Viisi vinkkiä onnistuneeseen RPA-projektiin

Ohjelmistorobotiikka eli RPA löi itsensä läpi viime vuonna ja RPA-projekteja on vihdoin ryhdytty tekemään isossa mittakaavassa. Mutta onko RPA:ta tehty oikeista lähtökohdista? Kerron blogin lopulla viisi vinkkiä onnistuneeseen RPA-projektiin, mutta ennen sitä, minun on hieman avattava taustoja.
Ennen kaikkea tärkeää on se, että robotiikan käyttöönotolle on järkevät liiketoimintaperusteet. Vaikka robottien tekemä työ on ihmisten tekemää työtä halvempaa, ei robottia kannata rakentaa ilman selkeää business casea, jossa robotin tuoma kustannussäästö korvaa robotin rakentamis- ja käyttökustannukset.

Robotit ovat rajallisia

Robotiikka on loppujen lopuksi hyvin rajallinen ja taktisen tason työkalu. Älkää ymmärtäkö minua väärin, se on erinomainen työkalu, mutta sen rajallisuus tulee ymmärtää:

• Botit eivät osaa toimia hyvin erikoistilanteissa.
• Boteilla ei voi automatisoida kokonaisia prosesseja, ainoastaan yksittäisiä työtehtäviä.
• Botteja voidaan rikastaa keinoälyllä, mutta ne eivät ole vielä aidosti älykkäitä, eikä niihin voida vielä rakentaa monimutkaisia liiketoimintasääntöjä.

Jos näitä puutteita vasten peilataan liiketoiminnan kokonaisvaltaisia automaatiotarpeita, huomataan robotiikan tarjoaman ja todellisten tarpeiden välillä kuilu. Automaatiotarpeissa tulee ottaa huomioon myös asiakastyytyväisyys ja liiketoiminnan läpinäkyvyys sisäisille ja ulkoisille asiakkaille. Liiketoiminnan tulee olla helposti hallittavaa ja ketterästi muokattavaa. Robotiikka ei yksin kykene kattamaan kaikkia näitä tarpeita.

Miten automaatiota voi viedä pitemmälle?

Prosessijohtamisen maailmassa puhutaan usein liiketoiminnan kypsyydestä automatisoida prosessejaan. Mitä alhaisempi kypsyystaso sitä tarkemmin täytyisi harkita mitä prosesseja yrityksen kannattaa automatisoida, ettei automatisoida huonoja toimintatapoja tai vääriä kohteita. RPA:takaan ei voi lähteä viemään eteenpäin ennen kuin organisaatiolla on jonkinlainen kuva omista liiketoimintaprosesseistaan: kun prosessi on kuvannettu ja ymmärretty, se voidaan automatisoida. Prosesseja kannattaa myös usein analysoida tarkemmin ja mahdollisesti järkevöittää ennen automatisoimista. Automatisoitu huono prosessi on edelleen huono prosessi.

Kun prosessit kuvannettu ja niiden paikka liiketoiminnassa ymmärretään, voidaan automaatiota viedä pitemmälle. Erilaisia työkaluja automaatioon on useita, mutta luonnolisia jatkumoita RPS:lle ovat mm:

• ODM:n, eli sääntöjenhallinta-alustat, joiden avulla saadaan automatisoitua päätöksentekoa.
• Workflow-alustat, joilla automatisoidaan kokonaisia työtehtäviä ja päätöksentekoa sisältäviä, useisiin järjestelmiin integroituvia liiketoimintaprosesseja.
• Keinoäly, joka mahdollistaa älykkäämmät prosessit sellaisessa vaiheessa, jossa keinoälylle on käyttöä, esim. luonnollisen kielen tulkitseminen tai suurien datamäärien ymmärtäminen.

Laajempi prosessiautomaatio ei kumminkaan ole mielekästä ennen kuin perusteet ovat kunnossa. Ja mitään edellä mainituista teknologioista ei tule missään nimessä ottaa käyttöön pelkästään teknologian itsensä takia. Liiketoiminnan automaatiossa on kuitenkin kyse liiketoiminnan, ei puhtaasti IT:n projekteista.

Miten vältän epäonnistumisen?

Lupasin blogin alussa viisi vinkkiä onnistuneeseen RPA-projektiin. Kuten edellä olevasta tekstistä voidaan päätellä, liiketoiminnan automaatiossa ei ole kyse mistään yksinkertaisesta toiminnasta, joten ei kannata lähteä soitellen sotaan. Mutta, näillä viidellä vinkillä sinulla on paremmat mahdollisuudet menestyksekkäisiin automaatioprojekteihin.

1. Tiedosta oma kypsyystasosi – sinun on tiedettävä kuinka kypsä organisaatiosi on liiketoiminnan automaatiolle ja valittava aloituskohteet sen mukaisesti.
2. Tee suunnitelma – Mitä automatisoin nyt? Mitä prosesseja muutan ennen automaatiota?
3. Valitse oikea prosessi ja oikeat teknologiat – Ole tarkkana, että käytät oikeaa työkalua oikeaan tarpeseen.
4. Hae konkreettisia hyötyjä – Aseta aina mitattava tavoite automaatiolle.
5. Johda muutosta – Pidä ihmiset mukana muutoksessa ja kerro avoimesti tavoitteista ja suunnitelmista.

Solidabis on IBM-kumppani Digital Business Automation -alueella, ja toimii sekä tuotteiden jälleenmyyjänä että osaavana palveluntarjoajana prosessikonsultoinnin, palvelumuotoilun ja prosessiautomaation alueella.

– Marja Jussila van Leeuwen
Head of Process Management, Solidabis Oy

Marja Jussila van Leeuwen vetää Solidabiksen prosessiliketoimintaa. Hänellä on yli 10 vuoden kansainvälinen kokemus prosessien kehittämisen saralla – sekä liiketoiminnan kehittämisen puolelta että automaatioprojekteista. Marjan vahva robotiikan ja prosessiautomaation osaaminen yhdistettynä syvälliseen liiketoiminnan tuntemukseen mahdollistaa oikeiden ratkaisujen löytämisen asiakashaasteisiin.