Ramener l’ordre dans le chaos des e-mails avec IBM Verse

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Ce blogpost a été crée par Omar Davison & Maurice Teeuwe, IBM Connections Cloud Technical Sales Leads, Europe

Nous consultons notre messagerie électronique en moyenne 36 fois par heure. Nous passons t beaucoup de temps inutilement à répondre aux e-mails et à les classer. Le neuropsychiatre Theo Compernolle a sondé, l’année passée, des milliers de cadres pour évaluer le temps qu’ils consacraient à leurs tâches quotidiennes. Ils sont un sur deux à avoir révélé ne plus pouvoir réfléchir au bureau. La moitié des répondants ne pouvait se concentrer sur la même tâche pendant 45 minutes que deux fois par semaine. Pour quinze pour cent, cet effort n’était envisageable qu’une fois… alors qu’il était même totalement impossible pour quinze autres pour cent. Nous ne faisons plus ce pour quoi nous sommes payés, en l’occurrence faire marcher nos cerveaux. Et la messagerie en est un des principaux coupables.

IBM reconnaît que la messagerie est un mal nécessaire et a décidé de réinventer le concept total de l’e-mail. Le résultat est Verse, une plateforme qui permet aux travailleurs de collaborer et de communiquer plus efficacement par le biais d’un environnement e-mail social.

L’e-mail est mort, vive l’e-mail !

Un logiciel de messagerie classique se caractérise par un flux non structuré d’e-mails. L’arbre cache rapidement la forêt et nombreux sont ceux qui prennent la mauvaise habitude de consulter frénétiquement leur messagerie, dans l’attente de nouvelles informations. Les concepteurs de Verse ont tiré un trait sur ce principe. La plateforme suggère les personnes importantes pour l’utilisateur. Cette approche lui permet d’identifier en un coup d’œil les nouveaux messages de contacts importants. Mieux encore : les prochaines versions de Verse afficheront aussi en graphiques le nombre de messages non lus qu’un utilisateur a reçus de son management, de ses clients ou de ses collègues. À l’avenir, Verse pourra même différencier les e-mails prioritaires des autres sur base de leur contenu.

Imaginez que quelqu’un vous pose une question par e-mail. Vous ne connaissez pas la réponse vous-même, mais vous répondez en mettant un collègue qui la connaît en copie. Le risque est grand que vous soyez plongé dans une longue suite de questions/réponses qui ne vous concerne pas. Verse offrira la possibilité de cacher ce flux non pertinent d’e-mails, ce qui permettra à l’utilisateur de se concentrer sur l’information dont il a effectivement besoin pour faire son travail.

Trouver l’information aussi facilement qu’acheter une paire de chaussures en ligne

L’équipe de conception de Verse est partie de l’idée que chaque action, qu’il s’agisse d’envoyer un e-mail, de chatter, d’organiser une visioconférence, de partager un fichier ou de gérer un agenda, doit être possible en maximum deux clics. Une des conséquences de cette vision est le faceted searching : les utilisateurs retrouvent l’information dans leur messagerie avec la même facilité qu’ils achètent une paire de chaussures dans une boutique en ligne. Une paire de chaussures s’achète en fonction de la pointure, de la couleur ou du modèle. Il en va de même avec Verse. Les utilisateurs retrouvent l’information sur la base de nombreux paramètres comme l’objet, l’expéditeur ou la date. Ils peuvent ainsi la retrouver plus rapidement et de manière plus ciblée, sans devoir parcourir une longue liste d’e-mails. La recherche d’URL ou de pièces jointes répond au même principe. Verse permet de les retrouver d’un simple clic, sans devoir passer chaque e-mail en revue.

Quand avez-vous le temps aujourd’hui ? Une question qui se pose à de nombreux collaborateurs, tous les jours. Ils ouvrent alors leur agenda et cherchent un créneau qui leur convient. Verse renverse ce principe et montre sur leur tableau de bord central les moments encore libres, ce qui permet la planification d’une réunion en un coup d’œil.

Je suis en vacances… Mais Watson peut vous aider !  

Les concepteurs de Verse entendent intégrer Watson au système dans le futur. Chaque collaborateur de l’entreprise pourra se faire assister par le système informatique le plus intelligent du monde. Dans un futur proche, Watson pourra planifier les réunions ou lire les e-mails avec intonation. Imaginez qu’un manager demande à un travailleur d’effectuer une tâche pour laquelle il n’a pas le temps. Le collaborateur moyen a alors tendance à réagir négativement ou brièvement. Watson reconnaît cette intonation et fera une suggestion positive et diplomatique. Mais il y a mieux encore.

Aujourd’hui, quand quelqu’un envoie un e-mail ou pose une question sur le réseau social de l’entreprise à un client ou à un collègue en vacances, la conversation s’arrête sur une notification out of office. Il en résulte un manque d’informations cruciales pour la poursuite du travail jusqu’au retour de la personne concernée. On peut faire mieux. À terme, Watson fera une suggestion lorsqu’il pense connaître la réponse à la question, même pendant les congés de la personne de contact. Watson utilise, pour ce faire, toutes les données disponibles au sein de l’organisation. Les travailleurs peuvent ainsi continuer à collaborer, indépendamment des périodes de vacances des collègues, des clients ou des fournisseurs. Si la personne valide la réponse de Watson, le pourcentage de fiabilité est augmenté pour une prochaine personne qui poserait la même question.

L’e-mail est une des évolutions les plus fondamentales du monde du travail, ces trente dernières années.  Il est toutefois devenu une des principales pierres d’achoppement organisationnelles. L’équipe de conception de Verse a développé la plateforme pour rendre l’e-mail à nouveau fonctionnel. Qui sait ? Nous laisserons peut-être demain notre messagerie travailler pour nous plutôt que l’inverse…

 Top 10 des fonctionnalités

1. Consultez immédiatement les tâches que d’autres doivent encore effectuer pour vous.
2. Cachez les flux d’e-mails inutiles.
3. Faceted searching – trouvez l’information de manière ciblée dans votre messagerie, aussi facilement que si vous achetiez une paire de chaussures dans une boutique en ligne.
4. Demandez à Watson – dans le futur, Watson pourra probablement planifier les réunions, lire vos e-mails avec le ton approprié et répondre à toute question possible.
5. Intégration sans faille avec IBM Connections Cloud.
6. Aperçu de tous les URL et pièces jointes que les personnes ont partagés.
7. Publiez immédiatement les informations intéressantes de votre messagerie dans un blog sur le cloud.
8. Team analytics – sachez d’emblée quel rôle une personne de contact joue au sein d’une organisation.
9. Share on sending – n’envoyez plus de pièces jointes, mais sauvegardez automatiquement le fichier dans le cloud à l’envoi d’un e-mail.
10. Location awareness – Verse indique dans quel fuseau horaire une personne de contact se trouve afin que l’utilisateur sache précisément quand il peut attendre une réponse à son e-mail.

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