O impacto financeiro do RPA no Brasil

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Hoje vou falar sobre um estudo feito pela Forester chamado The Total Economic Impact Of IBM Robotic Process Automation (RPA).

Esse estudo foi publicado em Novembro de 2021 e o seu objetivo foi fornecer uma estrutura de avaliação do impacto financeiro potencial do RPA nas organizações. Para entender melhor os benefícios, custos e riscos associados a esse investimento, a Forrester entrevistou tomadores de decisões de uma organização que tem experiência no uso de RPA.

O time da Forrester usou essa experiência para projetar uma análise financeira de três anos dos custos e benefícios associados à implantação do RPA.

Antes de usar o RPA, o entrevistado disse que analisou a quantidade de processos manuais em toda a empresa, esses processos eram trabalhosos e propensos a erros. Essas atividades levavam a necessidade das equipes se concentrarem em tarefas repetitivas e de baixo nível, em vez de gastar mais tempo apoiando os clientes e aumentando as oportunidades de negócios.

Após o investimento em RPA, o entrevistado comentou que usou bots para automatizar grande parte do processo de criação de contas, permitindo que a empresa reaproveitasse 80% da equipe que tratava da criação de novas contas de clientes.

Depois, a organização usou a automação para identificar proativamente 2% de atividades fraudulentas, evitando perdas significativas.

Os principais resultados do investimento em RPA incluiram ganhos de produtividade, redução de fraudes, melhorias de conformidade e melhorias na qualidade dos dados.

E os benefícios?

Em seguida a Forester listou as principais descobertas, em benefícios quantitativos e não quantitativos e eu vou cita-los:

– Maior eficiência na criação de contas, permitindo que 80% da equipe anterior focasse em tarefas de maior habilidade: A redução do esforço necessário para criar contas permitiu que a organização redistribuísse a maior parte de sua equipe para um trabalho mais estratégico. Nesse caso, a redução dos recursos necessários para a criação da conta foi de 10% no primeiro ano, 50% no segundo e chega a 80% dos recursos de pessoal no terceiro ano da análise. Ao longo de três anos, esse ganho de produtividade vale quase US$ 740.000 para a organização estudada.

– Redução aproximada de 2% dos casos de fraude anuais: A organização adicionou um processo para identificar proativamente contas que provavelmente fossem fraudulentas no segundo ano da análise, permitindo uma ação antecipada para evitar perdas. Ao longo de dois anos, esse benefício valeu quase US$ 255.000 para a organização.

– Melhoria dos processos, devido ao redesenho dos mesmos: A criação de contas exigia de 10 a 12 tarefas; como parte da implementação do RPA, isso foi reduzido para seis a sete, das quais três a quatro foram automatizadas. No geral, o tempo necessário para criar uma conta caiu de dois dias para 40 minutos.

– Melhoria na qualidade dos dados através da automação: As tarefas de entrada de dados eram propensas a erros; uma vez automatizados, esses erros foram eliminados. Além disso, antes do RPA, a equipe trabalhava com um cliente enquanto lia simultaneamente um documento ou preenchia um formulário como parte do recebimento de informações necessárias para criar uma nova conta. Isso criava oportunidades para erros que foram removidos quando o RPA assumiu as tarefas.

– Relatórios de conformidade, principalmente aqueles envolvendo informações confidenciais:  A necessidade de manter as informações confidenciais de contas privadas dos funcionários afetou alguns relatórios de conformidade. Ao usar bots, o processo dos relatórios de conformidade foi totalmente automatizado e esse risco foi eliminado. Isso teve o impacto na economia de tempo dos recursos, além de facilitar relatórios sob demanda mais frequentes. Anteriormente, os relatórios eram gerados uma vez por mês devido a restrições de tempo e de recursos.

– Maior visibilidade proporcionando uma compreensão mais fácil dos processos em andamento: Ao utilizar o RPA, a empresa gerou um registro de execução de cada tarefa. Esses registros puderam ser inseridos em painéis, permitindo que os gerentes tivessem uma visão clara do que os bots estavam fazendo, e em que parte do processo estavam.

Agora falando de custos do RPA:

Os custos associados à solução RPA da IBM são estruturados por plataforma: Nesta análise, uma licença de plataforma foi exigida para cada caso de uso (duas no total). Além disso, a organização usou os serviços profissionais da IBM na implementação do RPA. O custo total das licenças e serviços foi de pouco mais de US$ 84.000.

Custos adicionais de software: Além da licença de RPA e do custo dos serviços, a organização precisou de  um software adicional para dar suporte à solução, adicionando recursos em reconhecimento óptico de caracteres (OCR), processamento de linguagem natural (NPR), análise de texto e outros serviços complementares. Esse custo de software totaliza um pouco mais de US$ 300.000 ao longo dos três anos da análise.

Custos administrativos: Para identificar os casos de uso, implementar os bots e manter a solução, a organização precisou uma equipe interna de oito recursos, dedicando aproximadamente 25% de seu tempo nessa área. O custo total do tempo dessa equipe foi de quase US$ 50.000 ao longo de três anos.

Em resumo, a entrevista e a análise financeira descobriram que a organização do tomador de decisões obteve benefícios de quase US$ 992.000 ao longo de três anos versus custos inferiores a US$ 443.000, somando um valor presente líquido (VPL) de mais de US$ 549.000 e um ROI de 124%.

A Forrester entrevistou o tomador de decisão em uma empresa que utiliza o IBM Robotic Process Automation, cuja organização tem as seguintes características:

• Sistema de cooperativa de crédito;
• Com sede no Brasil;
• US$ 500 milhões em receita anual;
• 41.000 funcionários.

Antes de implementar a solução RPA da IBM, a organização tinha muitos processos que envolviam uma grande quantidade de tarefas manuais e repetitivas. Essas tarefas exigiam muito esforço, eram propensas a erros e frequentemente causavam atrasos.

Como foi montada a pesquisa?

O entrevistado observou como sua organização lutou com desafios comuns, incluindo:

• Precisava de até dois dias úteis para criar novas contas: Antes da implementação do RPA, a criação de contas exigia que a equipe coletasse informações de várias fontes, causando atrasos e oportunidades para erros. Além disso, esse tempo prolongado impactava a satisfação do cliente;

• A identificação de fraudes foi um esforço considerável para a organização: Identificar contas potencialmente fraudulentas foi um desafio para a organização do entrevistado, exigindo esforço manual para reconhecer as principais características em conjuntos extremamente grandes de contas;

• Relatórios de conformidade envolvendo informações confidenciais eram difíceis de serem geradas: Devido a restrições no acesso dos funcionários a informações confidenciais, os relatórios mensais de conformidade levaram mais de 10 horas para serem gerados.

Você pode acompanhar também um vídeo sobre o assunto:

Se quiser falar mais sobre isso, fique a vontade para me procurar.

Você também pode ler esse estudo completo no link: https://www.ibm.com/downloads/cas/ZYJ2QVX8

Acompanhe nossos artigos de automação: https://www.ibm.com/blogs/digital-transformation/br-pt/category/automacao/