Blir 2013 året jag lyckades ta mig ur epostkvarnen?

Share this post:

Årets första arbetsdag kopplade jag på autosvar för resten av året, endast för intern epost.

Autosvar för hela 2013

Jag ber kollegerna skriva på min vägg i vårt sociala intranät i stället.

Avsikten är att samtidigt minska min stress, spara tid både för andra och mig själv samt att öka och sprida kunskap runt om i företaget. Logiken är ganska enkel, men kanske inte helt uppenbar för den som är fast i det traditionella eposttänkandet:Att kommunicera med epost har sina likheter med att använda plåtburkar med snöre emellan. Ljudkvaliteten är kanske bättre, men kommunikationen sker från en punkt till en annan. Att lägga till fler adressater är som att använda flera burktelefoner samtidigt. Vem har inte blivit inblandad i mailhärvor där svar och bilagor skickas kors och tvärs, med dubblerad information i vissa avseenden, avsaknad i andra och med en förfärlig massa lagringsutrymmer som fylls av alla bilagor, både lokalt och på servrar.Det är bara att hoppas att man inte själv är den stackare som tvingas sammanställa all, ofta motstridig, information. Eller att man slipper leta senare efter vilken bilaga som var den sista eller senaste versionen.

Om kommunikationen i stället skett öppet, i ett forum, en wiki, blogg eller på en social vägg hade alla inblandade kunnat ta del av varandras synpunkter, förtydliga och förbättra i stället för att upprepa och sparat både tid och humör till bättre saker. Låt oss kika lite närmare vad detta leder till för några olika aktörer, men först lite bakgrund:

Liksom väldigt många andra, har jag inte min chef på samma kontor som jag arbetar på. Min finns på andra sidan Atlanten. Alltfler av oss arbetar i virtuella team eller till och med hemifrån. För många innebär detta en oro för att chefen inte fullt ut ska ha insyn i hur nyttig man är och hur mycket man gör. ”Lösningen”? Sätt chefen på cc vettja! Eller är det någon bra lösning egentligen?

Som specialist på social business är det naturligt att mycket av min korrespondens består av frågor kring min specialitet. Hur förklarar jag detta? Hur gör jag det här? Har vi några referenser inom området? etc.

För kolleger som frågar:

• Jag har byggt upp ett internt nätverk av nästan 1500 kolleger. Inte nödvändigtvis så att vi kan kallas vänner, men kolleger jag oftast delar intressen eller erfarenhet med. Alla dessa kan enkelt följa vad som skrivs på min sociala vägg. Och svara. Ibland både fortare eller bättre än vad jag kunnat.
• Är inte det ett fantastiskt autosvar, så säg? Som inte bara berättar att jag är borta och kommer tillbaka någon gång, men som dessutom kan besvara frågor och erbjuda hjälp!
• Därtill, eftersom dessa konversationer sker öppet och sparas för framtiden och sällan är alldeles unika innebär det att nästa gång någon undrar samma sak, eller liknande, kan de hitta svaret utan att ens behöva ställa frågan eller fundera över vem den skulle ställas till. Snacka om att spara tid åt kolleger och åt IBM för bättre syften

För kollegerna som svarar i mitt ställe:

• Att svara på frågor på min sociala vägg är ju en kanonmöjlighet att visa vad du är bra på vilket knappast kan skada din framtid i företaget. Dessutom visar du att du är en trevlig och hjälpsam person. Med andra ord erbjuder jag kollegerna i mitt nätverk att bygga sitt personliga varumärke internt.
• Att synas på detta sätt gör också att andra kolleger kan bli nyfikna på vem denna hjälpsamma och kunniga person är, bjuda in dem till sina nätverk och därmed bygga sitt kontaktnät

Fördelarna för IBM är också ganska tydliga:

• Att frågor besvaras snabbt och kunskap sprids är knappast en nackdel för företaget
• I stora konsultföretag som IBM är det sällan kunder anlitar företaget på grund av kvaliteterna hos enskilda konsulter, utan baserat på vad företaget förväntas kunna. Njae, kunskapen är inte mycket värd för företaget så länge den är fångad i medarbetarnas hjärnor eller hårddiskar. På min sociala vägg blir kunskapen allmän, precis så som våra uppdragsgivare väntar sig.

För mig själv, slutligen:

• Mindre mängd epost att behandla. Alltså mer tid till bättre saker.
• Minskad press att svara på frågor. Jag kan räkna med att mitt nätverk hjälper till.
• Bättre synlighet av vad jag kan och åstadkommer som i sin tur är en bra grund för att få arbeta med spännande och stimulerande uppdrag
• Ett mycket roligare och stimulerande sätt att arbeta än att harva igenom inkorgen, ”att göra-listan som prioriterats av andra än mig”

Givetvis kan inte all epost skiftas till sociala väggar, men min förhoppning är att kunna flytta det mesta.

Jag återkommer för att berätta om erfarenheter och – förhoppningsvis – framsteg.

Läs mer om IBMs lösningar inom Social Business