その紙業務、使い勝手は“そのまま”で電子化しませんか。手書きのくせ字にも対応するペーパーレス化支援ソリューション「デジペーパー」活用事例のご紹介

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業務の“ペーパーレス化”が推進され、AIやビッグデータを活用した業務改善の検討が進む一方、既存データが紙で保管されており、整理がされておらず取り組みがなかなか進まないというお悩みをよく伺います。企業にとって大切なデータ資産を電子化し、AIで分析したいが、業務プロセスやオペレーションを変えて現場に負担をかけたくない、紙データを電子データに置き換えるためにOCRや手入力を検討するが費用も時間がかかってしまうなど、実際に取り組みを進めようとすると、多くの課題に直面します。今回は、お客様の“これまで”そして“これから”に寄り添いながら、今まで「紙」の使い勝手をそのままに、“使える”データへ容易に変換するシステムリサーチ社の「デジペーパー」活用をご紹介します。

デジペーパーとは

デジペーパーは、手書き文字を、高い文字認識率（識字率）と変換スピードでデジタル化し、紙業務のデジタル運用を実現するペーパーレス支援ソリューションです。今まで紙に書いていた帳票を、雛形そのまま電子化できるため、従来運用を極力変更せずにペーパーレス化を推進されたいお客様に特におすすめです。雑な文字やクセ字も高精度で読みとり、即座にデータ化可能が可能な手書き入力機能、書き手の筆跡や筆順などの情報が付与可能な電子サインをはじめとして、音声認識、画像添付機能など様々な機能を帳票に追加できます。IBM Cloudを基盤とするWebアプリケーションのため、PC、タブレット、スマートフォンなど端末や場所の制限なくご利用いただけます。

活用事例

デジペーパーは「紙」業務ほぼ全般が対象となるため、幅広い業種・業態のお客様にご活用いたけます。例えば、某金融業のお客様では、各種申込書・変更届・同意書などの作成業務においてデジペーパー導入により下記のような効果を実現しました。

• 説明から事務手続きの時間を約70分短縮
• 手書き負担を約85％削減
• 処理件数が約3,000件から約6,600件へ増加

３つのユースケース

次に、「デジペーパー」の強みと特性を熟知した私たちがお勧めしたいユースケースとして、「点検」「契約」「棚卸」の３つの業務をご紹介します。

1. 「点検」
   機器のメンテナンスで客先を訪問した際、「作業報告書」に不具合箇所の写真を添付したり、現場から即座に報告を行ったりすることで、迅速かつスムーズな情報共有ができます。
   
2. 「契約」
   電子サインに多くの本人確認情報を付与することで、今まで電子化を諦めていた重要な書類にも有効に活用できます。また一度書いていただいた情報は、必要に応じて別の記入場所に転記する機能をつけることができるため、複数の書類に何回もサインなどを書いていただくといったお客様の手間を省くことができます。
   
   「点検」「契約」では、外出先からお客様のサイン入りの報告書や契約書類を会社に持ち帰る必要がなくなるため、移動時間はもちろん残業時間も削減できます。さらに、紙データの紛失防止にも役立ちます。
3. 「棚卸」
   直接タブレットやスマートフォンに入力することで、リアルタイムで在庫状況が把握でき、かつ従来行っていた自社システムなどへの転記作業も不要になります。
   

デジペーパーだからできること

デジペーパーには、事前に設定した帳票に現場利用者が記入し、保存できる機能が備わっています。必要に応じて、他のシステムと連携する機能も開発することができます。

デジペーパーのこだわり

• 高い柔軟性を持ってカスタマイズ
  お客様のこれまでの運用や利用端末を極力変えることのない運用支援
• 手書き文字のテキスト変換機能
  手書き文字特有の“くせ字”に対して、高精度の文字認識能力と変換スピードの速さを実現
• 電子サインとしての保存
  個人の筆跡や書いた日時・場所などをそのまま記憶

また、類似ソリューションであるOCRと比較すると、入力から処理・補完のプロセスをデータとして連携すること、処理工程に必要となる人手コスト、時間、入力ミスなどのリスクを低減できます。デジペーパーの活用が向いているケースとしては、前述のユースケースでのご紹介の事例のように、自社にてタブレット運用への切り替えを判断できる業務（社内業務、顧客からの申込業務）、判定が難しい手書き文字が多く含まれる帳票の電子化、帳票の長期保管/活用が必要となる業務などがあげられます。一方、OCRのほうが向いているケースとしては、得意先からFAXや郵送で送られてくる見積書/請求書等の読み取りなどデータ入力をお願いできない業務での活用です。お客様は、そうした業務特性も考慮した上でデジペーパーを選択されています。

デジペーパーは、年額60万円、初期費用120万円からのご利用が可能です。詳細のご提供条件などは個別にお問い合わせください。

トライアルサイトのご紹介

ここまで、紙業務の運用をそのままに、データを電子化するメリットをご紹介してきましたが、実際の手書き文字認識の精度や変換スピード、具体的な利用イメージが気になるお客様も多いのではないでしょうか。この度、実際の利用イメージを試していただくため、トライアルサイトをご用意しました。ぜひ下記より、デジペーパーをご体感ください。

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