Tietokone, buddy, hassu hattu – Avaimia etä-on-boardingissa onnistumiseen

Puhelimeni soi. Pomoni soittaa kertoakseen, että kannettavani on nyt kotioveni ulkopuolella. Menen avaamaan oven ja edestä löytyykin se, mitä etsin: IBM:n läppärilaukku, joka sisältää Macbook-kannettavani ja post-it lapun. Avaan läppärin – ensimmäinen päiväni IBM:llä on alkanut.

Olipa minulla erikoinen aloitus IBM:llä! Samanlaiseen tilanteeseen saattaa kuitenkin joutua moni tänä vuonna, kun korona ja poikkeustilat mylläävät maailmaa. On myös mahdollista, että tällä tavoin voidaan tulevaisuudessa vielä tehokkaamminkin tavoittaa työvoimaa ja potentiaalia ympäri maailmaa. Siksi kysynkin, kuinka moni yritys on valmistautunut tarjoamaan täyden on-boardingin etänä?

Kun istuin tietokoneen ääreen, syötin post-it-lapulta kirjautumistietoni. En valehtele, kun sanon olleeni todella hermostunut ja ajatelleeni, että tästä tulee rankka alku. Seuraavaksi puhelimeni soikin, soittajana IBM Buddyni Elisa. IBM Buddyn tarkoitus on auttaa uutta työntekijää esittelemällä työkaluja, vastaamalla kysymyksiin ja kertomalla IBMn toiminnasta. Elisa olikin selkeästi valmistautunut ottamaan uuden työkaverin ilolla vastaan, vaikkakin vain virtuaalisesti, ja ymmärrys oli myös siitä, että alku saattaisi olla hidas ja uuvuttavampi kuin tavallisesti. Ryhdyimme kaluamaan eri työkaluja ja haasteita syntyi heti kirjautumisesta lähtien. Buddyni pysyi kärsivällisenä, käytti huomattavan määrän omaa aikaansa auttaakseen ja lopulta olimme käyneet tärkeimmät työkalut pintapuolisesti läpi. Buddyni antoikin sitten muutaman päivän aikaa tutustua itsenäisesti alustoihin ja kysellä tarvittaessa. Alustoja oli paljon.

Seuraava viikko menikin sitten omiin tiimeihin, palvelu tarjontaan ja IBM:n sen hetken aktiviteetteihin tutustuessa. Paljon tietoa. Paljon kasvoja. Ei yhtäkään käden puristusta. Huhhuh. En usko, että minä tai moni muukaan oli tai on vieläkään täysin valmistautunut totaaliseen on-boardingiin etänä. Kuitenkin jo viikko aloittamisen jälkeen sain ensimmäisen tehtäväni: one-pagereiden luominen yhteistyössä kahden muun traineen kanssa. Epäusko iski. En voinut käsittää, että ihmiset, joihin olin tutustunut alle viikon sisällä luottivat minuun ja kykyihini tarpeeksi, että antoivat näinkin konkreettisen tehtävän näin pian. Olin kuitenkin valmis ja todella innoissani.

On monta asiaa, joissa tavallinenkin on-boarding voi mennä pieleen, mutta on myös monta asiaa missä se voi mennä täysin oikein. Nyt IBM onnistui sellaisessa, minkä itse ajattelin olevan vähintäänkin haasteellista – etä-on-boardingissa. Itse koen seuraavien asioiden olleen avaimia tähän onnistumiseen:

• IBM Buddy. Minulla oli yksi henkilö, jolta voin kysyä mitä vain, milloin vain. Jos hän ei tiedä, hän osaa ohjata eteenpäin. Hän ottaa aikaa omasta kalenteristaan, on lyhyinkin väliajoin omatoimisesti yhteydessä. Tämä rikkoo aloittavan työntekijän ”en kehtaa kysyä” -rajan.
• Joka aamuiset ”virtuaaliaamukahvit” oman tiimin kanssa. Välillä aamukahveilla on teema: hassuhattu, keppijumppa tai vaikkapa lempielokuva. Nämä luovat yhteisiä kokemuksia ja sitouttaa uudenkin työntekijän ryhmään, puhumattakaan työpäivän rytmityksestä.
• Työkalujen esittely. Työkaluja on usein paljon, mutta kun ne priorisoidaan ja opetetaan vähitellen, on paine ja stressi oppia vähäinen.
• Aloituksen rauha. Kun antaa aikaa oppia ja ymmärtää työkaluja, työpaikan kieltä ja tarjoamaa, pystyy tällöin myös uusi työntekijä hahmottamaan kokonaisuutta paremmin ja saa itsevarmuutta omiin toimiinsa.
• Käännekohtana usein on, että luottaa toisen kykyihin jo virtuaalisessakin maailmassa. Ilman tätä luottamusta heti alussa, esimerkiksi antamalla haasteellisemmankin tehtävän alkuun, voi työntekijän potentiaali jäädä käyttämättä ja työntekijän itseluottamus omiin kykyihin laskea.

Vaikka meillä kaikilla on vielä paljon opittavaa etä-on-boardingista, on sen kehittäminen aloitettava nyt. Tämä on tulevaisuutta ja kenties myös tätä päivää. Tavoittaakseen työvoiman ja yksittäisen työntekijänkin potentiaalin, on lähdettävä pohtimaan mitä etä-on-boardingin eteen voi tehdä ja mitä muita avaimia onnistumiseen löytyy.

IBM tarjoaa yrityksille useita ratkaisuja helpottaakseen etätyöskentelyn mahdollisuuksia. Tutustu IBM:n Talent management -tarjoomaan täältä.