Slik flyttet Equinor 15.000 tonn med dokumenter opp i skyen

Share this post:

Equinor har fått et helt nytt arkivsystem ved hjelp av løsninger fra IBM. -Dette er et solid bidrag til vår sky først-strategi, og et viktig element i digitaliseringen av Equinor. Med dette prosjektet har vi fått en moderne, stabil og sikker arkivløsning. Dette sikrer tilgjengelighet, på en moderne infrastruktur, sier produkteier Jone Solberg.

Med drøye 22.000 ansatte i over 30 land og over 50.000 potensielle brukere har Equinor enorme mengder med interne og eksterne dokumenter som skal håndteres og arkiveres hver eneste dag. Behovet for en mer automatisert og smidig arkivløsning presset seg frem.

Samme arkivsystem i 20 år

Flytteprosessen startet i januar 2020. Da hadde det globale energiselskapet, med hovedkontor i Norge, hatt samme IBM-baserte arkivløsning for sitt ERP-system i over 20 år. Systemet trengte stadig vedlikehold og hyppige oppgraderinger. 

– Behovet begynte å bli tydelig. Det arkivsystemet som vi hadde hatt i mange år, hadde stadig oftere behov for service og oppdateringer. Vedlikeholdsarbeidet ble etter hvert ganske krevende. Vi innså at vi måtte bestemme oss for om vi skulle ta en skikkelig oppdatering av det vi hadde, eller skaffe oss et helt nytt. Etter omfattende vurdering valgte vi å gå for et helt nytt dokumentarkivsystem, sier Nina Morlandstø, teknisk ansvarlig for flytteprosessen hos Equinor.

BACSoC-teamet hos Equinor har vært ansvarlig for å flytte dokumentene fra Equinors kjeller – eller mer presist fra en lokal løsning over til den nye skybaserte arkivløsningen levert av IBM.

-Det har vært en god, smidig og lærerik flytteprosess. Det beste av alt er at sluttbrukerne hos Equinor, det vil at si de rundt 22.000 medarbeiderne våre, ikke har merket noe til denne svære flytteprosessen – bortsett fra at de har fått et dokumentarkiv som er mye mer stabilt enn tidligere, fortsetter Morlandstø. 

Fra før av hadde Equinor inngått et strategisk samarbeid med en skyleverandør om å gå over til skybaserte tjenester og bygge opp regionale skydatasentre i Norge. Equinors vedtatte sky-først strategi innebar at alle eksisterende lokale løsninger skulle migreres til sky og om mulig til SaaS tjenester. Det nye arkivsystemet skulle derfor være skybasert i henhold til denne strategien. 

Dedikert flyttegruppe

Equinor og IBM inngikk en avtale i 2019, og i januar 2020 startet forberedelsene, med Nina Morlandsstø som teknisk ansvarlig. Hun ledet et kjerneteam på seks personer fra Equinor og IBM med ansvar for fremdrift i prosjektet.

-Vi så ganske raskt at med Equinors store datamengder hadde vi et behov for en skreddersydd programvare som løste migreringen, sier Morlandstø. 

Equinor-teamet designet og implementerte en migreringsløsning med en database med metadata for analyse, migrering og kvalitetssikring. 

-Det ble fort tydelig at det var behov for tilpasninger. Vi kalte derfor inn eksperter fra IBM Expert Labs, som kunne hjelpe oss med å gjennomføre dette med IBMs løsninger, forteller Snorre Sveinar i IBM Norge.

Migreringsprosjektet

IBM Expert Labs består av personer med spesialkompetanse på IBMs programvare. Vidar Berge fra programvareselskapet Flowize Nordic og Florian Trauth fra IBMs ekspertgruppe, ledet en innledende workshop for Equinor. Basert på innspillene derfra presenterte teamet en migreringsprosess grunnet i IBM Business Automation Content Services on Cloud (BACSoC). Det ble også tatt i bruk en integrasjonsløsning fra IBM for SAP på kundens prefererte skyløsning. 

-Alle dokumenter ble overført direkte fra den gamle IBM Content Manager løsningen til den nye skybaserte løsningen BACSoC, forteller Snorre Sveinar.

Både Vidar Berge og Florian Trauth deltok i Equinors flyttegruppe. Det er Nina i Equinor takknemlig for.

– En avgjørende faktor for at denne omfattende flytteprosessen ble vellykket, var at vi hadde et godt fungerende team bestående av dedikerte personer fra både Equinor og IBM, understreker hun.

Ny løsning ble raskt tilgjengelig

Parallelt med at historiske dokumenter ble overført til nytt arkiv ble den nye skybaserte løsningen også tilgjengelig og integrert med SAP, for alle Equinors brukere. 

-Vi er veldig fornøyde med prosessen, som har gått svært bra, sier Morlandstø.

For mer informasjon, kontakt:

Snorre Sveinar, Cloud and Business Automation, snorre.sveinar@no.ibm.com