Quel est l’intérêt d’utiliser un service de document processing accessible dans le Cloud ?

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Le traitement des flux entrants (courriers, documents téléchargés sur le web, pièces jointes de mails, …) représente une activité conséquente pour les services en charge de gérer les opérations de gestion et a un impact direct sur l’expérience client en matière de délai de gestion. Il n’est donc pas surprenant que la grande majorité des équipes opérationnelles des assureurs soient sous pression pour trouver des solutions leur permettant de travailler plus vite !

Pour soulager leurs équipes, la majorité des entreprises du secteur de l’Assurance, des Mutuelles, des services financiers… ont externalisé tout ou partie de leurs processus de traitement documentaire vers des façonniers spécialisés. Cette solution qui a fait ses preuves demande souvent de l’énergie pour mobiliser des ressources et des budgets importants pour la mise en place et le suivi du traitement quotidien des documents.

Le service de « document processing » disponible dans le Cloud représente aujourd’hui une alternative avantageuse à une externalisation partielle ou complète de cette activité. Plusieurs raisons à cela.

Qu’est-ce qu’un service Cloud dédié au traitement des documents ?

C’est un service informatique de classification, d’indexation et d’extraction de données accessible par une interface standardisée et sécurisée qui fournit un ensemble de fonctionnalités à votre organisation.

Les services Cloud peuvent être fournis à l’entreprise à partir d’un modèle de prestation dit « à la carte ». Ce « menu » permet de tirer parti des capacités du Cloud et d’adapter leur usage aux particularités de vos unités opérationnelles qui parfois « partagent/mutualisent » les ressources techniques entre plusieurs services/cas d’usage : celles qui servent à numériser et indexer les documents, celles qui permettent d’extraire les données et celles qui les contrôlent/enrichissent avant injection dans les différents systèmes de gestion.

Les services Cloud de traitement des documents combinent aujourd’hui les meilleures technologies de leur catégorie :

• La reconnaissance optique de caractères ou reconnaissance de texte (OCR) pour convertir différents types de documents scannés en fichiers informatiques,
• L’Intelligence Artificielle (IA) pour, entre autres, analyser et exploiter des textes non structurés ainsi que de grands volumes de données pertinents pour vos gestionnaires,

Le Cloud pour sécuriser et dimensionner rapidement les ressources informatiques en fonction de vos besoins de production.

Avantage n°1 : Des économies significatives de coûts

Avec un service Cloud de document processing, votre partenaire doit être financièrement performant pour répondre aux différents cas d’usage issus de la gestion. Les budgets consacrés à cette activité sont d’autant plus élevés que l’assureur traite des volumes importants et de nombreux cas d’usage liés à ces différents besoins métiers (santé, prévoyance, épargne et dommage) et marchés (collectif, particulier).

Le service Cloud sera économiquement intéressant s’il est capable, à partir d’un même environnement de production, de combiner des technologies d’OCR et d’IA. Ces technologies sont matures et permettent aujourd’hui d’atteindre des taux de reconnaissance de 80 à 90%, voire plus. Ces taux de reconnaissance automatique diminuent fortement la charge d’intervention des gestionnaires et permettent de faire des économies de coûts significatives sur le traitement des flux entrants. Les gains financiers constatés chez des assureurs leur ont permis de baisser les budgets annuels de traitement des documents entrants de – 25% à – 40%.

Avantage n°2 : Une meilleure efficacité opérationnelle

Ce service Cloud constitue une option appropriée pour améliorer la performance opérationnelle des back-offices. Ce service permet de démarrer rapidement sur un premier cas d’usage – porteur de valeur pour l’assureur – et donne du temps aux équipes métier pour repenser, le cas échéant, leurs processus et prévoir une montée en puissance du service.

L’utilisation du service, basé sur une approche incrémentale (cas d’usage par cas d’usage) et couplé à une amélioration continue de la production limite les interventions humaines en charge de classifier, d’indexer et d’extraire les données à leur plus simple expression (20% à 1% de la charge). Elle offre donc une alternative aux entreprises qui sont à la recherche d’une plus grande efficacité et d’une plus grande productivité pour les back-offices.

Avantage n°3 : Plus de flexibilité

L’un des avantages fondamentaux du service Cloud est sa capacité d’adaptation avec les objectifs opérationnels de votre entreprise. Fonctionnant en mode « appel de service », le service de document processing dans le Cloud apporte à votre organisation un soutien « fonctionnel » tout en vous évitant d’investir fortement dans une technologie logicielle et ou dans un projet de transfert de l’ensemble de vos activités vers un façonnier.

Le service Cloud est prêt à l’usage et vous aide à rationaliser vos traitements documentaires. Sa flexibilité d’usage vous permet de réduire significativement vos coûts et vous aide à libérer des ressources vers des activités à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

Que vaut-il mieux pour votre entreprise ?

Vous vous posez la question de savoir s’il est intéressant pour votre organisation d’opter pour un service Cloud de document processing ? Pour choisir cette nouvelle voie, vous devrez l’étudier dans ses dimensions, coût de fonctionnement, productivité en équivalent temps plein (ETP), expertise métier, performance et les économies engendrées au regard de vos budgets actuels…

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