid verkar det finnas någon som vet, kan och har tillräckligt med tid eller intresse för att sträcka ut en hand. Ok, i sammanhanget underlättar det att ha många kolleger, men även i en mindre organisation ser man positiva effekter. En öppen och hjälpsam kultur är betydligt viktigare än mängden kolleger. Liksom en kultur där det är accepterat att alla inte kan kunna allt. Att fråga är inget att skämmas för. Tänk bara att kunna kamma hem en affär eller lösa en knepig situation med en kund genom att få hjälp av en kollega som du kanske inte känner, men som har varit i samma situation som du.

Det är kanske inte ens nödvändigt att få tag i själva kollegan. Det räcker ofta med den kunskap och erfarenhet de delat med sig av tidigare. Antingen medvetet genom att arbeta transparent; dela sina dokument, presentationer och vad-det-nu-kan-vara. Eller genom att svara på frågor som andra ställt på samma vis som jag beskrivit ovan. Ju öppnare alla arbetar, desto lättare blir det att hitta det man behöver för att övervinna utmaningarna, och man kan ju alltid vända sig till författaren för kompletteringar och förklaringar. Det är ju så att vi aldrig inser hur mycket vi vet och därmed medvetet delar med oss av. Resten kommer i dagen när vi hjälper andra.

Med ett sådant stöd blir det inte bara mycket enklare att komma igen när man stött på motgångar; att våga utmana sina gränser blir enklare, det med.

Förutsättningar och motsättningar

Som framgår ovan, är förutsättningarna för att det ska fungera att man har en kultur av öppenhet, hjälpsamhet och av acceptans att alla inte kan kunna allt, att man generöst delar med sig av sina arbetsprodukter och kommunicerar öppet. Och i bottnen, att man har ett samarbetssystem som gör detta möjligt och som, genom sin design, uppmuntrar och uppmanar till öppenhet snarare än slutenhet.

Faktorer som motverkar är givetvis en kultur där man inte vågar erkänna att man inte kan allt, en kultur av ”tjuvhållen kunskap är makt” och en kultur utan medvetenhet om att alla arbetar mot ett gemensamt mål. Men också teknik kan motverka. Frågor och svar via epost kommer ingen annan till godo än de omedelbart inblandade (det tar dessutom längre tid som jag beskrev ovan och leder ofta till flera, ineffektiva, parallella konversationer). Svaren kan inte återanvändas av nästa person med samma problem, utan de måste hitta svaren på nytt och de med kunnandet måste svara ännu en gång på samma fråga. Delade drives och slutna grupprum gynnar inte heller öppet samarbete. De kanske är bra för de som har tillgång, men inte för någon annan. Hur många andra teamrum med motsvarande innehåll kan inte tänkas finnas i en större organisation?

Ytterligare fördelar för företaget

De fördelar för medarbetarna som jag beskrivit ovan leder ju uppenbarligen till fördelar även för deras arbetsgivare. Att medarbetarna snabbare kan lösa sina utmaningar är ju till godo även för företaget.

Men företagen har ännu mer att vinna:

• Så länge företagen arbetar traditionellt förblir kunskapen knuten till den enskilde medarbetaren. Den är fast i deras huvuden, på deras hårddisk eller i deras epostarkiv. Vad händer om de försvinner? Huvudet försvinner. Hårddisken brukar raderas och eposten används väl bara ifall den behövs i en juridisk tvist. Resterande intellektuellt kapital = 0. Om man däremot arbetar transparent, delar sina alster och svarar på frågor i öppna konversationer, förblir kunskapen tillgänglig för alla att använda framöver. Företagets beroende av de enskilda medarbetarna minskar.
• Därtill, genom att kunskapen finns lätt tillgänglig för återanvändning och att man kan Gilla det man haft nytta av, genom att man kan se hur många gånger filer laddats ned och så vidare, kan det lätt utvecklas en de facto-standard, baserad på hur mycket nytta övriga kolleger haft av alstren. Inte illa, det heller.

Har du egna erfarenheter av skillnaden mellan att leta kunskap och hjälp på traditionella vägare och att söka öppet? Antingen inom företaget eller utanför? Kanske privat? Det vore intressant att läsa i en kommentar.

Nästa blogginlägg i serien, ”Effektivitet – Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter” kommer under andra halvan av januari 2016.

Om du inte kan tåla dig till dess, rekommenderar jag ”The only constant is change”. Och om du vill läsa mer om att införa öppet samarbete i din organisation, ”Best practices for establishing a new way to work”.

/Peter

Följ mig gärna på: Twitter @thesocialswede och LinkedIn