L’élaboration du budget implique souvent de fréquents allers-retours entre les contrôleurs de gestion et les opérationnels : responsables de production, responsables des ventes. Ces aller-retours ont pour objectif de répondre à cette question : le taux de croissance du chiffre d’affaires qu’on a inscrit au budget est-il réalisable compte tenu des capacités de production ?
J’ai croisé des organisations où les contrôleurs de gestion construisaient des objectifs de ventes et donc de volumes à produire et demandaient ensuite aux responsables de production leur avis sur ces objectifs. Et pour donner leur avis, les responsables de production devaient calculer l’écart entre ces objectifs et les contraintes de production. Dans l’idéal, ces responsables donnaient éventuellement un avis optimisé.
Dans cet exemple, il est facile d’imaginer le temps et l’énergie nécessaires à la construction d’un budget optimal et réalisable qui implique à la fois les contrôleurs de gestion et les opérationnels.
Plutôt que les entreprises passent du temps à coordonner les services commerciaux, financiers et de production, IBM leur propose de se concentrer sur la question :
« comment maintenir nos ventes tout en minimisant les coûts de production?»
IBM a les moyens technologiques et humains pour aider les entreprises dans cette démarche. La technologie, c’est la réunion de deux fonctions dans une même solution : un outil d’élaboration budgétaire (IBM Planning Analytics) et un moteur d’optimisation (IBM Decision Optimisation Center).
Concrètement, les contrôleurs de gestion définissent les objectifs de volume. Ces objectifs vont ensuite être utilisés pour calculer les maximums de volumes compte tenu des contraintes de production et des objectifs de maîtrise des coûts. Ces calculs vont être exécutés plusieurs fois en fonction des ajustements sur des variables : volume, coût, etc. Pour prendre la décision finale sur les choix budgétaires, les différents acteurs peuvent comparer les différents scénarios depuis Planning Analytics.
Voici deux exemples de sociétés qui ont mis en œuvre cette démarche :
Une entreprise du domaine de la restauration a optimisé les coûts tout en maximisant les objectifs de vente.
Une société de production de matériels a réduit l’effort de planification de 10 jours à 3 jours par mois, et amélioré la précision de son plan d’approvisionnement.
IBM sait mettre en œuvre cette démarche soit via son entité de services et d’intégration soit via ses partenaires experts. Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-moi.
